265-151-902 «Профи»: обобщение опыта работы по обучению дополнительной рабочей профессии секретарь-референт





Название265-151-902 «Профи»: обобщение опыта работы по обучению дополнительной рабочей профессии секретарь-референт
страница6/17
Дата публикации30.12.2014
Размер1.7 Mb.
ТипЛитература
100-bal.ru > Информатика > Литература
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   17

СЕКРЕТАРЬ-РЕФЕРЕНТ




ПРАКТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Учебное пособие










РАЗДЕЛ 1. СЕКРЕТАРЬ В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ
ТЕМА: «О РОЛИ И МЕСТЕ СЕКРЕТАРЯ В СТРУКТУРЕ УПРАВЛЕНИЯ»
Цель всей работы секретаря-референта (далее — секре­таря) - осуществлять работу по организационно-техничес­кому обеспечению деятельности руководителя организации (учреждения).

Однако с учетом стремительного возрастания значимости информации в реализации управленческого процесса было бы более правильно рассматривать в качестве сердцевины секретарской работы организационно-информационное обеспечение деятельности руководителя.

Очевидно, что термин "организационно-информационное обеспечение" нуждается в развернутой характеристике. Если рассматривать его сущность упрощенно, то краеугольными камнями повседневной работы секретаря руководителя явля­ются организация и информация. Более того, представляет­ся вполне правомерным рассматривать в качестве важней­ших функций секретаря организационную и информаци­онную.

В классическом понимании организация какого-либо вида деятельности, в том числе и управленческой (поскольку ру­ководитель предприятия является профессиональным управ­ленцем), предполагает:

а) постановку задачи;

б) планирование;

в) выработку и принятие решения;

г) выполнение;

д) контроль выполнения;

е) оценку и анализ результата.

Организационная функция (в форме организации дея­тельности руководителя) осуществляется секретарем с уче­том времени и места ее практической реализации.

Это означает, что секретарь, участвуя в организации деятельности своего босса, должен иметь перед собой ясную картину событий и действий не только текущего рабочего дня, но и на перспективу, охватывающую временной период от нескольких дней до нескольких месяцев.

Кроме того, секретарь должен быть готов к эффективным действиям как внутри офиса, так и за его пределами, на­пример, во время плановой (или внезапной) командировки руководителя.

Реализация информационной функции секретаря осу­ществляется в процессе работы по информационному обес­печению руководителя. При этом информационное обеспече­ние складывается из двух тесно взаимосвязанных компонен­тов, которые могут быть обозначены как коммуникация и документация.

Под коммуникацией в данном случае следует понимать поддержание двухсторонней недокументированной формы свя­зи между руководителем и его деловым окружением. Комму­никация может носить как личный, так и безличный характер. Сказанное означает, что в первом случае руководитель предприятия вступает в непосредственный контакт с собе­седником, общаясь с ним напрямую (тет-а-тет), в режиме реального времени, устно или при помощи технических средств коммуникации.

Во втором случае общение руководителя с собеседника­ми происходит с временным лагом (интервалом), исчисляе­мым в минутах, часах, а иногда и днях.

В отличие от коммуникации документация — это двух­сторонняя документированная форма связи, предполагающая информационный обмен между руководителем предприятия и его деловым окружением, основанный на документах.

Документация, как составная часть информационного обеспечения, организуется в соответствии со схемой документооборота предприятия.

Основные задачи секретарской работы:

Начнем с рассмотрения задач организационного характера. К числу важнейших из них следует отнести следующие:

  1. Организация заседаний и совещаний, проводимых руководителем (включая сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрацию, а также ведение и оформление протоколов).

  2. Организация приема посетителей, содействие оперативности рассмотрения поступающих просьб и предложений.

3. Контроль своевременности рассмотрения и представления структурными подразделениями и ответственными исполнителями документов, поступивших на исполнение, пра­вильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых руководителю на подпись, в необходимых случаях — их оперативное и качественное редактирование.

4. Контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдени­ем сроков выполнения указаний и поручений руководителя предприятия, взятых на контроль, включая ведение конт­рольно-регистрационной картотеки.

  1. Обеспечение условий, способствующих эффективной работе руководителя, включая обеспечение его рабочего места необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями и т. п.

