1.3. ПРЕЗЕНТАЦИЯ КАК ФОРМА КОММУНИКАЦИИ
При подготовке презентации необходимо представлять основные элементы процесса коммуникации. К ним относятся:
отправитель- лицо, передающее информацию, т.е. ВЫ;
сообщение — информация, представленная вами в том или ином виде (кодирование);
канал передачи, средство передачи — письмо, документ, выступление,
демонстрация;
• получатель — лицо, которому предназначена информация и которое интерпретирует (декодирует) ее.
Процесс коммуникации и взаимодействие основных элементов коммуникации можно представить в схематическом виде (рис. 1.1).
1.4. АУДИТОРИЯ
В соответствии с целями стажировки можно выделить следующие типы аудиторий, со многими из которых встречаются слушатели Программы:
К ним относятся Казанский государственный университет, осуществляющий подготовку слушателей, зарубежные институты, занимающиеся приемом и дополнительной подготовкой стажеров.
Рис. 1.1. Процесс коммуникации
Они же могут выполнять и роль консультационной организации, определяя место практики и содействуя прохождению практики на той или иной фирме. Роль учебной структуры играют зарубежные фирмы, на которых стажеры проходят практику.
К таковым относятся фирмы, на которых проходит практика, а также другие фирмы, с которыми стажер стремится наладить партнерские отношения во время пребывания за границей.
Потенциальными клиентами могут быть как фирмы, принимающие стажера на практику, так и другие фирмы, которых стажер стремится привлечь в качестве клиентов своего предприятия.
К ним могут быть отнесены, например, общественные и культурные организации, спортивные общества, представители средств массовой информации.
1.5. ОСНОВНЫЕ ТЕМЫ ПРЕЗЕНТАЦИЙ
Во время обучения и зарубежной стажировки наиболее распространенными являются презентации на следующие темы:
презентация предприятия;
презентация проекта (например, дипломного проекта);
презентация текущих и конечных результатов стажировки;
презентация самого себя.
Нужно обратить внимание на то, что тема и цель презентации могут быть совершенно разными!
Например: Презентация на тему "Система качества на предприятии" может иметь своими целями как убеждение потенциального клиента в приобретении вашей продукции, так и доказательство потенциальному зарубежному партнеру возможности совместного производства. Еще одной целью этого же выступления может быть разъяснение тех проблем качества, решение которых вы хотели бы найти на принимающей вас зарубежной фирме.
Вам может быть предложено выступить с отдельной презентацией или осуществить ее в рамках какого-либо мероприятия: совещания, конференции, выставки и т.д. Участие в мероприятиях может потребовать не только адаптации темы вашего выступления к общей тематике мероприятия, но и существенно изменить его содержание.
1.6. ФОРМЫ ПРЕЗЕНТАЦИЙ
Можно условно объединить все типы презентаций в две большие группы:
устные сообщения;
презентации с помощью аудиовизуальных средств.
Каждая из перечисляемых выше форм имеет свои достоинства и недостатки (см. Таблицу 1.1).
Устное сообщение
Простейшей формой презентации является презентация вербальная, т.е. устное сообщение в форме выступления перед аудиторией. Вы можете дополнить устное сообщение раздачей участникам текста своего выступления. Устное сообщение является также неотъемлемой частью презентаций с использованием демонстрационных материалов.
Устное сообщение может осуществляться в любом помещении и перед любым количеством слушателей, причем технические средства (микрофон) могут понадобиться только при выступлениях перед большой аудиторией.
С другой стороны, несмотря на внешнюю простоту, устные сообщения потребуют от вас весьма тщательной подготовки. Главная опасность состоит в том, что у каждого слушателя складывается собственное визуальное представление о предмете вашего сообщения, порой весьма отличное от действительного.
Во время стажировки вы будете делать очень много устных сообщений, как во время презентаций, так и во время неформальных встреч.
Презентация с использованием традиционных средств
К традиционным средствам визуального дополнения устного сообщения относятся такие простейшие технические средства, как различные доски, флипчарты (перекидные блокноты) и плакаты.
Применение известных вам досок для мела (которые вы вряд ли найдете, например, в Германии), их современных пластиковых собратьев — пинвандов или флипчартов (больших перекидных блокнотов на стойках) удобно для проведения презентаций в интерактивном режиме и в присутствии небольшой аудитории, когда изображение должно быть составлено в результате обсуждения и не подготавливается заранее. Такие традиционные средства визуализации хорошо подходят для заседаний рабочих групп, круглых столов и т.п.
Заметное неудобство составляет ограниченный объем информации, которая может быть представлена на доске или флипчарте.
Таблица 1.1
ДОСТОИНСТВА И НЕДОСТАТКИ РАЗЛИЧНЫХ ФОРМ ПРЕЗЕНТАЦИЙ
Форма презентации
|
Достоинства
|
Недостатки
|
Возможные технические
осложнения
|
Устное
сообщение
|
Не требуются технические средства и специальные помещения.
Расходы: на изготовление и размножение текста выступления.
|
Участники могут составить неверное визуальное представление о предметах сообщений.
|
Могут возникнуть при
использовании микрофона.
|
С использованием досок
|
• Изображения могут быть созданы непосредственно в ходе презентации.
