Техническое задание
на автоматизацию процессов управления и учета
в фитнес центрах ЗАО "МЕДСИ ФИТНЕС"
Утверждаю
Руководитель БЕ «ФИТНЕС»
Лобанова А.А._______________
Содержание
1.Введение 4
1.1.Назначение документа 4
1.2.Резюме 4
1.3.Определения и сокращения 4
2.Общее описание 4
2.1.Описание Системы 4
2.1.1.Цели и задачи Системы 4
2.1.2.Пользователи Системы 5
2.1.3.Общие ограничения 5
3.Специфические требования 6
3.1.Функциональные требования к Системе 6
3.1.1.Модули Системы 6
3.1.2.Интеграция с другими системами 8
3.2.Нефункциональные требования к Системе 9
3.2.1.Требования к безопасности 9
3.2.2.Требования к гарантийному обслуживанию 9
3.2.3.Требования к выполнению работ 9
3.2.4.Требования к аппаратному и программному обеспечению 10
3.2.5.Требования к Интегратору 10
3.2.6.Требования к коммерческому предложению 10
Введение Назначение документа
Назначение настоящего Технического задания на автоматизацию процессов управления и учета в фитнес-центрах ЗАО "МЕДСИ ФИТНЕС", именуемой в дальнейшем Заказчик, состоит в описании требований к информационной системе.
В настоящем Техническом задании отражено следующее:
Цели и задачи информационной системы;
Описание системы;
Область действия;
Функции информационной системы;
Функциональные требования к системе;
Ограничения к системе.
Резюме
Данный документ представляет собой Техническое задание на автоматизацию процессов управления и учета в фитнес центрах, далее Система.
Техническое задание содержит в себе информацию по следующим разделам:
Введение. Данный раздел содержит вводную информацию, касающуюся назначения документа, и обобщающую информацию о разделах документа.
Общее описание. В данном разделе ставится основная цель и задачи, решаемые Системой, освещаются базовые требования для реализации всего проекта, описывается информационная система и ее основные функции, дается характеристика пользователей и перечень основных ограничений к системе.
Специфические требования. Данный раздел посвящен описанию основных требований Заказчика к Системе. Структурно раздел состоит из следующих подразделов:
Функциональные требования. В данном подразделе раскрываются цель и задачи Системы.
Нефункциональные требования. Подраздел включает в себя описание основных требований к действиям по проектированию и вводу Системы в эксплуатацию.
Определения и сокращения
Термин
|
Описание
|
Интегратор
|
Компания, реализующая проект
|
Общество
|
ЗАО "МЕДСИ ФИТНЕС"
|
Система
|
Система автоматизации процессов управления и учета в фитнес-центрах
|
Клуб
|
Велнес-клуб «КАСКАД» г. Москва, ул. Рочдельская, д. 22
|
Общее описание Описание Системы Цели и задачи Системы
Целью разработки и внедрения Системы является:
Ведение клиентской базы клуба;
Планирование и анализ деятельности клуба;
Получение отчетов о работе клуба с требуемой детализацией.
Система должна решать следующие задачи:
Вести учет:
Посещений Клиентов;
Денежных расчетов с Клиентами;
Рабочего времени сотрудников;
Накопительных скидок и депозитов;
Выполненных услуг;
Продажи товаров;
Текущих расходов Клуба;
Состояния склада;
Управлять:
денежными потоками;
ценовой политикой;
загруженностью залов;
загруженностью сотрудников;
закупками;
Планировать:
посещения Клиентов;
групповые занятия;
закупки товаров.
Пользователи Системы
Систему планируется использовать на рабочих местах административного персонала Клуба. Планируемое количество автоматизированных рабочих мест – 15
Общие ограничения
Интеграция Системы с информационными системами ЗАО «Группа компаний «Медси» находится за границами проекта.
Специфические требования Функциональные требования к Системе Модули Системы
Система должна состоять из следующих модулей:
Работа с клиентами:
Ведение базы клиентов с фотографиями, с разбивкой по определенным сегментам и группам, для дальнейшего анализа статистики посещений;
Карта клиента (ФИО, контактные данные, информация о выданных справках, наличие клубных пластиковых карт, активные абонементы, история посещений, резервы занятий, привязка метки-идентификатора клиента);
Управление абонементами (управление набором услуг при продаже, продажа, активация, заморозка, продление и полная блокировка абонемента, передача другому клиенту, объединение/разделение лицевых счетов);
Учет посещений клиентов фитнес клуба (списание тренировок и других услуг фитнес клуба с действующих абонементов, учет разовых посещений, статистика посещений по клиентам, статистика посещений по услугам и другие отчеты, которые существуют на данный момент в текущей клубной программе «A&A»);
Предварительная запись на групповые занятия и индивидуальные тренировки;
Использование пластиковых карт для идентификации клиента (штрихкодовые, магнитные, бесконтактные);
Выдача дисконтных карт (например: золотая, серебряная и т.д.);
Учет услуг аренды шкафчиков и ячеек;
Работа с корпоративными клиентами (организациями);
Возможность самостоятельного создания и печати клубных карт на специализированном оборудовании;
Печать договоров и контрактов из настраиваемых шаблонов.
Учет финансов:
Касса (приходные и расходные ордера с различными видами операций);
Банк (поступление на счет и списание со счета);
Лицевые счета клиентов (депозиты) с возможностью ведения нескольких видов лицевых счетов для одного клиента;
Взаиморасчеты с подотчетными лицами.
