Автоматизация любых торговых и складских операций ИП Шумитова В.Г.» при внедрении программы «1С:Торговля и склад» автоматизирует работу на всех этапах деятельности предприятия. Использование средств управления распределенными информационными базами не ограничивает действия пользователей системы. Все изменения данных система отслеживает автоматически и передает их в соответствии с описанными правилами синхронизации.
Надежность и безопасность данной системы заключается в следующем: «1С: Торговля и склад» содержит средства обеспечения сохранности и непротиворечивости информации:
возможность запрещения пользователям «прямого» удаления информации;
специальный режим удаления данных с контролем перекрестных ссылок;
возможность запрещения пользователям редактировать данные за прошлые отчетные периоды;
установка запрета на редактирование печатных форм документов;
«запирание» системы пользователем при временном прекращении работы.
Компонента обладает высокой гибкостью и настраиваемостью: «1С:Торговля и склад» может быть адаптирована к любым особенностям учета в ИП Шумитова В.Г.». В состав системы входит Конфигуратор, который позволяет при необходимости настроить все основные элементы системы:
редактировать существующие и создавать новые необходимые документы любой структуры;
изменять экранные и печатные формы документов;
создавать журналы для работы с документами и произвольно перераспределять документы по журналам для эффективной работы с ними;
редактировать существующие и создавать новые справочники произвольной структуры;
редактировать свойства справочников:
создавать регистры для учета средств в любых необходимых разрезах;
создавать любые дополнительные отчеты и процедуры обработки информации;
описывать поведение элементов системы на встроенном языке.
Современный интерфейс «1С:Торговля и склад» следует современным стандартам пользовательского интерфейса:
«советы дня» подскажут вам эффективные приемы работы и удобные возможности системы;
служебные окна умеют «прикрепляться» к границам главного окна программы;
главное меню системы содержит «образы» команд - такие же образы помещены на кнопках панелей инструментов;
кнопки панелей инструментов могут быть обозначены не только рисунками, но и текстом.
«1С:Торговля и склад» содержит разнообразные средства для связи с другими программами.
Возможность импорта и экспорта информации через текстовые файлы позволит обмениваться данными практически с любой программой.
Также «1С:Торговля и склад» поддерживает современные средства интеграции приложений. Использование этих средств позволяет:
управлять работой других программ, используя встроенный язык «1С:Торговля и склад», - например, формировать отчеты и графики в Microsoft Excel ;
получать доступ к данным «1С:Торговля и склад» из других программ;
вставлять в документы и отчеты «1С:Торговля и склад» объекты, созданные другими программами - например, помещать в первичные документы логотип фирмы, в нашем случае логотип магазина ИП Шумитова В.Г.».
размещать в документах и отчетах рисунки и графики.
В «1С:Торговля и склад» реализована поддержка открытых стандартов: обмена коммерческой информацией (CommerceML) и обмена платежными документами (1С:Предприятие – Клиент банка). Это дает возможность:
формировать и выгружать коммерческие предложения на Web – витрины, поддерживающие стандарт;
организовывать электронный обмен каталогами, прайс-листами и документами со своими контрагентами;
обмениваться платежными документами с системами Клиент – банка;
Из «1С:Торговля и Склад» можно управлять собственной Web-витриной, размещенной на ресурсе www.torgcenter.ru
Программа «1С:Торговля и склад» включает средства, позволяющие администратору системы:
вести список пользователей системы;
назначать пользователям пароли на вход в систему;
назначать пользователям права на доступ к информации, обрабатываемой системой;
просматривать список работающих пользователей;
получать историю работы пользователей.
Таким образом, данная программа 1С позволит маневренно справляться с рядом функций как бухгалтера, так и других лиц, связанных с торговлей. Так как многие операции будут совершаться быстрее, нежели раньше без использования программы 1 С. Что позволит высвободить время для более качественного и быстрого выполнения других должностных обязанностей. Как следствие, произойдет ускорение товародвижения в торговой деятельности ИП Шумитовой В.Г. и увеличение экономических показателей.
