Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах и улицах «Добрая дорога детства» 2
Скачать 483.48 Kb.
|
УПРАВЛЕНИЕ ПО ДЕЛАМ АРХИВОВ ТЮМЕНСКОЙ ОБЛАСТИ МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ ПО РАБОТЕ государственных и муниципальных АРХИВОВ С ФОТОДОКУМЕНТАМИ (одобрены ЭПК управления по делам архивов Тюменской области, протокол от 31.10.2011 № 10а) Тюмень, 2011 СОДЕРЖАНИЕ
I.ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ 1.1. Настоящие методические рекомендации разработаны для государственных и муниципальных архивов Тюменской области на основе действующих в архивной отрасли нормативно-методических документов и с учётом практики данной работы в архивных учреждениях. 1.2. Методические рекомендации устанавливают единые требования по организации комплектования, хранения, учёта, экспертизы ценности и использования фотодокументов и обязательны для применения в работе всеми государственными и муниципальными архивами (архивными отделами органов местного самоуправления). Методические рекомендации могут применяться в деятельности ведомственных архивов. 1.3. С выходом данных рекомендаций утрачивают силу Методические рекомендации архивного отдела Тюменского облисполкома по работе с фотодокументами в государственных архивах 1989 года и Методические рекомендации управления по делам архивов Тюменской области по комплектованию электронными фотодокументами 2004 года. II. КЛАССИФИКАЦИЯ ФОТОДОКУМЕНТОВ 2.1 Определение фотодокумента ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» определяет фотодокумент как изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Основные правила работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (М., 1980) содержат более пространное определение: фотодокументом является изобразительный документ, фиксирующий посредством фотографической техники предметы, события, явления действительности в виде отдельных изображений. Наиболее корректным представляется определение в Правилах работы государственных архивов Республики Беларусь 2007 года: фотодокумент – аудиовизуальный документ, содержащий изобразительную информацию, зафиксированную фотографическим способом, в виде единичных изображений. 2.2.Оригиналы и копии фотодокументов 2.2.1. Оригиналом фотодокумента является документ, полученный на светочувствительной плёнке или других носителях информации в результате авторской съёмки. Оригиналы фотодокументов, имеющихся на хранении в архивах Тюменской области: фотонегатив – оригинал фотодокумента, в виде единичного негативного изображения, полученный на прозрачном носителе в результате съёмки с последующей химико-фотографической обработкой и предназначенный для изготовления копий фотодокумента; диапозитив (слайд) – оригинал фотодокумента на обращаемой или специальной диапозитивной плёнке или фотопластинке, предназначенный для непосредственного воспроизведения информации путём просматривания на просвет или проецирования на экран; фотоальбом – оригинал фотодокумента в виде собрания фотоотпечатков в форме книги, папки; фотодокумент в цифровом формате (электронный фотодокумент) - оригинал фотодокумента, полученный в результате цифровой фотосъёмки и предназначенный для воспроизведения информации, изготовления копий с помощью компьютерной техники. Оригиналы фотодокументов, которых на хранении в архивах Тюменской области нет (особенности порядка работы с ними данными рекомендациями не устанавливаются): голограмма - оригинал фотодокумента на прозрачном плёночном носителе, полученный посредством голографической техники и обеспечивающий объёмное изображение; стереослайд - оригинал фотодокумента в виде пары позитивных изображений на прозрачном плёночном носителе, который при рассмотрении в стереоскопическом устройстве обеспечивает объёмное изображение. 2.2.2. Копиями фотодокументов являются документы, возникшие в результате однократного или многократного копирования оригинала, содержащего изобразительную информацию, и предназначенные для воспроизведения информации и копирования документов. Копии фотодокументов: фотопозитив – копия фотодокумента, изготовленная в результате печати с негатива на позитивную фотоплёнку; фотоотпечаток (бумажный позитив) - копия фотодокумента, изготовленная в результате печати с фотонегатива на фотобумагу; фотоконтратип - копия фотодокумента, изготовленная в результате печати с фотонегатива на негативную фотоплёнку; дубль-негатив - копия фотодокумента, изготовленная в результате печати с промежуточного позитива на негативную фотоплёнку; копия фотодокумента в цифровом формате - копия, изготовленная с оригинала или копии фотодокумента путём копирования в компьютере. 2.3. Классификация фотодокументов по внешним признакам 2.3.1. По внешним признакам фотодокументы классифицируются и систематизируются в архиве: по носителям информации - составляются отдельные описи на фотонегативы, фотоотпечатки (позитивы), фотодокументы в цифровом формате и т.д.; по цветности - составляются отдельные описи на чёрно-белые и цветные фотодокументы; по размерам – различают 8 основных размеров, обозначаемых цифрами от 0 до 7 (от 2,5см х 3,5см до 30 см х 40 см), но в архивных учреждениях Тюменской области при составлении описей размер фотодокумента не учитывается. 2.3.2. По жанровым особенностям фотодокументы классифицируются на хроникальные, портреты (индивидуальные и групповые), пейзажи (сельские, городские, индустриальные и др.). 2.4. Единицы учёта и единицы хранения фотодокументов Фотодокументы учитываются по фондам, единицам учёта и единицам хранения. 