  2. Печать и тиражирование (на принтере или ксероксе)
    служебных материалов, необходимых руководителю в работе, ввод текущей информации в банк данных.

В зависимости от особенностей организации работы в офисе руководителя и полномочий секретаря приведенный перечень может быть существенно дополнен.

К числу дополнительных задач организационного харак­тера, возлагаемых на секретаря руководителя, могут быть причислены:

  1. постановка задач на исполнение документов (выполнение поручений от имени руководителя предприятия) путем оповещения ответственных исполнителей (других работников предприятия);

  2. планирование рабочего времени руководителя;

  3. участие в выработке решений по вопросам организационного и информационного обеспечения деятельности руководителя;

  4. участие в выполнении оперативных задач организационного и информационного характера;

  5. участие в проведении оценки и анализа результатов работы ответственных исполнителей, других работников пред­приятия, исполнявших поручения руководителя предприя­тия.

Перейдем теперь к рассмотрению задач секретаря по ин­формационному обеспечению деятельности руководителя.

К важнейшим из них относятся:

1) прием поступающей на рассмотрение руководителя кор­респонденции (включая документы и личные заявления ра­ботников), ее передача в соответствии с принятым решением (резолюцией) в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов;

2) обеспечение телефонных переговоров руководителя, пе­редача и прием информации по техническим средствам коммуникации (телефаксу, телексу и т. п.), запись информа­ции, полученной в его отсутствие, своевременное доведение ее содержания до сведения руководителя;

3) ведение делопроизводства в офисе руководителя, вклю­чая формирование дел в соответствии с утвержденной но­менклатурой, обеспечение их сохранности в процессе теку­щего хранения, передача дел (документов) в архив или на уничтожение, их последующее списание;

  1. сбор, обработка и представление руководителю документированной информации, необходимой для подготовки и принятия решений;

  2. подготовка проектов писем (в том числе ответных), а также других документов в соответствии с поручениями ру­ководителя.

К специальным навыкам, которыми должен в совершен­стве обладать секретарь руководителя, относятся:

1) машинопись, включая правила печатания деловых пи­сем с использованием типовых форм;

2) правила пользования приемно-переговорными устройствами и эксплуатации вычислительной техники.

Эффективное исполнение секретарем руководителя сво­их обязанностей невозможно без предварительного усвоения им определенного объема профессиональных знаний.

Сведения, необходимые секретарю, содержатся в соот­ветствующих нормативно-методических документах, перечень которых, как правило, включает:

1) документы, регламентирующие как работу офиса ру­ководителя, так и деятельность предприятия в целом;

  1. документы, отражающие структуру и руководящий со­став предприятия и его подразделений;

  2. документы по организации делопроизводства и архивного дела, устанавливающие методы оформления и обработки документов;

  3. стандарты унифицированной системы организационно-
    распорядительной документации (УСОРД).

Кроме того, секретарь руководителя должен знать:

— основы этики и эстетики, включая правила делового
общения;

  • основы организации труда и управления, включая правила внутреннего трудового распорядка;

  • основы административного права и законодательства о труде, включая правила и нормы охраны труда.

Требования к объему перечисленных знаний устанавли­ваются исходя из специфики деятельности предприятия и особенностей возлагаемых на секретаря руководителя обя­занностей.

Ни одно учреждение, организация, предприятие, фирма не могут существовать без руководителя, осуществляющего организационно-распорядительную деятельность. В то же время любой руководитель нуждается в секретаре (секрета­ре-помощнике, секретаре), берущем на себя его организаци­онное и информационное обслуживание, освобождающем его от нерациональной траты времени и умеющем поддерживать высокий авторитет руководителя.

Секретарь связывает руководителя с внешним миром и сотрудниками фирмы, организует прием посетителей, теле­фонные переговоры, совещания, вовремя получает, обраба­тывает, докладывает информацию и документы, оформляет их, хранит и представляет по первому требованию.

Высококвалифицированному секретарю поручается и под­готовка документов. В небольшой организации (фирме) на сек­ретаря возлагается все организационное и делопроизводствен­ное обслуживание. В крупных учреждениях секретарь есть в каждом структурном подразделении (отделе).

