Организация секретарского обслуживания учебно-методический комплекс
Скачать 0.97 Mb.
|
Тема 7. Обработка поступающих и отправляемых документов. Порядок работы с внутренними документами. Правила оформления и обработки служебной корреспонденцииПлан
Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления называется документооборотом. От четкости и оперативности обработки и движения документа зависит скорость получения информации, необходимой для выработки решения. Несвоевременная обработка документов, особенно финансовых, может привести к отрицательным экономическим последствиям. Поэтому рациональной организации документооборота, быстроте и четкости обработки и передачи документов для исполнения всегда уделяется большое внимание. Вся документация учреждения делится на три документопотока:
Количество документов всех потоков за год составит объем документооборота учреждения. Величина документооборота нужна для расчета необходимой численности делопроизводственного персонала, расчета эффективности применения средств механизации и автоматизации делопроизводства. В технологической цепочке обработки и движения документов можно выделить этапы:
Прием и первичная обработка документов Операция в основном техническая. Проводится централизованно секретарем-референтом, а в крупных учреждениях - экспедициями или специально выделенным работником (экспедитором). Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем, приняты по телетайпу, факсу, электронной почте. Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки. При получении документов, прежде всего, проверяется правильность их доставки. Ошибочно полученная корреспонденция возвращается отправителю или пересылается адресату. После вскрытия конвертов проверяется правильность вложения и его целостность, т.е. наличие всех страниц документа и всех приложений. Если документы поступили по почте, вскрываются все конверты, за исключением имеющих надпись «лично». Конверты после вскрытия уничтожаются, за исключением писем частных граждан, так как обратный адрес может быть указан только на конверте. Сохраняются конверты и от документов, поступивших уже с просроченным сроком исполнения. В этом случае штемпель на конверте может служить доказательством дня получения документа. Кроме того, при получении по почте просроченного финансового документа надо составить акт о дне получения документа, подписанный двумя сотрудниками организации (фирмы) и работником почты. На всех входящих документах должна быть проставлена отметка о поступлении документа в организацию. Она состоит из даты получения и учетного порядкового номера. Кроме того, в ней может быть указано сокращенное название учреждения-получателя. Учетный порядковый номер последнего документа, полученного в текущем году, показывает общее количество поступивших документов. Типичной ошибкой, допускаемой при обработке входящих документов, является проставление отметки о поступлении только на документах, подлежащих дальнейшей регистрации. Остальные документы (рекламные и информационные письма, приглашения и многие другие) остаются неучтенными, хотя при их получении было затрачено время на вскрытие конверта, ознакомление с содержанием, определение, кому из работников может потребоваться полученная информация, передачу документа данному работнику. Входящий документопоток в таком случае указывается значительно уменьшенным, а время на обработку неучтенной корреспонденции невозможно просчитать. Отметка о поступлении обычно проставляется в виде штампа от руки или электрическим штемпелевателем. Документ, полученный по факсу, уже имеет дату получения. Учитывая, что факс, как правило, выводится на светочувствительную бумагу, текст на которой быстро выцветает, с важных документов снимают ксерокопию. Заканчивается первичная обработка документов сортировкой их на регистрируемые и нерегистрируемые. Обработка и отправка исходящих документов, так же, как прием и обработка входящих, проводятся централизованно или секретарем или в экспедиции (экспедитором). Получив документ к отправке, прежде всего, проверяют правильность его оформления:
При отправке документа по почте он вкладывается в конверт. Документы, направляемые в один адрес, вкладываются вместе в один конверт. Конверты адресуются, маркируются. Для постоянных корреспондентов конверты заготавливаются заранее. Все оформление документов, предназначенных к почтовому оформлению, проводится в строгом соответствии с требованиями «Правил оказания услуг почтовой связи», утвержденными Постановлением Правительства Российской Федерации от 18.04.2005 № 221. Передача документов с использованием электронной почты значительно сокращает время на передачу информации и повышает надежность доставки. Виды деловой переписки и их название определяются способами передачи деловой информации, которая разделяется на два основных: почтовая связь и электросвязь. К видам деловой корреспонденции относятся: деловое письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, телекс, электронное