Президентская программа подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства руководство по проведению деловых презентаций

В табл. 5.1 мы привели классификацию потенциально возможных основных и дополнительных целей, которые вы можете преследовать в зависимости от целевой аудитории.

4.2. ПРЕЗЕНТАЦИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ ДЛЯ ПОТЕНЦИАЛЬНЫХ КЛИЕНТОВ

В общем виде структура презентации предприятия для потенциальных клиентов может быть представлена в следующем виде:

1. 
   Общие сведения о предприятии;
   

• 
  полное название (дополняется аббревиатурой юридической формы);
  
• 
  месторасположение;
  
• 
  год основания;
  
• 
  количество работающих;
  
• 
  основной вид деятельности;
  
• 
  основные клиенты;
  
• 
  годовой объем продаж;
  
• 
  основные географические рынки;
  
• 
  координаты страницы предприятия в Интернете.
  

2. 
   Миссия предприятия.
   

Миссия (философия), или предназначение, предприятия - краткое, ясно выраженное словесное заявление о социально-значимом назначении организации в долгосрочном периоде.

Формулировка миссии может быть получена при ответе высшего руководства предприятия на вопросы: "Кто мы? Что мы делаем? Куда мы движемся?" Миссия детализирует статус фирмы, определяет ориентиры и направления развития предприятия.

3. Организационно-управленческая структура предприятия.

Рекомендуем представить общую организационно-управленческую структуру предприятия, обратив внимание участников на ее разновидность. К основным видам организационных структур относятся:

• 
  функциональная;
  
• 
  продуктовая;
  
• 
  географическая;
  
• 
  матричная;
  
• 
  ориентированная на группы клиентов,
  
• 
  дивизиональная.
  
1. 
   Представление продуктов предприятия.
   

Далеко не все специалисты являются менеджерами по продажам. Поэтому рекомендуем обратить внимание на следующие свойства продукта:

• 
  потребность, удовлетворяемая с помощью продукта;
  
• 
  функциональные характеристики продукта;
  
• 
  конструкция;
  
• 
  дизайн;
  
• 
  послепродажное обслуживание и ремонт;
  
• 
  гарантии;
  
• 
  торговая марка.
  

4.3. ПРЕЗЕНТАЦИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ ДЛЯ ПОТЕНЦИАЛЬНЫХ ПАРТНЕРОВ

Внешне структура такой презентации будет в определенной степени сходной со структурой презентации, описанной выше. Однако можно рекомендовать включить в презентацию некоторые дополнительные разделы. Возможная структура презентации примет следующий вид:

1. 
   Общие сведения о предприятии
   

Вы можете использовать те же сайды с общими сведениями о предприятии, что и при презентации для потенциальных клиентов. Вместе с тем, в своем выступлении вы должны сделать акцент на тех сведениях, которые свидетельствуют о достойном положении, надежности и перспективности вашего предприятия.

Например, вы можете обратить внимание участников на длительность существования вашего предприятия (передаваемые " сообщения: мы надежны, у нас имеется большой опыт и высокая культура производства); на рост годового объема продаж (передаваемые сообщения: мы успешны, мы хорошо знаем рынок, у нас хорошие перспективы, мы производим качественную продукцию).

2. 
   Миссия предприятия остается без изменений.
   
3. 
   Организационно-управленческая структура предприятия
   

Важно показать достаточную приспособленность структуры вашего предприятия к успешному взаимодействию с потенциальным партнером, обратив особое внимание на те структурные подразделения, которые могли бы
это непосредственно осуществлять на практике.

4. 
   Ключевые компетенции предприятия
   

Предшествовавшая демонстрация структуры должна подтверждать также ключевую компетенцию вашего предприятия, т.е. основные существующие "способности" предприятия. Примерами ключевой компетенции могут служить: способность к массовому производству, к научно-исследовательским и дизайнерским разработкам, к работе в экстремальных климатических
условиях и т.п.

5. 
   Продукты предприятия;
   
6. 
   Торговая марка;
   
7. 
   Возможные направления сотрудничества с потенциальным партнером.
   

4.4. ПРЕЗЕНТАЦИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ ДЛЯ УЧЕБНО-КОНСУЛЬТАЦИОННОГО ПАРТНЕРА

Структура такой презентации представляется достаточно простой:

1. 
   Общие сведения о предприятии: сделайте акцент на истории предприятия и актуальных проблемах его развития.
   
2. 
   Миссия предприятия;
   
3. 
   Профиль основной деятельности предприятия;
   
4. 
   Организационно-управленческая структура предприятия;
   
5. 
   Описание проблемы: по сути дела это главный раздел презентации, где вам следует подробно остановиться на проблемах, которые вам предстоит разрешить, а также предложить желательную, по вашему мнению, тематику консультирования или направления обучения.
   

4.5. ПРЕЗЕНТАЦИЯ ПРЕДПРИЯТИЯ ПЕРЕД ОБЩЕСТВЕННОСТЬЮ

Структура такой презентации должна соответствовать типу предполагаемой аудитории и цели:

1. 
   Общие сведения о предприятии
   
2. 
   Миссия и корпоративные ценности предприятия;
   
3. 
   Продукты предприятия.
   

ГЛАВА 5. ПРЕЗЕНТАЦИЯ ПРОЕКТА

5.1. ПРОЕКТЫ

Презентация проекта предполагает представление некой работы, которую предстоит выполнить или которая находится на определенном этапе выполне­ния. Может представляться и уже завершенная работа, например, дипломный проект.

Проект, в отличие от других работ, имеет следующие четкие ограничители:

• 
  конкретную задачу;
  
• 
  заданный объем, выраженный в четко определенных единицах измерения;
  
• 
  заданные временные рамки, включая даты начала и окончания;
  
• 
  точные объемы необходимых финансовых, материальных и человеческих ресурсов;
  
• 
  систему контроля;
  
• 
  конкретных ответственных исполнителей.
  

5.2. ЦЕЛИ ПРЕЗЕНТАЦИИ

Проводя презентацию своего проекта, вы, как правило, предлагаете участникам презентации оценить ваш проект, помочь вам самостоятельно его осуществить или принять в нем участие.

При этом главными целями презентации могут быть:

• 
  доказательство целесообразности реализации предлагаемого проекта;
  
• 
  убеждение в реальности его осуществления;
  
• 
  побуждение к участию в проекте.
  

5.3. РЕКОМЕНДУЕМАЯ СТРУКТУРА ПРЕЗЕНТАЦИИ ПРОЕКТА

Проект повышения квалификации

Презентация вашего проекта в зарубежном институте будет носить, скорее, характер окончательного уточнения целей вашей стажировки. Такая презентация будет происходить в форме устного собеседования, структуру которого зададут зарубежные эксперты.

Означает ли это, что вам не нужно будет готовиться? Отнюдь нет! Обратите внимание, прежде всего, на содержание следующего раздела ("Самопрезентации"). Кроме того, подготовьте в письменном виде свою анкету (СV). То и другое, безусловно, понадобится вам при проведении презентации на зарубежной фирме, которая будет во время практики играть для вас роль учебно-консультационной организации.

Структура презентации в этом случае может быть следующей:

• 
  краткое представление (имя, должность, образование и опыт);
  
• 
  общие сведения о предприятии;
  
• 
  организационно-управленческая структура предприятия;
  

• 
  ваше место в этой структуре и соответствующий профессиональный опыт;
  
• 
  ваше подразделение (время существования, численность;)
  
• 
  ключевые проблемы;
  

• 
  задачи, которые вы предполагаете решить во время нахождения на зарубежной фирме.
  

Проекты поставки продуктов

Главная цель презентаций проектов поставки продукции на зарубежный рынок состоит в убеждении потенциального партнера в выгоде, которую он может получить.

Структура презентации может иметь следующий обобщённый вид:

• 
  очень краткое представление (имя, должность, полномочия);
  
• 
  общая информация о предприятии (цель — формирование чувства дове­рия к вашему предприятию);
  
• 
  подробное представление продукта в сопоставлении с продуктами, уже имеющимися на рынке;
  
• 
  ваше представление о потенциальных рынках и потребителях;
  
• 
  описание возможных общих условий и процедур поставки;
  
• 
  ожидаемые результаты;
  
• 
  упоминание имеющегося успешного опыта поставки продукции на российский и зарубежный рынки.
  

