265-151-902 «Профи»: обобщение опыта работы по обучению дополнительной рабочей профессии секретарь-референт
Скачать 1.7 Mb.
|
Правило № 3. Имидж секретаря-референта.Имидж - это реальное или воображаемое представление о фирме - складывает из фирменного стиля, который, в свою очередь, включает оформительский и деловой стиль. Разумеется, фирменный стиль будет эффективно воздействовать на клиентов лишь при условии безупречности качества производимых фирмой товаров работ, оказываемых услуг. Но не в меньшей мере его эффективность зависит от дирекции и работников фирмы и в первую очередь - от секретаря. Специфика секретарской работы состоит в операциях с документами и многочисленных контактах с людьми, как непосредственных, так и по телефону, телетайпу, с помощью переписки. Причем, как правило, эти функции приходится осуществлять параллельно с выполнением нескольких, подчас даже не связанных между собой работ и поручений. Это предполагает умение правильно распределять внимание, быстро и безошибочно переключаться с одного объекта на другой, оперировать с техникой и одновременно вести прием посетителей. И все надо делать на высоком профессиональном уровне, без нервозности, интеллигентно, тактично, доброжелательно и дипломатично. У секретаря тоже должен быть свой имидж. Под ним в данном случае надо понимать опрятный, красивый, но не броский внешний вид, умение держаться в деловой и неформальной обстановке, высокопрофессиональный стиль работы с документами и общения с людьми, содержание в порядке рабочего места и подсобных технических средств, внятную, грамотную и тактичную речь, бережное отношение к людям, хорошее настроение и, как венец всего, - укрепление авторитета фирмы, ее репутации у клиентов. Правило № 4. Профессиональные и личные качества помощникаруководителя.Работа секретаря-референта отличается быстроменяющейся ситуацией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения и необходимостью часто вести параллельно несколько видов работ, многообразием контактов. Поэтому при приеме на работу секретаря-референта предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требования к деловым и личным качествам. К деловым качествам прежде всего относятся профессиональные навыки, т.е. секретарь-референт должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовленным. Сегодня секретарей-референтов готовят как в высших учебных заведениях, так и техникумах-колледжах. Готовят секретарей и на многочисленных и краткосрочных курсах. Потребность в обучении секретарей в стране велика. Секретарь-референт должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, т.к. именно на него падает организационное обслуживание руководителя фирмы. Он обязан обеспечить своевременность подготовки совещания, приема, оформление документа и т.д. Не менее важно такое качество секретаря, как ответственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет выполнено в срок. Секретарь-референт должен отличаться инициативностью, умением принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каждому поводу. При подборе секретарей-референтов на одном из первых мест выдвигается требование сохранение служебной тайны, умение в разговоре проявить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу фирмы- это всегда ценится в сотруднике. К важнейшим качествам секретаря-референта относится - пунктуальность. Особенно большое значение имеет своевременность предъявления документов и информации для принятия решения, организация встреч, совещаний. Секретарь-референт никогда ничего не забудет и своевременно проинформирует, напомнит, организует. Секретарь- референт должен обладать умением предвидеть напряженные ситуации и уметь детально спланировать работу в этот момент. Работа секретаря-референта никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме, организации. Преданность в работе основное качество для идеальных отношений с руководителями.