В таблице 9 представлен примерный план мероприятий по внедрению программного обеспечения «1С: Торговля и склад 8.2.».
Таблица 9 – План мероприятий по внедрению ПО «1С: Торговля и склад 8.2.» Мероприятие
| Исполнитель
| Сроки
| Место
внедрения
| Начало
| Окончание
| 1.Заключение договора
| Директор
| 10.07.13
| 13.07.13
| Рабочие места: главный бухгалтер, ведущий специалист по продажам, продавец.
| 2. Приобретение оборудования
| Директор
| 13.07.13
| 17.07.13
| 3. Установка оборудования и ПО, адаптация системы, опытная эксплуатация, авторское сопровождение
| Компьютерная компания "Матрица"
| 17.07.13
| 23.07.13
| 4. Ввод данных
| Главный
бухгалтер
| 23.07.13
| 25.07.13
| Рассмотрим процесс построения малой сети в магазине ИП Шумитовой В.Г. Сеть с выделенным сервером. Такую сеть целесообразно использовать, так как число объединяемых компьютеров всего 4.
Выбор информационной системы для сервера не принципиален, но для лучшей совместимости с оборудованием и удобства работы рекомендуется Windows 2000 Server. Одно печатающее устройство открывается для общего доступа и используется как сетевой принтер.
Для таких небольших сетей в штате организации администратор не нужен. Его функции ложатся на специалиста из обслуживающей компании ООО «Матрица», который регулярно посещает данную организацию, проводит профилактические работы, разбирается с текущими вопросами и поддерживает устойчивое функционирование всей сети в целом. Компания ООО «Матрица» предложило данному магазину установить программу «1С «Торговля и склад», что в целом решит проблему и облегчит сотрудников при работе с документацией.
Проанализировав финансово-экономическое положение деятельности ИП Шумитовой В.Г., разработаны мероприятия по совершенствованию товародвижения, которые повлияют на снижение расходов и повышение показателей рентабельности продаж.
3.2. Информационное обеспечение проекта
Состав, структура и качество используемой в исследовании информации, которая привлекается к анализу, имеют определяющую роль в обеспечении действенности АХД. Анализ не ограничивается только экономическими данными, а широко использует техническую, технологическую и другую информацию.
Все источники данных для анализ финансовой устойчивости делятся на плановые, учетные и внеучетные.
К плановым источникам относятся все типы планов, которые разрабатываются для эффективной деятельности сети магазинов:
перспективные;
текущие;
оперативные;
хозрасчетные задания;
технологические карты;
нормативные материалы, сметы, ценники, проектные задания и др.
Источники информации учетного характера - это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета, а также все виды отчетности, первичная учетная документация.
Ведущая роль в информационном обеспечении анализа принадлежит бухгалтерскому учету и отчетности, где наиболее полно отражаются хозяйственные явления, процессы, их результаты. Все расчеты опираются на такие формы отчета, как форма №1 «Бухгалтерский баланс» и форма №2 «Отчет о прибылях и убытках».
Данные учета показателей статистики, в которых содержится количественная характеристика массовых явлений и процессов, используются для углубленного изучения и осмысления взаимосвязей, выявления экономических закономерностей.
Оперативный учет и отчетность способствуют более оперативному по сравнению со статистикой или бухгалтерским учетом обеспечению анализа необходимыми данными (например, о производстве и отгрузке продукции, о состоянии производственных запасов) и тем самым создают условия для повышения эффективности аналитических исследований.
Учетным документом, является и экономический паспорт предприятия, где накапливаются данные о результатах хозяйственной деятельности за несколько лет. Значительная детализация показателей, которые содержатся в паспорте, позволяет провести многочисленные исследования динамики, выявить тенденции и закономерности развития экономики предприятия.