Презентации этого типа являются чаще всего первым шагом, за которым могут последовать и другие шаги. При благоприятном исходе презентации вам придется проводить различного рода переговоры о конкретных условиях и процедурах поставки, формулировать и обсуждать соответствующие контракты. Поэтому не стоит усложнять презентацию всякого рода подробностями.
Проекты производственной кооперации

Проекты такого рода обычно возникают между компаниями, уже имеющими опыт сотрудничества или в достаточной степени известными друг другу. Вы вряд ли можете рассчитывать не только на мгновенный успех, но и на очень большое внимание к проекту кооперации со стороны руководства фирмы, на которую вы попали впервые в жизни.

Структура такой презентации может выглядеть в общем виде следующим образом (учитывая, что участники вашей презентации вас уже знают):

• 
  общее краткое представление предприятия;
  
• 
  точное название предлагаемого проекта;
  
• 
  цель проекта;
  
• 
  предполагаемые результаты в сопоставлении с существующими, в том числе у реальных и потенциальных конкурентов;
  
• 
  основные этапы проекта;
  
• 
  потребности в ресурсах разного рода (по каждому этапу и по проекту в целом);
  
• 
  стоимость выполнения проекта (по каждому этапу и по проекту в целом);
  
• 
  временные рамки проекта;
  
• 
  предполагаемые формы и содержание участия зарубежных партнеров (по работам и этапам);
  
• 
  предполагаемое финансовое участие зарубежных партнеров;
  
• 
  совместный контроль за выполнением проекта;
  
• 
  ожидаемые результаты и их разделение.
  

ГЛАВА 6. ПРЕЗЕНТАЦИЯ РЕЗУЛЬТАТОВ СТАЖИРОВКИ

Во время и по окончании стажировки вы будете неоднократно представлять результаты вашей работы. Таким образом, вам предстоят как презентации промежуточных результатов, так и итоговых достижений. Презентации будут происходить перед разными аудиториями, что и определит их цели.

6.1. ПРЕЗЕНТАЦИЯ ПРОМЕЖУТОЧНЫХ РЕЗУЛЬТАТОВ СТАЖИРОВКИ НА ЗАРУБЕЖНОЙ ФИРМЕ

Аудитория: сотрудники принимающей немецкой фирмы.

Цели презентации:

• 
  побудить сотрудников зарубежной фирмы оказать вам помощь в решении возникших проблем;
  
• 
  проинформировать сотрудников о достигнутых результатах и планах на дальнейший период стажировки.
  

Как правило, у вас не будет необходимости представлять себя в начале презентации, т.к. присутствующие сотрудники уже будут вас знать. Однако, если на вашей презентации будут незнакомые вам сотрудники фирмы, краткое представление будет уместным.

Возможна, например, следующая структура "проблемной" презентации:

• 
  представление цели вашей стажировки;
  
• 
  представление имеющегося плана стажировки (со сроками);
  
• 
  представление выполненных работ;
  
• 
  представление работ, которые предстоит выполнить;
  

• 
  представление проблемы, препятствующей выполнению плана стажировки;
  

• 
  представление вашего видения возможных путей разрешения проблем.
  

Структура "непроблемной" презентации может быть еще проще и ограничиваться первыми четырьмя позициями "проблемной" презентации.

6.2. ПРЕЗЕНТАЦИЯ ИТОГОВ СТАЖИРОВКИ

Аудитория:

• 
  сотрудники принимавшей вас немецкой фирмы или/и сотрудники зарубежного учебного института;
  

• 
  руководители и сотрудники вашего предприятия.
  

Цели:

• 
  в первом случае: проинформировать о конечных результатах стажировки и перспективах их использования на вашем предприятии;
  
• 
  во втором случае: убедить в необходимости использования результатов стажировки на вашем предприятии.
  

В первом случае структура презентации будет напоминать структуру "непроблемной" презентации промежуточных результатов стажировки;

• 
  представление целей завершенной стажировки;
  
• 
  представление плана стажировки;
  
• 
  представление выполненных работ;
  
• 
  представление невыполненных работ и причин их невыполнения;
  
• 
  представление возможных дополнительных (внеплановых) результатов стажировки;
  
• 
  представление перспектив использования результатов стажировки на вашем предприятии.
  