Требования, предъявляемые к секретарю

Работа секретаря многопрофильна, она требует не толь­ко достаточно высокой общей культуры и образованности, но и специальных знаний и навыков.

Работа секретаря отличается быстро меняющейся ситуа­цией, разнообразием выполняемых задач и потребностью их оперативного решения, необходимостью часто вести парал­лельно несколько видов работ, многообразием контактов.

Поэтому при приеме на работу секретарю (секретарю-ре­ференту) предъявляется ряд требований, которые можно разделить на требования к деловым и личным качествам.

К деловым качествам прежде всего относятся професси­ональные навыки, т. е. секретарь должен иметь специальное образование, быть профессионально подготовлен.

Секретарь должен отличаться высоким уровнем самоорганизованности, так как именно на него падает организаци­онное обслуживание руководителя, фирмы. Он обязан обес­печить своевременность подготовки совещания, приема, офор­мления документа и т. д.

Не менее важно такое качество секретаря, как ответ­ственность за качественное и своевременное выполнение поставленных задач. Руководитель должен быть уверен, что данное секретарю поручение будет обязательно выполнено наилучшим образом и в срок.

Секретарь должен отличаться инициативностью, уме­нием принимать самостоятельные решения в пределах своей компетенции, не дожидаясь указаний руководителя по каж­дому поводу.

При подборе секретаря на одно из первых мест выдвига­ется требование сохранения служебной тайны. Умение про­явить дипломатичность в разговорах по телефону и личных контактах, тактично уйти от беседы, которая может нанести ущерб делу организации всегда ценится в сотруднике.

К важнейшим качествам секретаря относится пунктуаль­ность. Особенно большое значение имеет своевременность представления документов и информации для принятия ре­шения, организации встреч, совещаний. Секретарь никогда ничего не забудет и своевременно проинформирует, напом­нит, организует.

Секретарь должен обладать умением предвидеть напря­женные ситуации и уметь детально спланировать работу в этот момент.

Работа секретаря никогда не будет успешной, если он не будет предан своей фирме, организации. Преданность в ра­боте — основное качество для идеальных отношений с руко­водителем.

Для выработки деловых качеств, необходимых в работе сек­ретаря, требуется ряд личных качеств, без которых нельзя стать профессионалом. Из них на первое место следует поста­вить умение адаптироваться, т. е. быстро переключаться с одного вида работы на другой и способность одновременно вы­полнять несколько поручений. Медлительному работнику сложно справиться с многообразными обязанностями секретаря.

Не менее важная черта характера — коммуникабель­ность, т. е. способность легко устанавливать контакты, связи. Замкнутому, малообщительному человеку трудно рабо­тать секретарем, учитывая необходимость общения с боль­шой группой людей.

К личным качествам, необходимым секретарю, относится любезность, вежливость, доброжелательность. Они всегда проявляются не только при личных контактах, но и при ве­дении телефонных переговоров. Именно эти качества созда­ют атмосферу в приемной руководителя, в офисе и помогают в получении поддержки.

Секретарь — первый, с кем встречается посетитель. Он — последний, кого видят, покидая офис. Секретаря по праву можно назвать лицом организации.

Секретарь должен всегда отличаться опрятным внешним видом, умением одеваться с учетом деловой обстановки.

К личным качествам секретаря следует отнести и его стрем­ление к постоянному совершенствованию. Одно из обязатель­ных условий успешной работы секретаря — это постоянное пополнение как общих, так и профессиональных знаний.

Деловые и личные качества работника, поступающего на должность секретаря, могут быть проверены тестированием. Управленческий труд, как и вообще любая работа сего­дня, зиждется на основах научной организации труда, пред­полагающей такую рациональную постановку работы, при которой с наименьшими физическими, временными и финан­совыми затратами достигаются наилучшие результаты.

Это означает, что нет такой работы, которая не должна быть правильно организована, и человек, выполняющий эту работу, должен быть обучен, как ее выполнять. Для этого всякая работа должна быть разложена на свои составные части, вплоть до простейших операций. Каждую часть надо организовать наилучшим образом, так как в любой работе нет мелочей, все должно быть продумано.