К внеучетным источникам информации относятся документы, которые регулируют хозяйственную деятельность, а так же данные, которые не относятся к перечисленным ранее. В их число входят следующие документы:
Официальные документы, которыми обязан пользоваться субъект хозяйствования в своей деятельности: законы государства, указы президента, постановления правительства и местных органов власти, приказы вышестоящих органов управления, акты ревизий и проверок, приказы и распоряжения руководителей предприятия.
Хозяйственно-правовые документы: договора, соглашения, решения арбитража и судебных органов, рекламации.
Решения общих собраний коллектива, совета трудового коллектива предприятия в целом или отдельных ее подотделов.
Материалы изучения передового опыта, полученные из разных источников информации (Интернет, радио, телевидение, газеты и т.д.).
Техническая и технологическая документация.
Материалы специальных обследований состояния производства на отдельных рабочих местах (хронометраж, фотография и т.п.).
Устная информация, которая получена во время встреч с членами своего коллектива или представителями других предприятий.
По отношению к объекту исследования информация бывает внутренней и внешней. Система внутренней информации - это данные статистического, бухгалтерского, оперативного учета и отчетности, плановые данные, нормативные данные, разработанные на предприятии и т.д.
К внутренним источникам относятся:
данные бухгалтерского баланса;
Бухгалтерский баланс является реальным средством коммуникации, благодаря которому руководители получают представление о месте своего предприятия в системе аналогичных предприятий, о правильности выбранного стратегического курса, об эффективности использования ресурсов и принятых решениях по самым разнообразным вопросам управления предприятием; аудиторы получают подсказку для выбора правильного решения в процессе аудирования, планирования своей проверки, выявления слабых мест в системе учета и зон возможных преднамеренных и непреднамеренных ошибок во внешней отчетности клиента; аналитики определяют направления финансового анализа.
данные отчета о прибылях и убытках;
данные других форм отчетности, если они имеются (например, отчет о движении денежных средств, аудиторское заключение и т.д.).
сведения об учетной политике предприятия;
сумма начисленного износа основных средств и нематериальных активов;
среднесписочная численность персонала и фонд заработной платы предприятия;
доля просроченной дебиторской и кредиторской задолженности;
доля бартерных (товарных) расчетов в выручке от реализации.
Система внешней информации - это данные статистических сборников, периодических и специальных изданий, конференций, деловых встреч, официальные, хозяйственно-правовые документы и т.д.
В качестве внешних источников информации для проведения финансового анализа могут использоваться следующие данные:
состояние экономики, финансового сектора, политическое и экономическое состояние;
курсы валют;
курсы ценных бумаг, доходность по ценным бумагам;
альтернативные доходности;
показатели финансового состояния других компаний.
По отношению к предмету исследования информация делится на основную и вспомогательную, необходимую для более полной характеристики изучаемой предметной области.
По периодичности поступления аналитическая информация подразделяется на регулярную и эпизодическую. К источникам регулярной информации относятся плановые и учетные данные. Эпизодическая информация формируется по мере необходимости, например сведения о новом конкуренте.
Регулярная информация в свою очередь классифицируется на постоянную, сохраняющую свое значение Длительное время (коды, шифры, план счетов бухгалтерского учета и др.), условно-постоянную, сохраняющую свое значение в течение определенного периода времени (показатели плана, нормативы) и переменную, характеризующую частую сменяемость событий (отчетные данные о состоянии анализируемого объекта на определенную дату).
По отношению к процессу обработки информацию можно отнести к первичной (данные первичного учета, инвентаризаций, обследований) и вторичной, прошедшей определенную стадию обработки и преобразований (отчетность, конъюнктурные обзоры и т.д.). [48; с. 126]
К организации информационного обеспечения анализа предъявляется ряд требований.
аналитичность;
объективность;
единство;
оперативность;
рациональность.