Существует вероятность присутствия на вашей презентации руководства принимавшей вас фирмы. Не забудьте в этом случае начать свою презентацию с краткого представления (руководство могло успеть вас забыть), а также информации о том в каком подразделении фирмы и под чьим руководством вы проходили стажировку.

Разумеется, вы не забудете высказать благодарность принимавшей вас фирме и учебному институту.

Проведение презентации результатов стажировки на вашем российском предприятии может иметь иную структуру:

• 
  представление основных задач, которые были сформулированы в вашем задании на стажировку;
  
• 
  краткое описание основных этапов стажировки;
  
• 
  представление зарубежного учебного института и, более подробно, принимавшей вас фирмы;
  
• 
  представление основных результатов стажировки в соответствии составившейся задачей;
  
• 
  представление дополнительных, не планировавшихся ранее, результатов стажировки;
  
• 
  представление нерешенных во время стажировки задач и причин их невыполнения;
  
• 
  представление плана реализации результатов стажировки на вашем предприятии.
  

Можно предположить, что вы не сможете "уложиться" в рамки одной презентации. Это, в первую очередь, будет относиться к представлению развернутого плана внедрения результатов — своего рода специальному проекту, который потребует отдельной презентации.

ГЛАВА 7. САМОПРЕЗЕНТАЦИЯ

Описать все возможные ситуации, требующие вашей самопрезентации, невозможно ввиду их многообразия. Отметим лишь то, что наиболее частыми будут ваши устные представления. В то же время в некоторых случаях может потребоваться и письменная самопрезентация.

УСТНАЯ САМОПРЕЗЕНТАЦИЯ

Устная презентация сопровождает практически любую вашу презентацию. Чаще всего — это краткая презентация. Основные характеристики кратких и развернутых устных презентаций приведены в табл. 7.1.
ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

В странах Западной Европы, например в Германии, редко можно встретить руководителя высшего уровня (генерального, финансового или коммерческого директора и т.п.) молодого возраста. Чтобы выйти на верхний иерархический уровень, необходимо иметь большой стаж работы и накопить значительный опыт.

Сотрудники, например, немецких фирм очень чувствительны к служебной иерархии, титулам и званиям — как к собственным, так и партнеров по контактам.

С другой стороны, в российской деловой культуре существует определенная склонность к использованию красиво звучащих названий должностей. Это может привести не только к простому смущению, но и к полной дезориентации ваших немецких коллег.

Например, при приезде на стажировку на немецкую фирму 26-летнего президента российского предприятия у сотрудников фирмы возникнут сомнения относительно их способности научить чему-то САМОГО ПРЕЗИДЕНТА!

Рекомендуем использовать при определении своей должности как можно менее пышные титулы и точнее определять круг должностных обязанностей.

Таблица 7.1

Сравнение основных видов устных самопрезентаций

Основные характеристики	Краткая устная самопрезентация	Развернутая устная самопрезентация
Ситуации, при которых возникает потребность в устной самопрезентации	При любом выступлении перед одной из целевых аудиторий.	При определении задач вашей стажировки на ее начальном этапе. При прохождении стажировки в специализированных отделах фирмы.
Цели самопрезентации	Представить ключевые области вашей должностной компетенции. Представить себя как руководителя, отвечающего за определенный участок работы на вашем предприятии.	Представить себя как специалиста, выполняющего определенные функции на вашем предприятии. Определить круг вопросов, рассматриваемых во время прохождения стажировки в данном подразделении фирмы. Помочь зарубежным коллегам подобрать соответствующие контактные лица от фирмы.
Рекомендуемая длительность	1 — 3 минуты	5 — 15 минут
Основное содержание	Фамилия, имя. Специальность. Должность и, кратко, основные функции.	Фамилия, имя. Специальность. Опыт работы. Имеющиеся знания и навыки. Место работы (название, профиль и месторасположение вашего предприятия). Должность и основные функции. Области, в которых у вас есть пробелы в знаниях. Проблемы, которые вы хотели бы решить с помощью зарубежных коллег.
Основные ошибки	Слишком длинная самопрезентация (более 3 минут). Акцент на моментах личного характера (семья, хобби и т.д.) Отвлечение на другие темы.	Нечеткая формулировка ваших проблем. Нежелание признаться в пробелах в ваших знаниях. Стремление приукрасить ситуацию на вашем предприятии или в вашем подразделении. Необоснованно негативная оценка ситуации на вашем предприятии, уничижительное отношение к вашему предприятию или его сотрудникам.