Для выработки деловых качеств, требуется ряд личных качеств, без которых нельзя стать профессионалом. Из них на первое место следует поставить умение адаптироваться, т.е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно выполнять несколько поручений. Медлительному работнику сложно справится с многообразными обязанностями секретаря. Не менее важная черта характера - коммуникабельность - т.е. способность легко устанавливать контакты, связи. Замкнутому, малообщительному человеку трудно работать секретарем, учитывая необходимость общения с большой группой людей. К личным качествам, необходимым секретарю, относится любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ведении телефонных переговоров. Именно эти качества создают атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки. В  нешний вид секретаря-референта должен всегда отличаться опрятностью, умением одеваться с учетом деловой обстановки. К личным качествам секретаря-референта следует отнести и его стремление к постоянному пополнению и совершенствованию как общих, так и профессиональных знаний референта. Приложение 3 ТЕХНОЛОГИЯ ОПЫТА ЧЕРЕЗ ПРИЗМУ ПЕДАГОГИЧЕСКИХ ТЕХНОЛОГИЙ, ИСПОЛЬЗУЕМЫХ В ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ПОДГОТОВКЕ «СЕКРЕТАРЯ –РЕФЕРЕНТА» МЕТОДИЧЕСКАЯ ТЕМА ДОКЛАДА: ИСПОЛЬЗОВАНИЕ ТЕХНОЛОГИИ ПОРТФОЛИО И ИКТ ТЕХНОЛОГИИ НА ЗАНЯТИЯХ ОБЩЕПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ЦИКЛА ПО ФОРМИРОВАНИЮ ПРОФЕССИОНАЛЬНЫХ КОМПЕТЕНЦИЙ  Как известно, в педагогической практике технология «портфолио» рассматривается чаще всего как формирование у обучаемых ключевой компетенции: составление папки своих достижений. Действительно, это педагогическая технология формирует целенаправленность, системность, самостоятельность, интеллектуальные умения и т.д. Однако буквальный перевод portfolio с английского – «папка для документов». Это натолкнуло меня на мысль спроектировать педагогическую технологию «портфолио» как формирование пакета документов на заданную тему. Тем более, что формирование такого пакета с учетом полноты, логики, системности, оформления является одной из важных профессиональных компетенций специалиста. В моем случае хотелось бы определить тему как «Портфолио профессии «Секретарь-референт»». При этом я исходила из того, что работа над проектом позволит интегрировать знание дисциплин общепрофессионального и специального циклов, деятельность в группе будет способствовать развитию коммуникативности, самостоятельности, а ее практикоориентированный характер повысит ответственность за результаты труда. Работа по реализации проекта состояла из трех этапов: подготовительного, практического, заключительного. На каждом из этапов поставлены задачи, выявлены проблемы, определено содержание деятельности, спрогнозирован результат. Так, задачей первого этапа стало формирование группы, участвующей в реализации проекта, обсуждение содержания портфолио, распределение обязанностей. Было установлено, что для того, чтобы портфолио было эффективным, в нем должна быть полная информация о содержании образовательного процесса, достижениях выпускников, возможностях непрерывного образования по профессии, востребованности на рынке труда. На втором этапе проводилась непосредственная работа по формированию информации по вышеназванным направлениям. На основании анализа образовательного и профессионального стандартов выделялись компетенции секретаря-референта, разрабатывалось и проводилось анкетирование работодателей, успешных выпускников техникума, обобщались возможности непрерывного профессионального образования. Особое место отводилось информации о самом техникуме: о возможностях развития интересов и способностей студентов. Вся информация оформляется в бумажном и электронном виде. При этом наряду с содержательностью слайдов требовалось их эстетичное, выразительное оформление. На третьем, заключительном, этапе в результате анализа всей информации появилось целостное представление о портфолио. Его основные составляющие: Введение 1. Должностные обязанности секретаря-референта 2. Паспорт профессии 3. Рабочая программа 4. Профессиональные и ключевые компетенции 5. Организация производственного обучения и учебной практики 6. Качества, препятствующие эффективности профессиональной деятельности 7. Дресс-код секретаря Такое портфолио активно используется для знакомства с профессией. После окончания работы было проведено анкетирование участников проекта, которое показало, что работа для них была интересной и познавательной. Она позволила интегрировать деятельность обучающихся и преподавателей, привлеченных к ней, повысить у студентов мотивацию в изучении отдельных дисциплин, помогло обучающимся более глубоко овладеть информационными технологиями. Из анкетирования выявлено, что благодаря портфолио получили более полное представление об избранной профессии. Опрос работодателей показал, что выпускники в своей деятельности успешно справляются с составлением папок документов на другие профессионально значимые темы. Таким образом, были достигнуты цели, поставленные при проектировании данной педагогической технологии: для вновь поступающих – создание условий для осознанного выбора профессии, для участников проекта – содействие формированию профессиональной компетентности. Одной из современных инноваций