Из таких продуманных, правильно организованных опе­раций и сложится полная цепочка научно организованной работы. Как правильно выполнять ту или иную работу, опи­сано в нормативно-методических документах.

Должностная инструкция секретаря

Должностная инструкция - главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сек­ретаря.




Секретарь есть в каждой организации. Но, как уже ука­зывалось, должность секретаря имеет много градаций. В ма­ленькой организации секретарь-референт (секретарь) будет один. В более крупных организациях секретари могут быть у руководителя и его заместителей, в каждом структурном подразделении.

Есть секретари коллегии, ученые секретари научных со­ветов и т. д. У каждого секретаря всегда, исходя из объемов и специфики деятельности организации, требований руково­дителя и его доверия к секретарю, складывается свой круг обязанностей и прав, различные сочетания творческих, ло­гических и технических видов работ. В то же время суще­ствует типовой набор управленческих операций по докумен­тному и бездокументному обслуживанию, который выполня­ют все секретари.

Обязанности, права и виды работ, которые должен вы­полнять конкретный секретарь, требования к его професси­ональным знаниям и умениям, закрепляются в его должнос­тной инструкции.

При наличии должностной инструкции на вакантную сек­ретарскую должность поступающий на работу сразу узна­ет, что от него требуется, и соотносит свои возможности с предъявляемыми требованиями.

Если у работающего секретаря должностной инструкции еще нет, ее надо составить, чтобы очертить круг обязанно­стей и не быть "на подхвате" всех видов работ, обеспечить права, установить взаимоотношения, взаимозаменяемость с другими работниками в случае отсутствия или в связи с временной перегрузкой.

Должностная инструкция — документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией. Поэтому к ее составлению следует отнестись с большой ответственностью. Что в должностной инструкции записано, то и спросится. Какие права в ней даны, те вы и имеете.

Приступая к составлению должностной инструкции, мож­но частично использовать тарифно-квалификационные ха­рактеристики по общеотраслевым должностям служащих. Но хотелось бы сразу подчеркнуть, что, к сожалению, при утверждении тарифно-квалификационных характеристик не были учтены не только изменившиеся профессиональные требования к секретарю (наличие высшего или среднего спе­циального образования), но и место, которое занимает се­годня секретарь в системе управления, престижность и во­стребованность этой специальности.

Должностная инструкция секретаря

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор
__________ И.О.Фамилия
_____ _______________ ____

1. Общие положения

1.1. Секретарь относится к категории технических исполнителей.
1.2. Секретарь назначается на должность и освобождается от нее приказом генерального директора компании.
1.3. Секретарь подчиняется непосредственно генеральному директору / руководителю структурного подразделения компании.
1.4. На время отсутствия секретаря его права и обязанности переходят к другому должностному лицу, о чем объявляется в приказе по организации.
1.5. На должность секретаря назначается лицо, отвечающее следующим требованиям: образование — высшее, неполное высшее или среднее специальное, стаж аналогичной работы от полугода, знание офисной техники (факс, копир, сканер, принтер), программ Microsoft Office (Word, Excel).
1.6. Секретарь руководствуется в своей деятельности:
- законодательными актами РФ;
- Уставом компании, Правилами внутреннего трудового распорядка, другими нормативными актами компании;
- приказами и распоряжениями руководства;
- настоящей должностной инструкцией.

2. Должностные обязанности секретаря

Секретарь выполняет следующие должностные обязанности:
2.1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2.2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
2.3. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
2.4. Отвечает на телефонные звонки, фиксирует и передает служебную информацию руководителю, организует проведение телефонных переговоров руководителя.
2.5. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы.
2.6. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
2.7. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
2.8. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
2.9. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
2.10. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
2.11. Организует командировки руководителя: заказывает авиа- и железнодорожные билеты, бронирует гостиницы.
2.12. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.

3. Права секретаря

Секретарь имеет право:
3.1. Получать информацию, в том числе и конфиденциальную, в объеме, необходимом для решения поставленных задач.
3.2. Представлять руководству предложения по совершенствованию своей работы и работы компании.
3.3. Запрашивать лично или по поручению руководителя от подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.
3.4. Требовать от руководства создания нормальных условий для выполнения служебных обязанностей и сохранности всех документов, образующихся в результате деятельности компании.
3.5. Принимать решения в пределах своей компетенции.