ГЛАВА 8. НАКАНУНЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ

8.1. ПРОВЕРКА СЕБЯ

Завтра вам предстоит презентация, к которой вы долго готовились. Имеется план, подготовлены слайды, отпечатаны тексты...

Тем не менее, рекомендуем еще раз все проверить:

1. 
   Вы записали презентацию в программе PowerPoint на нескольких носителях (флэш-карта, диск, дискета).
   
2. 
   Порядок слайдов соответствует логике Вашего выступления.
   
3. 
   Проверьте каждую копию размноженных текстов. Количество копий текста выступления достаточное, порядок страниц верный.
   
4. 
   Заготовьте себе "шпаргалку". Лучше всего — тонкую карточку формата А5, на которой КРУПНО и читаемо можно записать основные позиции выступления с соответствующими отсылками к слайдам и т.д.
   
5. 
   Вспомните еще раз, какими словами вы собираетесь открыть презентацию (3-4 предложения наизусть).
   
6. 
   Проверьте свою одежду.
   

Ваша одежда должна соответствовать событию. Никто не ожидает ваше­го появления во фраке, но и джинсы будут неуместны. Обычный деловой костюм вполне подойдет. Галстук обязателен. Вы должны выглядеть ухо­женно, поэтому брюки должны быть отглажены, а рубашка — свежей.

Женщинам не следует отвлекать участников остромодной или чрезмерно открытой одеждой. Яркая одежда и крупный рисунок также отвлекают.

Сильный запах даже самых модных духов или одеколона может быть приятен не всем участникам.

Имейте в запасе, даже в день выступления, не только носовой платок (очень нужная вещь — им так удобно вытирать со лба пот на первой презентации!). Мужчинам может понадобиться запасной галстук, а женщинам — колготки (именно эти предметы туалета почему-то особенно часто пачкаются и рвутся в самый неподходящий момент!)

Не советуем одевать абсолютно новые вещи — вы будете чувствовать себя в них неудобно.

8.2. ПРОВЕРКА ПОМЕЩЕНИЯ

Создайте себе "тайное преимущество" посредством тщательного и спокойного осмотра помещения, где будет проходить ваша презентация.

• Помещение. Обычно бывает заранее известно, в каком из помещений фирмы вы будете делать презентацию. Тем не менее, советуем его еще раз осмотреть: не появилось ли что-то, что помешает презентации (например, рядом начался ремонт и будет очень шумно).

При возможности, устраните помехи или замените помещение. Если у вас появится возможность выбора нового помещения, то рекомендуем не стремиться получить очень большую комнату: "в тесноте, да не в обиде" в определенной степени лучше, чем пять человек в актовом зале.

Определитесь, ЧТО, КТО и ГДЕ будет находиться и ОТКУДА можно будет взять то, что вам может понадобиться.

• 
  Расположение участников. Вспомните рис. 3.1 и определите свое собственное месторасположение во время презентации. В этом месте рядом с вами должен быть стол, на который вы положите свои материалы и как вы будете управлять презентацией во время показа.
  
• 
  Технические средства. Технические средства подлежат обязательной проверке.
  

• Дополнительные средства. Проверьте наличие всевозможных дополнительных средств, которые могут вам понадобиться: указка, фломастеры, карточки и булавки для пинвада, ножницы, клей и т.д.

• 
  Расстановка столов. Если вы обнаружите, что вам неудобен порядок размещения участников, то переставьте столы и стулья в удобном для вас порядке. Сделать это нужно накануне или, в любом случае, до появления в помещении участников презентации.
  
• 
  Прочее. Общепринято расставлять на столах, напротив каждого участника плотные карточки (на подставках или просто "домиком"), на которых участники напишут свои фамилии. Если такие карточки будут вам доступны, то расставьте их — вам не придется запоминать имена задавших вопросы и будет легче обращаться к любому из присутствующих. Положите на столы несколько толстых фломастеров для участников.
  