сообщение. Деловая корреспонденция – это обобщенное название различных по содержанию документов, использующихся в качестве инструмента оперативного информационного обмена между организациями. Она составляет особую группу в информационно-справочной документации. Письмо – самый распространенный вид документа, используемый в управлении, поэтому для данного вида сконструирован специальный бланк. Письмо может оформляться на бланке формата А4 или формата А5. В том случае, если текст письма не превышает семи строк, напечатанных через 1 межстрочный интервал, письмо оформляется на бланке А5 и в нём отсутствует заголовок. Текст служебного письма должен быть ясным и логичным, кратким. Он строится, как правило, по следующей схеме:
Объем письма не должен превышать двух страниц. Письмо как минимум оформляют в двух экземплярах. Первый экземпляр подготавливают на бланке и отсылают адресату, второй (копия) – подшивается в дело. Перечень и местоположение и требования к оформлению реквизитов делового письма даны в разделе 3ГОСТ Р6.30-2003. По функциональному признаку письма можно разделить на требующие ответа и не требующие ответа
По признаку адресата письма делят на обычные и циркулярные. По особенностям композиции письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Простое деловое письмо – письмо одноаспектное. Каждый вид официального письма имеет свои языковые формулы. Языковая формула – это устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер той или иной управленческой, производственной или просто профессиональной функции. По структурным признакам деловые письма делятся на: регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (отражающие необычную ситуацию). Конкуренты делового письма: Телеграмма, Телефонограмма, Телефакс, Электронное сообщение. Вопросы для самоконтроля:
Практическое занятие: Служебная корреспонденция. Сформулировать производственную ситуацию, приведшую к необходимости направления делового письма, телеграммы, телефонограммы, телефакса, электронного сообщения. Рекомендуемая литература:
|
Похожие:
 | Учебно-методический комплекс специальности: 032001. 65 «Документоведение и доу» Учебно-методический комплекс «организация секретарского обслуживания» составлен в соответствии с требованиями Государственного образовательного... | | Пояснительная записка 1 Цели и задачи дисциплины Курс «Организация... Предмет курса – технологии секретарского обеспечения управления в организациях, учреждениях, органах государственной власти |
| Аннотация рабочей учебной программы дисциплины б в. 11 «Организация секретарского обслуживания» Информационные системы в управлении”, “Документоведение”, “Технологии документационного обеспечения управления”, “Архивоведение”... | | Рабочая программа составлена в соответствии с требованиями гос впо... Учебно-методический комплекс рабочая программа для студентов направления 100200. 62 «Туризм» |
 | Учебно-методическое обеспечение дисциплины Учебно-методический комплекс технология и организация обслуживания на предприятиях питания в гостинице составлен в соответствии с... | | Учебно-методический комплекс по дисциплине «Организация и управление вэд» Учебно-методический комплекс по дисциплине «Организация и управление вэд» разработан в соответствии с требованиями Государственного... |
| Электронный учебно-методический комплекс специальность: 190701. 65... Грузоведение: учебно-методический комплекс /авт сост. Б. Г. Ашуркин. – Спб.: Ивэсэп, 2011. – 69 с | | Учебно-методический комплекс специальность: 190701 Организация перевозок... С 83 Стратегия развития автотранспортных предприятий: учебно-методический комплекс / авт сост. В. А. Богомазов. – Спб.: Ивэсэп, 2011.... |
| Учебно-методический комплекс по специальности 080505 «Управление персоналом» новосибирск О73 Организация труда персонала: Учебно-методический комплекс. – Ч. Нормирование труда персонала. – Новосибирск: нгуэу, 2011. – 136... | | Учебно-методический комплекс Для специальности 080505 Управление... Учебно-методический комплекс «Организация труда персонала» составлен в соответствии с требованиями Примерной программы по дисциплине... |
| Учебно-методический комплекс анатомия цнс учебно-методический комплекс... Анатомия центральной нервной системы: Учебно-методический комплекс / Автор-составитель: Романчук А. Ю., Калининград, 2010 | | Учебно-методический комплекс организация работы гостиничного комплекса... Р. Ю. Сабитов. Организация работы гостиничного комплекса Учебно-методический комплекс. Рабочая учебная программа для студентов специальности... |
| Учебно-методический комплекс по дисциплине «Организация адвокатуры и адвокатская деятельность» | | Учебно-методический комплекс обсужден на заседании кафедры графического... Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального... |
| Учебно-методический комплекс по дисциплине Иностранные языки ... | | Учебно-методический комплекс по дисциплине Инженерная геология ... |
