Организация секретарского обслуживания учебно-методический комплекс
Скачать 0.97 Mb.
|
Тема 8. Регистрация и контроль исполнения документов. Формирование дел, организация их хранения. Информационно- справочная работа с документамиПлан
После первичной обработки документов их сортируют их на регистрируемые и нерегистрируемые. Журнальная система регистрации используется в том случае, когда поступает незначительное количество документов. Более удобной является карточная система регистрации документов. Форма карточки (РКК — регистрационно-контрольной карточки) и расположение в ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству. Для ведения карточной системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной картотеке и справочной картотеке. Количество экземпляров заполняемых регистрационных карточек (их обычно называют регистрационно-контрольными карточками - РКК) определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется как минимум две. Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки (экранная форма РКК) с аналогичными полями и в нее заносятся сведения о документе При регистрации на ПЭВМ данные о документе, заложенные при его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному контролю и справочной работе. При этом поиск можно вести по любому из введенных показателей. Контроль исполнения документов Контроль исполнения порученного задания является одной из функций управления. В контроле можно выделить контроль по существу решения вопроса и контроль сроков исполнения задания. Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляет руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица. Контроль по существу — это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль сроков исполнения документов ведет секретарь или служба документационного обеспечения управления. Сроковый контроль можно разделить на текущий и предупредительный. Ведение контроля требует знания несложных методов, приемов и наличия технических средств. Учитывая пока еще низкую исполнительскую дисциплину в стране, все документы, требующие исполнения и ответа, должны быть поставлены на контроль. Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством, например, для исполнения обращений граждан. В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан в самих документах. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повторяющихся вопросов в учреждении должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких документов. В приложении к «Государственной системе документационного обеспечения управления» дан перечень типовых сроков исполнения документов, которым надо воспользоваться, составляя инструкцию по делопроизводству конкретного учреждения. Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения и количества контролируемых дел. Это может быть ручная сроковая картотека, но сегодня чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документов. Сроковая картотека. Для ведения контроля в ручном режиме используются регистрационные карточки и картотечный ящик с 32-мя подвижными (картонными или пластмассовыми) разделителями. Тридцать один разделитель -это числа месяца (31 день). За 32-й разделитель ставят карточки на документы, срок исполнения которых падает на следующий месяц. В последних числах месяца (за 2 - 3 дня) эти карточки будут расставлены по числам нового месяца. Перед первым разделителем помещают карточки с просроченным сроком исполнения. Они стоят здесь до тех пор, пока не будет указан новый, продленный срок исполнения. Зарегистрировав полностью документы, секретарь расставляет карточки по срокам исполнения, т.е. ставит каждую карточку на то число, на которое документ должен быть исполнен. На отдельные карточки выписываются и каждый пункт распорядительного документа, имеющий свой срок исполнения. В произвольной форме можно записывать на карточку и устные поручения руководства. Таким образом, секретарь по сроковой картотеке легко может знать, что на какой день должно быть исполнено. Срок исполнения может быть изменен только лицом, его ранее установившим. Помимо текущего контроля секретарь должен вести предупредительный контроль. Для этого он возьмет карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 3 дня, и предупредит об этом каждого исполнителя. Систематическая проверка исполнения, умело и корректно проведенная секретарем, который тактично напоминает, что документ нужен в срок, что от своевременного решения вопроса зависит процветание фирмы и т.д., Владение всей совокупностью информационно-документационных ресурсов — главнейшая задача секретаря (службы ДОУ). И прежде всего для выполнения именно этой задачи записываются в регистрационные формы все данные о документах. Информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, может вестись как в традиционной форме с помощью справочных картотек, так и в автоматизированном режиме. Справочная картотека строится из регистрационных карточек. Для картотеки нужен длинный ящик или несколько ящиков, так как карточки будут, в отличие от сроковой контрольной картотеки, накапливаться в течение года. Разделителями в справочной картотеке будут названия структурных подразделений (если они есть) или направления деятельности в учреждении. Внутри этих разделов удобнее всего размещать карточки по алфавиту корреспондентов или вопросов деятельности (товаров, изделий и т.