Тексты вашего выступления, проспекты вашего предприятия и другие материалы лучше всего также заранее положить на столы перед каждым участником. Если участники вам еще незнакомы, то можно разложить на столы и ваши визитные карточки.

Можно заранее написать тему вашего выступления на доске или флипчарте.

8.3. АУДИТОРИЯ

Подготавливая презентацию, вы ориентировались на определенную аудиторию участников. Можете ли вы быть уверены, что в день презентации вы встретитесь именно с нужной вам аудиторией?

Рекомендуем вам заранее проявить некоторую инициативу. Подготавливая свою первую презентацию, обсудите с вашим куратором по стажировке состав ее потенциальных участников. Вы будете еще недостаточно хорошо представлять, кого следует пригласить.

Хорошим шагом может быть подготовка письменного приглашения каждому участнику. Накануне презентации вам необходимо еще раз уточнить состав ее участников.

ГЛАВА 9. ПРОЦЕСС ПРЕЗЕНТАЦИИ

Можно выделить следующие основные части полномасштабной презентации:

• 
  открытие;
  
• 
  ваше выступление;
  
• 
  ответы на вопросы участников;
  
• 
  дискуссия;
  
• 
  заключение.
  

9.1. ВЫСТУПЛЕНИЕ НА ПРЕЗЕНТАЦИИ

ОТКРЫТИЕ

Открытие презентации обычно делается принимающей вас стороной. В других случаях вам предстоит самостоятельно начать свое выступление.

ВСТУПЛЕНИЕ

Шаг 1. Приветствие

Любая презентация начинается с приветствия участников. Оно может быть деловым или достаточно неформальным.

Характер приветствия определяется в зависимости от круга участников: должностной уровень, степень вашего знакомства, присутствие незнакомых участников, в том числе и не являющихся сотрудниками фирмы, количество участников (чем меньше их число, тем неформальнее может быть ваше приветствие, если, разумеется, речь идет не о высшем руководстве).

Могут использоваться общие обращения, например:


Уважаемые дамы и господа!

Уважаемые коллеги!

Уважаемый господин.../Уважаемая госпожа...!

Уважаемый господин доктор.../ Уважаемая госпожа доктор...!
Шаг 2. Цель

Вторым шагом открытия презентации является изложение

• 
  повода;
  
• 
  темы;
  
• 
  цели мероприятия, даже в том случае, если вы полагаете, что это уже из­вестно присутствующим.
  

Например:

«Темой моего выступления является система качества на нашем предприятии. Я хотел бы представить существующие проблемы и получить вашу поддержку в …»

"Сегодня я хотел бы представить наше предприятие. Полагаю, что ознакомление с его опытом и производственным потенциалом очень важно для возможного налаживания нашего сотрудничества в будущем".

Шаг 3. Порядок работы

Далее вы оглашаете своего рода "маршрут движения", чтобы участники презентации могли представить "цель маршрута". Для этого вы представляете:

• 
  основные структурные элементы презентации;
  
• 
  разбивку по времени;
  
• 
  информацию о том, какие дополнительные материалы получат участники (в случае необходимости).
  

Например:

"Мое выступление будет состоять из трех частей: описания кадрового потенциала нашего предприятия, существующей системы мотивации персонала и проблем в этой сфере. Полагаю, что это займет до 20 минут. После этого я с удовольствием отвечу на возможные вопросы. В случае вашей заинтересованности я буду готов передать вам дополнительные материалы по теме моего выступления. Я рассчитываю, что, вместе с дискуссией, мы будем работать не более одного часа, а если этого времени окажется недостаточно, то договоримся о следующей встрече".

Шаг 4. Совместная работа

Необходимо настраивать участников на активную совместную работу во время презентации. Это достигается, если вы:

• 
  Задаете по ходу презентации вопросы участникам.
  
• 
  Создаете личную сопричастность участников.
  
• 
  Покажете непосредственную пользу для участников.
  
• 
  "Провоцируйте" участников. "Провокацией" может служить, к примеру, выдвижение курьезного, парадоксального, смелого тезиса...
  

Дополнительные рекомендации к вступлению

• 
  Настройте себя положительно — думайте о чем-то приятном.
  
• 
  Прежде чем вы начнете говорить, установите зрительный контакт с аудиторией. Ваши слушатели воспримут это уже как обращение к ним.
  