в преподавании является применение информационных технологий. Их актуальность во многом связана с тем, что в настоящее время мир осуществляет переход от индустриального общества к информационному. В отличие от печатных изданий электронные средства информации имеют нелинейную структуру. Работая с электронными средствами информации, студенты выстраивают свой маршрут поиска информации, следуя по гиперссылкам, которые устанавливают связь между файлами. В электронных изданиях больше нетекстовой информации: интерактивных моделей, карт, аудио- и видеоконтинента. Включая электронные средства и процесс обучения, преподаватель формирует у студентов умение пользоваться поисковыми системами, выделять главное, структурировать информацию, переводить ее из графического вида в символический, из символического – в вербальный и наоборот. Электронная презентация может быть рассмотрена как логически связанная последовательность слайдов, объединенных одной темой и единым оформлением. Электронная презентация – дидактическое средство обучения, ее применение – наглядный метод обучения. Она выполняет те же функции, что и любой наглядный управленческую, мотивирующую, воспитательную, развивающую. Прежде чем применять электронную презентацию, необходимо задуматься, какие задачи могут быть решены с ее помощью, почему лучше использовать ее, а не другие традиционные средства обучения. Я в своей работе часто использую презентации. На занятиях они могут применяться на различных этапах урока и, соответственно, решать разные задачи: - актуализировать знания студентов; - иллюстрировать объяснения; - способствовать созданию проблемной ситуации. Для актуализации знаний обычно используется небольшой видеоряд, который напомнит студентам изученное на прошлом занятии. Чтобы студенты лучше вспомнили изученный материал, можно привести несколько кадров из предыдущей презентации для активизации их ассоциативной памяти. При объяснении нового материала возможности презентации особенно велики. Последовательность показа и логика построения слайдов зависят от целей, поставленных преподавателем, содержания изученного материала, планируемых способов работы на занятии. Кроме того, необходимо учитывать особенности группы и предпочтения самого преподавателя. Довольно часто презентации используются на занятиях по обобщению и систематизации знаний. Здесь они помогают сравнивать изученный материал, выявлять общие признаки, определять место изученного материала в уже имеющейся у студентов системе знаний. На обобщающих занятиях эффективно использовать просмотр электронных презентаций, созданных студентами. На занятиях по дисциплине «Документационное обеспечение управления» и «Экономика», курсах подготовки «секретаря-референта» можно сочетать имитационный метод (анализ конкретных ситуаций) и презентацию. Созданные студентами презентации могут быть использованы в дальнейшей работе, их можно применять и при отработке пропущенных занятий. Таким образом, с помощью информационных технологий преподаватель может выполнить поставленную перед ним задачу подготовки выпускников, умеющих: - гибко адаптироваться в меняющихся жизненных ситуациях; - самостоятельно приобретать необходимые знания и применять их на практике; - грамотно работать с информацией; - работать в коллективе в различных областях деятельности и ситуациях; - предотвращать конфликтные ситуации или грамотно выходить из них; - работать над развитием собственной нравственности, интеллекта, культурного уровня. В последнее время имеет возможность проводить тестирование в сфере профессионального образования при помощи Интернета. Интернет-экзамены способствуют углубленному изучению материала и эффективному контролю знаний студентов. По многим темам созданы зачетные контролирующие программы. На протяжении занятия обучающийся работает один за компьютером, отвечая на поставленные вопросы контролирующей программы в этом же документе. Поскольку программа защищена паролем, следующий отвечающий начинает работу в этом документе с заново поставленными вопросами. Предложенная методика проведения зачетной работы обеспечивает мониторинг образовательных достижений по данной теме, обучающиеся сами могут оценить уровень своей подготовки. Это помогает мне при выставлении оценок. Для реализации структурных элементов урока в каждом компьютере сформированы файловые папки, в которых не только изложен новый материал, но и составлено практическое задание на каждый раздел. При проведении контрольных работ в эти же папки вкладывается материал контрольных работ по вариантам. Но если Вы до сих пор сомневаетесь в вопросе использования на своих уроках ИКТ, то вот Вам десять «ЗА»:
Одно «ПРОТИВ» – время! Конечно, работа за компьютером и составление презентаций к урокам, подбор видеофрагментов, поиск нужной информации занимает большой объем времени, но хочется сказать, что времени не хватает тому, кто ничего не делает. Использование ИКТ-технологий в моей педагогической практике происходит по нескольким уровням: Создание и применение на учебном занятии и во внеклассной деятельности мультимедийных презентаций; Использование электронных учебников; Использование Интернет-ресурсов; Создание печатного дидактического материала в программе Publisher (компьютерная верстка). Подготовительным этапом для целенаправленного внедрения ИКТ-технологий в педагогический процесс послужили курсы повышения квалификации. Результатом системной работы по использованию ИКТ-технологий в преподавании «Документационного обеспечения управления» послужило создание личной медиатеки преподавателя, куда вошли: 1. Электронные учебники, тетради по практике 2. Банк авторских мультимедийных презентаций 3. Авторские практикумы, созданные в программе Publisher (компьютерная вёрстка печатных материалов) Важно анализировать свою работу, собственные успехи, обобщать и систематизировать педагогические достижения, объективно оценивать свои возможности, увидеть способы преодоления трудностей и достижения более высоких результатов. При этом способы решения профессиональных задач, тактика и стратегия профессионального поведения преподавателя могут существенно различаться. Таким образом, активизация учебно-познавательной и мыслительной деятельности обучающихся на занятиях способствует формированию активной жизненной позиции как главного условия самоопределения, самовыражения и самоутверждения личности в жизни, реализации личных планов студентов, что и является одним из главных условий подготовки конкурентоспособного специалиста. Приложение 4 УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ «СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ» В учебном пособии анализируется многогранная организационная деятельность секретаря-референта в части поддержки оперативной работы руководителя, участия в подготовке и проведении совещаний, приема посетителей и делегаций, ведения телефонных переговоров и др. Подробно рассматриваются вопросы законодательного и нормативно-методического регулирования деятельности секретаря-референта, психологические аспекты его взаимодействия с руководителем и сотрудниками организации, оптимальные условия труда. В пособии предлагаются деловые игры, тесты, анализируются управленческие ситуации. Для учащихся учреждений начального профессионального образования повышенного уровня, обучающихся по профессии "Секретарь-референт". Может быть полезно для студентов средних профессиональных учебных заведений. |
Похожие:
 | Конспект урока по профессии «Секретарь-референт» III курс группа... Образовательная: Практическое применение усвоенного материала; знание общих принципов работы табличного процессора Excel, умение... | | Методические рекомендации для участников муниципального конкурса... Информационная карта педагогического опыта участника муниципального конкурса «профи» ( номинации «Учитель года», «Воспитатель года»)... |
 | Программа профессиональной подготовки для детей по профессии «секретарь» Курс профессиональной подготовки для детей по профессии «Секретарь» предназначен для учащихся старших классов общеобразовательных... | | Среднего профессионального образования «трубчевский автомеханический... «Личностно-ориентированный подход на уроках производственного обучения по профессии «Повар, кондитер» |
| Основные направления работы, их актуальность и результаты: обобщение педагогического опыта В первые годы начинающему педагогу подчас бывает трудно определиться с темой своей работы с учениками. Из своего 12-летнего опыта... | | Аннотация рабочей программы огсэ. 05. «Башкирский язык» Направление подготовки Рабочая программа учебной дисциплины является частью основной профессиональной образовательной программы в соответствии с фгос по... |
| Опыта: «Воспитание и развитие коммуникативно ориентированной личности... Обобщение и распространение опыта работы учителя немецкого языка Гамаюновой Л. В | | Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... Справочник экономиста", "Секретарь-референт", консультант горячей линии "Профессионального издательства". За последнее десятилетие... |
| Т. А. Селезнева. Секретарь-референт в структуре управления Это мнение не вполне верно. Действительно, должность секретаря в административном управлении появилась впервые в США в 1789 г. В... | | Библиотека и молодежь: поиск идеальной модели. Обобщение опыта работы... Тюрми Е. С. Библиотека и молодежь: поиск идеальной модели. Обобщение опыта работы с молодежью в библиотеке А. Аалто |
| Обобщение опыта работы учителя химии моу сош №4 г. Собинка Бурдиной Н. Ю. Собинка, 2013 г А. В., работа на кафедре теории и методики воспитания випкро под руководством Поповой И. Н., прохождение курсов повышения квалификации... | | Объединенне учителей математики и Обобщение опыта работы по проблеме: Активизация познавательной деятельности учащихся |
| Программа проведения областного семинара «Электронная школа» Цель: Обобщение опыта работы маоу лицея №14 в рамках работы федеральной и областной экспериментальных площадок по использованию цифровых... | | Анализ по итогам работы Горбатко О. В. 2009-2010 учебный год Показатель результата (разработка материалов, выступление, обобщение опыта и т д.) |
| Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... Администрация муз «Родильный дом №1» города Дзержинска Нижегородской области представляет номинанта в городском конкурсе профессионального... | | Обобщение опыта работы по использованию на уроках истории современных образовательных технологий Дробно – рациональных функций и построение их графиков с использованием прикладных и инструментальных программных средств |