д.). Отдельно ведется картотека на обращения граждан (предложения, заявления, жалобы). Хорошо также иметь отдельную картотеку на законодательно-нормативные и распорядительные документы, которая строится по тематическому принципу. После исполнения документа карточка из сроковой картотеки как более полная и имеющая все отметки о решении вопроса, затронутого в документе, переставляется в справочную картотеку, а аналогичная карточка из справочной картотеки вынимается и уничтожается либо используется с целью создания дополнительной справочной картотеки для поиска документов по другому поисковому признаку (например, если основная картотека построена по тематическому признаку, то в дополнительной карточки могут располагаться по алфавиту корреспондентов). В оперативной работе находятся картотеки за текущий и прошедший год. Общий срок хранения карточек — 3 года. В картотеке законодательно-нормативных и распорядительных документов карточки стоят до замены документов новыми. Значительно расширены возможности информационно-справочного обслуживания с введением автоматизированной системы регистрации. Кроме того, сроковая картотека помогает при планировании рабочего дня руководителя, так как в ней отражены все мероприятия и задания на данное число. Когда документ исполнен, на обратной стороне карточки делается отметка об исполнении, указывается, как решен вопрос, за каким номером и когда отправлен документ. Документ считается исполненным тогда, когда полностью выполнены поставленные в документе или указанные в резолюции задания. Периодически (в крупных учреждениях ежемесячно) составляются аналитические справки, в которых указывается, какое количество документов было взято на контроль, сколько не выполнено в срок, из них по уважительным и неуважительным причинам. Наиболее рациональным является сегодня автоматизированный контроль исполнения документов, который секретарь ведет на ПЭВМ. Автоматизированный контроль исполнения документов выполняется либо с использованием специализированных программ контроля, либо как составная часть комплексной программы автоматизации документооборота. Текущее хранение документов. Номенклатуры дел В процессе деятельности фирмы, учреждения, предприятия получают и создают большое количество документов. После их использования в оперативной деятельности для решения текущих вопросов документы становятся хранителями ретроспективной информации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время, т.е. они выступают в роли памяти учреждения. Быстрый поиск и использование таких документов возможны лишь при четкой их классификации. Простейшей классификацией документов является группировка их в дела. Государственный стандарт дает определение дела как «Совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку». Специальным классификационным справочником, определяющим порядок распределения документов в дела служит номенклатура дел. Номенклатура дел — «Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Иначе говоря, номенклатура дел — это простейший классификатор, позволяющий быстро разложить документы по папкам (делам) для оперативного их поиска в случае надобности. Общие требования к составлению и оформлению номенклатур дел изложены в нормативно-методических документах: «Основных правилах работы архивов организаций», «Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Архивными учреждениями разработаны методические пособия по составлению номенклатур дел. Номенклатура дел должна быть в каждом учреждении, организации, предприятии, фирме и охватывать все документы, создаваемые в процессе их деятельности. Номенклатуры дел бывают трех видов: конкретные или индивидуальные (номенклатура дел определенной организации, фирмы, учреждения, предприятия); примерные и типовые. Индивидуальная номенклатура дел может быть для организации в целом (сводная) или отдельно для каждого структурного подразделения. В небольших учреждениях, не имеющих структурного деления, и в структурных подразделениях крупных учреждений конкретная номенклатура дел представляет собой систематизированный список названий дел, заводимых в них в течение календарного года. В крупном учреждении номенклатуры дел структурных подразделений объединяются в сводную номенклатуру дел всего учреждения. Сводная номенклатура как классификационный справочник имеет структурную схему построения, в которой названиями частей (классами) будут наименования структурных подразделений. Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов и носит рекомендательный характер». Типовые и примерные номенклатуры используются для составления индивидуальной номенклатуры. Каждая организация обязана иметь свою конкретную (индивидуальную) номенклатуру дел. Разработка конкретных номенклатур дел начинает проводиться в учреждениях в IV квартале так, чтобы она была завершена не позднее декабря, и с января следующего года ее можно было бы ввести в действие. Совместная работа специалистов с делопроизводственными и архивными работниками обеспечит составление номенклатуры, охватывающей всю документацию структурного подразделения и отвечающую всем предъявленным к ней требованиям. Приступая к составлению номенклатуры дел, необходимо знать требования к ней, предъявляемые нормативно-методическими документами — «Основными правилами работы архивов организаций» и изучить методические материалы по их разработке. Используются также положение об учреждении и его структурном подразделении, штатное расписание, перспективные и текущие планы, описи дел постоянного и временного хранения. Но главным источником при составлении номенклатуры являются сами документы, вся совокупность как полученных извне, так и созданных в процессе деятельности подразделения. Информационно-справочная работа Одна из главных целей регистрации — создание банка данных о документах учреждения. Секретарь-референт на основе этого банка данных обязан в течение нескольких минут ответить на вопросы двух типов: у кого, где, в какой стадии работы находится любой документ. Современные системы управления базами данных позволяют наводить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа. Поиск документов может выполняться по неисполненным документам, исполненным документам (имеющим дату исполнения и отметку о помещении в дело), по всей оперативной базе данных (документы текущего делопроизводственного года), а также при необходимости — по архивной базе данных (документы предшествующих лет). Вопросы для самоконтроля:
Практическое занятие: Регистрация и контроль исполнения документов. Вопросы для обсуждения:
Рекомендуемая литература:
|
Похожие:
 | Учебно-методический комплекс специальности: 032001. 65 «Документоведение и доу» Учебно-методический комплекс «организация секретарского обслуживания» составлен в соответствии с требованиями Государственного образовательного... | | Пояснительная записка 1 Цели и задачи дисциплины Курс «Организация... Предмет курса – технологии секретарского обеспечения управления в организациях, учреждениях, органах государственной власти |
| Аннотация рабочей учебной программы дисциплины б в. 11 «Организация секретарского обслуживания» Информационные системы в управлении”, “Документоведение”, “Технологии документационного обеспечения управления”, “Архивоведение”... | | Рабочая программа составлена в соответствии с требованиями гос впо... Учебно-методический комплекс рабочая программа для студентов направления 100200. 62 «Туризм» |
 | Учебно-методическое обеспечение дисциплины Учебно-методический комплекс технология и организация обслуживания на предприятиях питания в гостинице составлен в соответствии с... | | Учебно-методический комплекс по дисциплине «Организация и управление вэд» Учебно-методический комплекс по дисциплине «Организация и управление вэд» разработан в соответствии с требованиями Государственного... |
| Электронный учебно-методический комплекс специальность: 190701. 65... Грузоведение: учебно-методический комплекс /авт сост. Б. Г. Ашуркин. – Спб.: Ивэсэп, 2011. – 69 с | | Учебно-методический комплекс специальность: 190701 Организация перевозок... С 83 Стратегия развития автотранспортных предприятий: учебно-методический комплекс / авт сост. В. А. Богомазов. – Спб.: Ивэсэп, 2011.... |
| Учебно-методический комплекс по специальности 080505 «Управление персоналом» новосибирск О73 Организация труда персонала: Учебно-методический комплекс. – Ч. Нормирование труда персонала. – Новосибирск: нгуэу, 2011. – 136... | | Учебно-методический комплекс Для специальности 080505 Управление... Учебно-методический комплекс «Организация труда персонала» составлен в соответствии с требованиями Примерной программы по дисциплине... |
| Учебно-методический комплекс анатомия цнс учебно-методический комплекс... Анатомия центральной нервной системы: Учебно-методический комплекс / Автор-составитель: Романчук А. Ю., Калининград, 2010 | | Учебно-методический комплекс организация работы гостиничного комплекса... Р. Ю. Сабитов. Организация работы гостиничного комплекса Учебно-методический комплекс. Рабочая учебная программа для студентов специальности... |
| Учебно-методический комплекс по дисциплине «Организация адвокатуры и адвокатская деятельность» | | Учебно-методический комплекс обсужден на заседании кафедры графического... Учебно-методический комплекс составлен в соответствии с требованиями Государственного образовательного стандарта высшего профессионального... |
| Учебно-методический комплекс по дисциплине Иностранные языки ... | | Учебно-методический комплекс по дисциплине Инженерная геология ... |