• 
  Остановите затем взгляд на ком-либо, кого вы уже знаете. Это придаст вам дополнительную уверенность. Однако не пытайтесь "гипнотизировать" одного человека — включайте в сферу вашего внимания весь круг участников.
  
• 
  Говорить начинайте громко и четко (приветствие, представление, тема...).
  
• 
  Старайтесь избегать запинаний и особенно фраз-паразитов. Например, фраза: "Я как бы директор по маркетингу" повергнет иностранную аудиторию в полное недоумение относительно понимания с кем же в действительности они встречаются.
  

Таблица 9.1

Возможные помехи во вступлении

Помеха	Ваша реакция
Кто-то из участников входит в аудиторию с опозданием.	Не нервничайте! Короткого приветствия взглядом вполне достаточно.
Самый высокопоставленный участник опаздывает	Спросите у следующего по должностному положению о том, следует ли вам начинать выступление.
Кто-то из участников встал и вышел из аудитории	Не впадайте в панику! Продолжайте выступление
Кого-то вызвали из аудитории	Это вообще не ваша проблема
Кто-то из участников задает вопрос (вопросы)	Если вопросы касаются порядка проведения презентации, темы, понимания содержания, то принимайте их как должное!
Некоторые вопросы кажутся вам неуместными или мешающими	Можете в спокойной и доброжелательной манере предложить обсудить их позднее вне рамок презентации. Таким образом вы погасите агрессию и претензии, связанные с подобными вопросами.
Вам кажется, что кто-то ведет себя вызывающе	Не старайтесь отпускать в адрес этого участника саркастические замечания или высмеивать его вопросы—симпатии коллег будут не на вашей стороне... Не теряйте хладнокровия и спокойно продолжайте выступление.

ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ

Структура

Разумеется, только вы сами можете и должны определить содержание основной части вашего выступления. Важно, однако, раскрыть тему выступления не только с достаточной полнотой, но и в систематичной форме.

Рекомендуем разбить содержание основной части выступления на логически связанные основные пункты и подпункты. Одновременно подумайте, какой объем материала будут в состоянии воспринять ваши слушатели за запланированное вами время выступления.

Рекомендации к основной части выступления

Постарайтесь говорить свободно, даже если иностранный язык не является вашей "сильной стороной". Однако в вашем выступлении не должно быть очевидной заученности — вас собьет с пути первый же промежуточный вопрос. Единственный выход — тренировка.

Начинайте с представления структуры основной части (дайте общий обзор или представьте структуру на флипчарте или на слайде).

Целенаправленно используйте возможности своего голоса. Варьируйте его силу, тональность и темп речи для того, чтобы выделить существенные пункты, обратить внимание на логические связи, сконцентрировать внимание слушателей.

Стройте короткие и ясные предложения с целенаправленными паузами, особенно если вы проводите презентацию на иностранном языке.

Исключительно осторожно обходитесь с профессиональным жаргоном: как правило, его прямой перевод на иностранный язык невозможен! Специально изучите необходимые термины на иностранном языке.

Не пытайтесь скрывать вашу неуверенность в использовании иностранного языка. Не бойтесь говорить с ошибками, если вы не владеете языком в совершенстве. Не стесняйтесь переспрашивать, если вы не поймете вопрос.

Говорите в личной форме ("Я").

Не сдерживайте вашей жестикуляции. Активизируйте вашу жестикуляцию при необходимости.

Не стойте неподвижно. Однако не играйте карандашом, указкой и другими предметами. Пользуйтесь ими только для работы.

Таблица 9.2

Возможные помехи в основной части

Помеха	Ваша реакция
Вы забыли заранее заготовленную фразу	Опишите другими словами то, что вы намеревались сказать
Вы внезапно поняли, что сделали ошибку	Продолжайте говорить или поправьте себя, но не извиняйтесь
Происходит поломка технического средства	Постарайтесь отказаться от его использования. Если это не-I возможно, объявите краткий перерыв для устранения неполадки

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В заключение кратко сделайте еще раз обобщение наиболее существенных пунктов вашего выступления.

Избегайте ничего не говорящих заключительных формулировок типа: "На этом я заканчиваю", "На этом давайте завершим" и т.п.