• Могут легко вноситься изменения и исправления.
Расходы: только на пишущий инструмент.
|
• Требуются доски
• Объем информации ограничен.
• Информация уничтожается при стирании.
• Перенос изображений на бумагу требует наличия специального аппарата.
• Изображения не всегда
аккуратны.
|
• Отсутствие или плохое качество необходимого пишущего инструмента.
• Отсутствие средства для стирания изображения.
|
С использованием флипчарта
|
• Те же, что и при использовании досок.
• Возможность повторной демонстрации изображений, сделанных на предыдущих листах флипчарта.
|
• Те же (кроме стирания изображения), что и при использовании досок.
Расходы: блоки бумаги для флипчарта, большие фломастеры нескольких цветов.
|
• Нехватка бумаги на флипчарте.
• Отсутствие, плохое качество или недостаток цветов фломастеров.
|
С использованием диапозитивов (слайдов)
|
•Высокое качество изображений, в том числе и многоцветных.
•Однозначность визуального представления.
|
• Требуются проектор и экран.
•Необходимость предварительного изготовления.
• Высокая стоимость изготовления.
• Длительность подготовки.
• В отдельных случаях необходимо получение разрешения на съемки.
• Необходимость
соблюдения авторских
прав.
• Помещение нужно
затемнять.
|
• Поломка проектора (лампа, механизм подачи слайдов, дистанционное управление).
• Неправильно уложенные слайды.
• Отсутствует доступ к розетке.
• Помещение нельзя затемнить.
|
Форма презентации
|
Достоинства
|
Недостатки
|
Возможные технические
осложнения
|
С использованием пленок
|
Те же, что и при использовании слайдов.
Возможность проецирования текстов,текстов в комбинации с иллюстрациями, сложных графических изображений.
Простота изготовления.
Помещение не нужно затемнять.
|
Те же, что и при использовании слайдов, кроме длительности изготовления.
Достаточно высокая стоимость изготовления.
В отдельных случаях требуется привлечение специалистов.
Расходы: пленка, расходуемые материалы (порошок для копиров, картриджи для принтеров, тушь, фломастеры, цветная бумага и т.д.), оплата специалистов.
|
• Поломка проектора (лампа, механизм подачи слайдов, дистанционное управление).
• Неправильно уложенные слайды.
• Отсутствует доступ к розетке.
|
С использованием видеоматериалов
|
Те же, что и при использовании слайдов и пленок.
Динамическая демонстрация.
Дополнительное слуховое воздействие.
|
Требуется видеоаппаратура для демонстрации.
Обязательное привлечение специалистов.
Длительность изготовления (сценарий, съемки, редактирование, монтаж и т.д.)
Необходимость соблюдения авторских прав.
Требуется аппаратура для видеозаписи.
Опасность подмены живого общения с аудиторией видеопоказом.
Очень высокая стоимость.
Расходы: оплата специалистов, специальной техники и помещений, в отдельных случаях оплата командировочных расходов специалистов, материалов.
|
Несовместимость видеоаппаратуры.
|
С использованием электронных средств
|
Те же, что и при использовании слайдов, пленок и видеоматериалов. Возможность корректировки. Возможность быстрого изменения структуры презентации.
|
Требуется специальное оборудование.
Опасность подмены живого общения с аудиторией видеопоказом.
|
Несовместимость программного обеспечения.
|
Плакаты используются чаще всего при докладах. Такого рода материалы подготавливаются заранее, а внесение последующих изменений сопряжено с переделыванием, как минимум, одного из плакатов. Кроме того, возникают дополнительные сложности хранения, транспортировки и развешивания плакатов. Поэтому они все реже применяются для презентаций.
Презентации с использованием проецируемых демонстрационных материалов
Данная форма презентаций наиболее распространена в настоящее время. Необходимые визуальные материалы изготавливают в виде прозрачных пленок или диапозитивов (слайдов). Вы можете подготовить проецируемые изображения заранее или наносить их на пленку от руки во время выступления.
Для проецирования вам потребуется специальное оборудование: проектор для пленок — оверхед — или проектор для диапозитивов. Если первый вид проекторов вы сможете найти, то проекторы для слайдов встречаются уже достаточно редко.
Презентации с использованием демонстрационных видеоматериалов
Подобные презентации чаще всего используются на выставках, что позволяет окупить расходы по изготовлению видеоматериалов. Вы, конечно, можете использовать уже имеющиеся на вашем предприятии. При использовании на зарубежных стажировках не забудьте о различии систем видеозаписи. Демонстрация цветного изображения в черно-белом варианте или демонстрация без звука не эффективны.
Презентация с помощью электронных средств
Электронные средства используются для презентации больших объемов информации. Эту информацию можно условно разделить на демонстрационные показы, включающие анимацию, и статическую информацию, созданную с помощью компьютерной графики.
На сегодняшний день, презентации подобного рода самые распространенные, так как позволяют наглядно представить результаты вашей работы, технически легки в обеспечении (компьютер и проектор), возможность создания в программе Microsoft PowerPoint, которая есть в стандартном пакете Microsoft Office.
|