Смысл первого требования заключается в том, что вся система экономической информации независимо от источников поступления должна соответствовать потребностям АХД. То есть обеспечивать поступление данных именно о тех направлениях деятельности и с той детализацией, которая в этот момент нужна аналитику для всестороннего изучения экономических явлений и процессов, выявления влияния основных факторов и определения внутрихозяйственных резервов повышения эффективности производства. Поэтому вся система информационного обеспечения АХД должна постоянно совершенствоваться. Это очевидно в сегодняшней практике организации учета, планировании и статистики на предприятии. Там постоянно пересматриваются формы документов, их содержание, организация документооборота, появляются принципиально новые формы накопления и сохранения данных (имеется в виду компьютерная техника). Все изменения диктуются не только собственно требованиями учета или планирования. Они в значительной степени подчинены необходимости информационного обеспечения АХД и выработки управленческих решений.
Экономическая информация должна достоверно, объективно отражать исследуемые явления и процессы. Иначе выводы, сделанные по результатам анализа, не будут соответствовать действительности, а разработанные аналитиками предложения не только не принесут пользы предприятию, но могут оказаться вредными. [34; с. 12]
Следующее требование, предъявляемое к организации информационного потока, - это единство информации, поступающей из разных источников (планового, учетного и внеучетного характера). Из этого принципа вытекает необходимость устранения обособленности и дублирования разных источников информации. Это означает, что каждое экономическое явление, каждый хозяйственный акт должны регистрироваться только один раз, а полученные результаты могут использоваться в учете, планировании, контроле и анализе.
Эффективность анализа может быть обеспечена только тогда, когда есть возможность оперативно вмешиваться в процесс производства по его результатам. Это значит, что информация должна поступать к аналитику как можно быстрее. В этом и состоит сущность еще одного требования к информации — оперативность. Повышение оперативности информации достигается применением новейших средств связи, обработкой ее на ПЭВМ и т.д.
Одно из требований к качеству информации — это обеспечение ее сопоставимости по предмету и объектам исследования, периоду времени, методологии исчисления показателей и ряду других признаков. [23; с. 16]
И наконец, система информации должна быть рациональной (эффективной), то есть требовать минимума затрат на сбор, хранение и использование данных. С одной стороны, для комплексного анализа любого экономического явления или процесса требуется разносторонняя информация. При ее отсутствии анализ будет неполным. С другой стороны, излишек информации удлиняет процесс ее поиска, сбора и принятия решений. Из данного требования вытекает необходимость изучения полезности информации и на этой основе совершенствование информационных потоков путем устранения лишних данных и введения нужных.
Таким образом, информационная система АХД должна формироваться и совершенствоваться с учетом перечисленных выше требований, что является необходимым условием повышения действенности и эффективности АХД.
3.3. Правовое обеспечение проекта
Система нормативно-правового регулирования в Российской Федерации включает в себя четыре уровня.
Первый законодательный уровень представлен федеральными законами, постановлениями и указами правительства. Документами данного уровня являются федеральные законы.
К данному уровню нормативно-правового регулирования бухгалтерского учета относятся Конституция РФ, Гражданский кодекс, Налоговый кодекс, Трудовой кодекс и прочие документы федерального уровня.
Конституция РФ (принята 12.12.1993 года с изменениями от 30.12.2008 года) устанавливает регулирование прав и свободы граждан РФ.
Трудовой кодекс РФ устанавливает порядок регулирования оплаты труда. Данный нормативно-законодательный акт устанавливает для всех работников и работодателей общие принципы формирования и защиты трудовых отношений. Здесь приведены основные термины и понятия в части оплаты труда, а также порядок регулирования взаимоотношений между работником и работодателем.
Организации всех форм собственности должны руководствоваться при расчете заработной платы нормами Трудового кодекса РФ и иных нормативно-правовых форм в области трудового законодательства.
По Трудовому кодексу РФ, трудовой договор - это соглашение, которое заключают между собой работник и работодатель и, согласно которому, работник обязуется выполнять работу по определенной специальности, соответствующей его квалификации, а работодатель, в свою очередь, обязуется выплачивать работнику заработную плату и обеспечить его условиями труда, соответствующими трудовому законодательству РФ.
Гражданский кодекс Российской федерации устанавливает порядок регулирования взаимоотношений между работников и работодателем, порядок заключения трудовых договоров.
|