Управление персоналом:
Планирование графика работы сотрудников;
Планирование графика дежурств сотрудников;
Планирование сетки расписания групповых уроков
Учет замены сотрудников отделения Групповых программ
Учет фактически отработанного времени работы персонала;
Установление личного плана по сотрудникам, как в количественном, так и в денежном эквиваленте, в зависимости от категории сотрудника
Управленческий расчет зарплаты (различные виды начислений – оклад, фиксированная часть, тариф за выход, категории сотрудников, тариф за посетителей, различный процент от стоимости оказанных услуг, процент от продажи абонементов, процент от продажи товаров и многие другие). Начисление регламентированной заработной платы и расчет регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда рекомендуется выполнять с помощью программы "1С:Бухгалтерия 8" или "1С:Зарплата и управление персоналом 8";
Разработка форм отчетов по заработной плате и рабочим времени (табель, график), в соответствии с утвержденными формами в Компании.
Наличие личной карточки сотрудника (ФИО, должность, дата трудоустройства , система оплаты труда, категория и прочее).
Анализ эффективности работы персонала.
Учет запасов на складе
Поступление товаров на склад;
Учет запасов по партиям;
Розничная продажа товара клиентам;
Списание материалов по нормам;
Контроль критических остатков;
Проведение инвентаризации;
Подсистема производства (технологические карты производства, списание ингредиентов в момент продажи с расчетом себестоимости).
Проведение маркетинговых мероприятий
Рассылки SMS-сообщений клиентам;
Рассылки электронных писем клиентам;
Проведение различных маркетинговых опросов клиентов в целях улучшения качества работы фитнес клуба и привлечения новых клиентов;
Предоставление скидок и дисконтных программ (гибкая система скидок: дисконтные карты, накопительные дисконтные карты, по сумме посещения, подарки для клиентов, бонусы и другие);
Анализ эффективности источников привлечения клиентов (рекламы).
Ведение аналитики о работе фитнес клуба
Отчеты по клиентам (соотношение притока и оттока клиентов, взаиморасчеты с клиентами, обязательства по абонементам, статистика посещений, популярность абонементов по посещениям, посещаемость занятий и другие отчеты);
Аналитика финансовых результатов (прибыль, прибыль по клиентам, прибыль по сотрудникам, затраты);
Отчеты по складу (остатки товаров на складах, критические остатки - необходимо обеспечить, товарный отчет - ТОРГ 29 и другие отчеты);
Анализ работы сотрудников (рейтинг сотрудников по количеству обслуженных клиентов, рейтинг сотрудников по постоянным клиентам, план-фактный анализ отработанного времени и другие отчеты);
Контроль работы клуба через Интернет.
Автоматизация сетей фитнес клубов
Работа через тонкий клиент;
Работа в веб-браузере.
Интеграция с другими системами
Система должна быть интегрирована с системой бухгалтерского учета «1С:Бухгалтерия 8»;
Система должна быть интегрирована с системой кадрового учета и расчета заработной платы «1С:Бухгалтерия 8».
Перечень подключаемого оборудования:
Фискальные регистраторы.
Сканеры штрихкода.
Считыватели магнитных и бесконтактных карт.
Эквайринговые терминалы.
Веб-камеры.
Системы контроля управления доступом
Нефункциональные требования к Системе
Требования к безопасности
При проектировании Системы необходимо учитывать следующие требования:
• протоколирование операций чтения и обновления документов;
• ограничение доступа к объектам системы на основе назначенной роли;
• режим жесткого разграничения доступа к объектам системы на право создания, чтения, редактирования.
Требования к гарантийному обслуживанию
Гарантия на все доработки Интегратора должна составлять не менее 5 (пяти) месяцев с момента принятия Системы в промышленную эксплуатацию;
Интегратор должен провести первичное обучение выделенных сотрудников Заказчика (не мене 5 сотрудников) с последующий аттестацией и иметь свою собственную базу для последующего проведения обучения сотрудников Общества по мере необходимости;
Гарантийное обслуживание должно состоять из:
удаленных консультаций сотрудников Общества Интегратором (по телефону, электронной почте, с приведением конкретных примеров разработки в Системе при необходимости);
выездов сотрудников Интегратора для решения проблем и консультирования «на месте».
Требования к выполнению работ
За общие результаты работ по интеграции и выполнение необходимых доработок Системы несет ответственность Интегратор.
В ходе выполнения работ по внедрению Системы должны быть загружены из файлов формата Excel следующие данные:
Список активных и замороженных клиентов на момент внедрения;
Информацию по лицевым счетам;
Информацию по клип картам и чекам;
Информацию по платным и бесплатным блокам с остатками и срокам;
Список Исполнителей по подразделениям;
Список должностей исполнителей
Активный прейскурант услуг;
Активные шаблоны клиентов;
Номера клиентских карт;
Анкетные данные клиентов;
Корпоративные клиенты.
Требования к аппаратному и программному обеспечению
Серверная часть Системы должна корректно функционировать на платформе x86-64 под управлением операционной системы Microsoft Windows Server 2008;
В рамках выполнения данного проекта закупка лицензий на серверное программное обеспечение и базы данных Microsoft не требуется.
Требования к Интегратору
Интегратор должен:
Иметь подтвержденный опыт (не менее 1 года) успешного внедрения и технической поддержки информационных систем для фитнес центров;
Иметь в штате квалифицированных разработчиков и консультантов;
Иметь в штате квалифицированных руководителей проектов;
Иметь опыт интеграции систем на платформе «1С:Предприятие 8».
Требования к коммерческому предложению
Коммерческое предложение Интегратора должно состоять из следующих разделов:
Опыт по внедрению аналогичных продуктов на рынке (не менее 1 года);
Состав проектной команды со стороны Исполнителя с детальным резюме каждого участника;
Календарный план работ с достигаемыми результатами и стоимостью;
Расчет стоимости работ;
Стоимость календарного года по обслуживанию Системы после принятия в промышленную эксплуатацию.
Утверждаю
Руководитель БЕ «ФИТНЕС»
Лобанова А.А._______________
|
