Президентская программа подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства руководство по проведению деловых презентаций

• 
  вступление;
  
• 
  основная часть;
  
• 
  заключение.
  

При подготовке презентации рекомендуется начинать любое вступление с представления самого себя. Оно должно быть весьма кратким, если не является собственно целью презентации.

После представления необходимо сообщить участникам о том, какую цель преследует презентация.

Вступление должно далее содержать краткое описание того, о чем будет говориться в основной части.

Основная часть выступления призвана передать участникам необходимый объем информации, требующейся для достижения его цели.

Например, презентация предприятия может иметь, среди прочих, следующие цели: экспорт продукции, поиск решения задачи оптимизации структуры управления. Очевидно, что основная часть выступления для этих двух случаев будет совершенно разной.

Опытные презентаторы рекомендуют упомянуть вновь главные положения основной части выступления в его заключении. Наконец, может быть высказано пожелание выступающего к аудитории.

Например, руководитель отдела персонала закончил свое выступление перед коллегами, сказав: "Надеюсь, что у вас сложилось представление о проблемах, с которыми мы сегодня сталкиваемся на нашем предприятии. Я очень надеюсь на вашу коллегиальную поддержку".

Составные части выступления должны быть логически связаны друг с другом. При этом желательно избегать возвращения к уже сказанному. Повторения тем более нежелательны. В связи с этим рекомендуется составить простой графический план выступления.

На рис. 2.2 приведен один из возможных вариантов плана выступления, посвященного проекту совместного производства нового продукта с потенциальным партнером.

При планировании выступления и его подготовке очень часто возникает желание успеть сказать как можно больше. Постарайтесь уже на стадии планирования выступления разбить все материалы на три части:

А — то, без чего нельзя обойтись: это и есть ваше выступление.

В — то, что желательно включить: это может пригодиться при необходимости внесения уточнений, разъяснений, а также при ответах на возможные вопросы.

С — то, что вы хотели бы показать дополнительно, если будет возможно: это ваш резерв "на всякий случай.


Рис. 2.2. Возможный вариант плана выступления, посвященного проекту совместного производства нового продукта с потенциальным партнером
Уже на стадии планирования выступления рекомендуем обратить большое внимание на его язык. Обычно неопытные выступающие стараются произвести наилучшее впечатление, "жонглируя" большим количеством специальных терминов, стараясь высказать простые мысли самым сложным наукообразным способом.

Старайтесь формулировать свое выступление с помощью простых и ясных слов. Избегайте усложнений и "высокого стиля". В то же время примитивное изложение также деструктивно.
Текст

В дополнение к устному выступлению рекомендуется иметь его текст. По объему этот текст может соответствовать выступлению, быть больше (расширенные материалы) или меньше (краткий реферат) выступления.

Текстовый материал, как и выступление, должен подготавливаться выступающим самостоятельно. Это позволяет исключить появление в тексте несовпадений с устным сообщением, устаревших данных, ошибок и опечаток.

Пример 1. "Вы сказали, что оборот вашей фирмы составляет... А в тексте стоит совсем другая цифра!". — "Этот материал мне приготовила бухгалтерия. Я думаю, что они взяли цифры из прошлогоднего отчета. То, что я сказал, правильно".

Пример 2. Во время устной презентации своего предприятия, выступая в одной и той же аудитории, три сотрудника привели три различные цифры количества его работников: 8, 10 и 12 тысяч человек! Участники презентации были несказанно удивлены стремительным ростом занятости, поскольку выступления презентаторов происходили с интервалом всего 5 минут. Тексты материалов также содержали три упомянутые цифры.

Следует избегать чрезвычайно большого объема текстовой части. Возможно, что слушатели не будут иметь времени не только для его детального изучения, но и для прочтения вообще.

Существует и другая опасность: получив текст перед началом презентации, участники могут увлечься его чтением и прослушать важные положения выступления.

Очень часто участникам раздаются только дополнительные материалы, на содержание которых ссылается в своем выступлении презентатор: разного рода таблицы, документы, отчеты и т.д.