265-151-902 «Профи»: обобщение опыта работы по обучению дополнительной рабочей профессии секретарь-референт

Особенности служебного телефонного разговора

• 
  уметь узнавать настроение собеседника по первым нот-
  кам его голоса;
  
• 
  уметь артистично "выкручиваться" в сложных ситуациях;­
  
• 
  уметь поставить человека на место, не повышая голоса;
  
• 
  уметь стоять на своем и не поддаваться на уговоры;
  
• 
  уметь обольщать (такая тактика обезвредит любого разочарованного звонящего, будь то лицо высокого ранга или "птица невысокого полета»). Частые телефонные звонки в офисе – один из показателей процветания фирмы, и секретарю их надо воспринимать как можно радушнее.
  

• 
  Следует тщательно продумать и четко представить цель звонка; определить вопросы, которые следует решить с абонентом; предварительно подготовить все необходимые документы, которые могут потребоваться по ходу разговора; уточнить фамилию, имя, отчество, должность нужного абонента, чтобы избежать искажения. Перед звонком обязательно продумайте свою речь и сделайте себе пометки.
  

Телефонограмма

• 
  
  передаваемая телефонограмма составляется в одном экземпляре;
  
• 
  текст телефонограммы должен быть лаконичным, без труднопроизносимых слов;
  
• 
  после составления телефонограмма должна быть проверена и подписана руководителем организации;
  
• 
  во избежание ошибок следует четко произносить даты, время, суммы, вопросы, подлежащие обсуждению, и т. п.;
  
• 
  после передачи текста в телефонограмму вносятся должность, инициалы и фамилия лица, принявшего телефоно­грамму, и время передачи;
  
• 
  если телефонограмма передается нескольким фирмам, то к ней прилагается список этих фирм с соответствующими номерами телефонов.
  

• 
  название организации и номер ее телефона;
  
• 
  текст телефонограммы;
  

• 
  должность, инициалы и фамилию лица, подписавшего телефонограмму, а также лица, ее передавшего;
  
• 
  дату и время приема.
  

• 
  дата выдачи;
  
• 
  должность;
  
• 
  место командировки;
  
• 
  цель;
  
• 
  срок командировки;
  
• 
  дата и номер приказа.
  

1. 
   обеспечить запись посетителей на прием в журнале учета посетителей;
   
2. 
   рассмотреть поступившие к руководителю от посетителей письменные материалы, учесть их в журнале.
   

• 
  время начала совещания;
  
• 
  тема (повестка дня совещания);
  
• 
  место проведения совещания;
  
• 
  продолжительность совещания;
  
• 
  состав участников совещания.
  

1. 
   Уточняются дата, место и время проведения совещания;
   
2. 
   Составляются повестка дня , списки участников и докладчиков совещания;
   
3. 
   Продумывается перечень работ, которые должны быть выполнены службами предприятия при подготовки совещания.
   
4. 
   Составляется текст приглашения (название организации, характер совещания, время, дату и место его проведения, рассматриваемые вопросы, инициалы и фамилию приглашаемого. Подписывает приглашение руководитель).
   
5. 
   Подготовка оборудования помещения для проведения совещаний (стулья, столы, меловой или маркерной доской, экраном, микрофоном, трибуной.
   

6. 
   Ведется регистрация участников, начинается регистрация за 30 минут до начала совещания и заканчивается за 5 минут до начала заседания.
   
7. 
   Если секретарь принимает участие в работе совещания ему может быть поручено ведение протокола. В этом случае он должен предварительно уточнить у руководителя какой вид протокола необходим – краткий или полный (ход совещания с точной записью выступления участников и формулировки решений).
   

• 
  канцелярский стол с придвижной тумбой, подъемно-поворотный стул, вспомогательный стол или подставки для оргтехники, шкаф для хранения документации, сейф для хранения важных документов, бланков, штампов и печатей, стул для посетителей.
  

• 
  письменный прибор, папка или лоток для текущих документов и бумаги, справочно-алфавитные блокноты, ежедневник, еженедельник, дырокол, стиплер, нож для бумаги, ножницы; корректирующая паста («штрих»), клей, настенные часы, папки с надписями «К докладу», «На подписание», «Документы в работе» и т.п. У секретаря офиса, которого Вы в настоящее время осваиваете , рабочее место как правило, оснащено множеством технических устройств. Это персональный компьютер, и различные средства телефонной связи: телефон, факс, многофункциональный телефон или мини - АТС. Возможно, имеются средства громкой связи, множительная техника, принтер, сканер.
  

• 
  Унификация – приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.
  

• 
  унификация от общего к частному. Заключается в построении формуляра – образца документов для конкретной системы документации;
  
• 
  единообразие форм документов и правил их построения, составления, оформления. Обеспечивается путем максимальной типизации и трафаретизации документов;
  
• 
  комплексность унификации. При ее проведении должны предусматриваться все требования к документу на всех стадиях его создания, заполнения, обработки и хранения.
  
• 
  информативность. Означает включение в документы только тех реквизитов, которые нужны для решения конкретных задач;
  
• 
  сокращение числа видов документов;
  
• 
  стабильность требований к документам;
  
• 
  сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации;
  
• 
  экономичность.
  

• 
  ТРАФАРЕТ – это способ фиксации постоянной информации в виде связанного текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией.
  
• 
  АНКЕТА – способ предоставления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная в правой.
  
• 
  ТАБЛИЦА так же, как анкета, представляет собой разорванный текст, но расположенный по другому принципу: постоянная информация размещена в заголовках граф и боковике, а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк.
  

• 
  юридическую силу документов;
  
• 
  оперативное и качественное исполнение документов, их поиск в аппарате управления;
  
• 
  возможность обработки документов с помощью вычислительной техники;
  
• 
  качество документа как исторического источника.
  

• 
  органов государственной власти и управления РФ всех уровней;
  
• 
  предприятий, организаций, компаний, фирм и других объединений независимо от форм собственности.
  

• 
  стандарты субъектов РФ;
  
• 
  стандарты отраслей и других общественных объединений, стандарты предприятий.
  

• 
  состав реквизитов документов;
  
• 
  требования к оформлению реквизитов документов;
  
• 
  требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации.
  

• 
  отраслевые стандарты (ОСТ);
  
• 
  республиканские стандарты (РСТ);
  
• 
  единая государственная система делопроизводства (ЕГСД);
  
• 
  единая государственная система документационного обеспечения управления