Выразите личную благодарность слушателям за участие.

Если после выступления запланирована дискуссия и выделен сотрудник принимающей стороны, которому поручено ее ведение (так называемый модератор), то передайте ему слово.

9.2. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОБРАЩЕНИЮ С ТЕХНИЧЕСКИМИ СРЕДСТВАМИ

Следите за тем, чтобы показывались только те материалы, о которых в данный момент идет речь.

Следите за тем, чтобы по возможности все присутствующие могли видеть объект показа.

При объяснениях поворачивайтесь лицом к участникам, а не к доске.

Показывайте рукой (но не пальцем).

Не заслоняйте собой изображение.

9.3. ДИСКУССИЯ И ОТВЕТЫ НА ВОПРОСЫ

Как вести себя во время дискуссии

Возникновение вопросов и дискуссии по поводу вашего выступления не свидетельствуют о его неуспешности. Наоборот, это подтверждение того, что ваша презентация не оставила ее участников безразличными, т.е. проходит успешно.

Для того, чтобы дискуссия была успешной, она должна носить позитивный и предметный характер, представлять из себя объективное и обстоятельное обсуждение позиций, ведущее к решению проблемы. Столкновение амбиций с взаимными претензиями, упреками и обидами сторон недопустимо. Нельзя подменять объективное обсуждение предмета субъективным выяснением межличностных отношений оппонентов. Конфронтационный ход дискуссии ведет к конфликтам и вражде участников, а главное — к сохранению, а иногда и обострению проблемы.

Некоторые практические рекомендации:

1. Чаще становитесь на место противоположной стороны.

• 
  Делайте уступки по непринципиальным вопросам и проявляйте твердость в отстаивании принципиальных позиций.
  
• 
  Демонстрируйте непредвзятость в оценке мнений и позиций оппонентов.
  
• 
  Показывайте гибкость вашего подхода в оценке мнений и позиций оппонентов.
  
• 
  Отдавайте должное удачным фрагментам выступления и аргументам противника.
  

2. 
   Ни в коем случае не допустимо подменять обсуждение предмета дискуссии на выяснение межличностных отношений с оппонентами — критиканство, обиды, упреки, препирательство.
   
3. 
   Говорите на понятном всем языке или воспользуйтесь услугами переводчика. Использование нормативного языка: слов и выражений, представленных в известных национальных словарях. Нередко даже такие, казалось бы, распространенные выражения, как "затраты", "социальные выплаты", "дочернее предприятие", "филиал", "совместное предприятие" требуют дополнительного согласования, поскольку в национальных законодательствах разных стран за ними кроется несовпадающее содержание.
   

4. Язык тела и жестов:

• 
  не становитесь слишком близко к собеседнику;
  
• 
  стойте перед аудиторией прямо, слегка наклонив корпус вперед;
  
• 
  установите зрительный контакт с аудиторией;
  
• 
  не размахивайте руками и не суетитесь в ходе выступления;
  
• 
  держите руки свободно, не суйте их в карманы, показывайте аудитории ладони (открытость), а не их тыльную сторону.
  

ВОПРОСЫ И ОТВЕТЫ

Важнейшей и решающей частью дискуссии являются, как правило, вопросы и ответы, следующие за изложением позиций каждой из сторон.

Вопросы позволяют реализовать следующие задачи:

• 
  выявить или уточнить в благожелательной форме потребности и мотивы участников;
  
• 
  скорректировать собственную позицию;
  
• 
  мягко и бесконфликтно скорректировать позицию оппонента в соответствии с вашей позицией;
  
• 
  вовлечь партнера в активное обсуждение проблемы, сделать его соучастником ее решения;
  
• 
  создать атмосферу доверительности, поскольку партнер чувствует ваше желание пойти ему навстречу;
  
• 
  завоевать симпатию оппонента (людям нравится говорить о себе).
  

ГЛАВА 10. СОЗДАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ В ПРОГРАММЕ PowerPoint

Презентации с использованием программы PowerPoint давно стали стандартом в различных аспектах деловой жизни. Данная программа позволяет самостоятельно без помощи дорогостоящих специалистов составить сопровождение вашему выступлению, докладу. Программу может освоить любой пользователь, работающий с пакетом Microsoft Office.