2.4.1 В архивных учреждениях Тюменской области применяется нефондовая организация фотодокументов – все фотодокументы, как правило, включаются в состав единого Фотофонда. Внутри Фотофонда составляются отдельные описи на каждый вид фотодокумента – негативы чёрно-белые; негативы цветные; позитивы чёрно-белые; позитивы цветные; слайды; фотоальбомы; фотодокументы в цифровом формате. 2.4.2. Единица учёта фотодокумента – отдельный кадр или несколько кадров панорамной съёмки, фотоальбом. 2.4.3. Единица хранения фотодокумента - физически обособленный кадр (негатив, дубль-негатив, позитив, слайд (диапозитив), несколько кадров панорамной съемки, фотоотпечаток, рулон диафильма, фотоальбом, физически обособленный носитель с цифровой записью фотодокументов (в настоящее время - компакт-диск). III. КОМПЛЕКТОВАНИЕ АРХИВА ФОТОДОКУМЕНТАМИ Комплектование архива – это систематическое пополнение архива документами Архивного фонда Российской Федерации (далее – АФ РФ). 3.1. Законодательной основой для комплектования государственного и муниципального архива фотодокументами является Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – ФЗ № 125), в соответствии со статьей 6 которого экспертизе ценности подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. Фотодокументы, отнесённые к составу АФ РФ, подлежат временному хранению в организации или у лица – источников комплектования не более пяти лет со времени создания (ФЗ № 125, ст.22, пункт 4ж). В соответствии со ст.7 ФЗ № 125 включение документов, находящихся в частной собственности, в состав АФ РФ осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем документов и государственным или муниципальным архивом (форму договора см. в Методических рекомендациях по работе с документами личного происхождения в муниципальных архивах, Тюмень, 2007). Документы могут быть переданы в архив как на платной, так и на безвозмездной основе. При этом допускается перезапись на носитель, предоставленный архивом. 3.2. Комплектование архива включает: определение источников комплектования архива; определение состава архивных документов, подлежащих приему в архив; прием-передачу архивных документов в архив. 3.3. На основании ФЗ № 125 источниками комплектования архивов фотодокументами в обязательном порядке являются все государственные (бюджетные, казённые) и муниципальные учреждения, предприятия, организации (далее – организации), в деятельности которых постоянно или периодически создаются фотодокументы: информационно-издательские центры, редакции газет, журналов. ФД могут создаваться эпизодически в органах представительной и исполнительной власти при проведении юбилейных торжеств, конкурсов, приёме иностранных делегаций, представителей областных и федеральных органов власти, вручении наград и других мероприятий областного, городского, районного масштаба. Фотодокументы часто создаются в деятельности учреждений культуры (Дома культуры, центры культуры и досуга, центры национальных культур, театры), физкультуры и спорта, социальной защиты населения, учебных заведениях, общественных организации (профорганизации, советы ветеранов). Отдельные промышленные, строительные, сельскохозяйственные предприятия могут осуществлять фотосъемку собственных производственных процессов, пуск новых объектов, агрегатов, выпуск новой продукции, приём делегаций и т.п. Возможными источниками комплектования фотодокументами могут быть негосударственные организации и частные лица. В архивах Тюменской области отдельные списки источников комплектования фотодокументами, как правило, не ведутся. Отметка о наличии в организации фотодокументов (ФД) проставляется в графе 6 Списка источников комплектования архива управленческими документами. Фотодокументы могут создаваться государственными и муниципальными архивами в порядке инициативного документирования, при этом съёмки событий могут планироваться заранее на основе изучения планов работы органов власти, учреждений и организаций. 3.4. Приём фотодокументов осуществляется всеми архивами ежегодно в соответствии с годовым планом. 3.5. Приёму в архив подлежат подлинники фотодокументов: негативы, фотоальбомы (сформированные организацией или физическим лицом), фотодокументы в цифровом формате. Позитивы принимаются на хранение только в порядке исключения при отсутствии негатива на особо ценные и редкие ФД. 3.6. Фотодокументы принимаются на хранение в следующем комплекте: негатив, контрольный фотоотпечаток. Одновременно принимается текстовая сопроводительная документация, для фотодокументов это аннотация. К фотодокументу могут прилагаться вырезки из газеты со статьёй о лице или событии, отражённом в фотодокументе. Вырезки помещаются во внешний конверт. Как правило, полная аннотация составляется уже в государственном (муниципальном) архиве в ходе описания фотодокументов, поэтому, чем меньше прошло времени с момента создания ФД, тем легче провести его научное описание. С этой точки зрения наиболее рациональным является приём в архивы ФД сразу же после их создания. 3.7. Прием архивных документов осуществляется только по утвержденным ЭПК описям и оформляется актом приема-передачи документов на хранение (приложение №1), составляемым в двух экземплярах. Один экземпляр остается в архиве, другой - в источнике комплектования или у физического лица-сдатчика. 3.8. Документы, созданные архивом в результате инициативного документирования событий современности, вносятся в опись в установленном порядке. Прием указанных документов оформляется актом приема-передачи: -в государственном архиве - по форме приложения №1а, при этом приём-передача осуществляется от отдела, создавшего ФД, отделу учёта; - в муниципальном архиве - по форме приложения №1б. |
Добавить документ в свой блог или на сайт