4. Ответственность секретаря

Секретарь несет ответственность:
4.1. За невыполнение и/или несвоевременное, халатное выполнение своих должностных обязанностей.
4.2. За несоблюдение действующих инструкций, приказов и распоряжений по сохранению коммерческой тайны и конфиденциальной информации.
4.3. За нарушение правил внутреннего трудового распорядка, трудовой дисциплины, правил техники безопасности и противопожарной безопасности.

ТЕМА: «НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКИЕ АКТЫ,

РЕГЛАМЕНТИРУЮЩИЕ РАБОТУ СЕКРЕТАРЯ»
Законодательные и нормативно-методические акты регламентирующие управленческий труд, документирование, работу с документами и бездокументное обслуживание.

Гражданский кодекс, Трудовой кодекс, Федеральные законы «Об информации, информации и защите информации», «О бухгалтерском учете», «Об акционерных обществах».

Нормативно – методические документы: ГОСТ Р 6.30 – 2003, ГСДОУ, ГОСТы на документ, Типовая инструкция по делопроизводству, Основные правила работы ведомственных архивов, Перечни документов со сроками хранения (типовые и ведомственные), акты, регламентирующие работу с обращениями граждан, работу с документами по личному составу, с бухгалтерскими документами.

Справочники и их значение в секретарском обслуживании (справочник по городу, телефонный справочник, справочник адресов Internet, справочник внутренних телефонов организации, словари).

 Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающихся ведения делопроизводства;

 руководящий состав организации и ее подразделений;

 правила печатания деловых писем с использованием типовых форм;

 правила эксплуатации организационной техники;

стандарты, унифицированные системы организационно-распорядительной документации;

 основы организации труда;

 законодательство о труде и охране труда;

 правила внутреннего трудового распорядка;

 правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
РАЗДЕЛ. 2 СЕКРЕТАРЬ – ДОВЕРЕННОЕ ЛИЦО

И ПОМОЩНИК РУКОВОДИТЕЛЯ
ТЕМА: «ПЛАНИРОВАНИЕ РАБОЧЕГО ДНЯ РУКОВОДИТЕЛЯ»
Руководитель предприятия на протяжении обычного рабочего дня обременен множеством обязанностей. Представляется целесообразным осветить данный вопрос применительно к рамкам стандартного 8 часового рабочего дня, который заметим, у многих руководителей длится с 8 до 22 часов вечера. Однако это происходит не по причине перегруженности работой, а прежде всего из –за нечеткой организации, в том числе и по вине секретаря. Избежать многих ошибок в работе секретарю поможет доскональное знание порядка повседневной работы своего шефа.

Хронологический рабочий день руководителя предприятия может быть разделен на две части – утреннюю и вечернюю. Роль разграниченной линии между ними играет обеденный перерыв.

Первый час рабочего времени (условно с 9 до 10 часов утра) можно обозначить как организационный.

По прибытии на работу руководитель предприятия должен:

  • удостовериться в прибытии на работу всех подчиненных, прежде всего из числа руководящего;

  • освежить в памяти план работы на предстоящий день;

  • заслушать краткие доклады своих заместителей;

  • получить от секретаря корреспонденцию, не рассмотренную накануне;

  • проверить состояние наиболее важных и срочных документов, срок исполнения которых истекает.

С 10 до 11 часов, как правило, проходят совещания с участием или под началом руководителя предприятия. В первом случае речь идет о совещании всего руководства предприятия, во втором о совещании части руководящего состава предприятия, на которое при необходимости могут быть приглашены отдельные работники из числа специалистов.

С 11 до 12 часов руководитель предприятия, как правило работает с поступившими к нему проектами исполненных документов. Документы исполненные в полном соответствии с установленными требованиями, подписываются (утверждаются) им, после чего передаются секретарю для регистрации, тиражирования, доведения до сведения должностных лиц предприятия и последующего помещения контрольного экземпляра документа в дело.

Документы не отвечающие требованиям, возвращаются на доработку с указанием срока.

С 12 до 12.30 руководитель проводит служебные переговоры по телефону, лично готовит проекты необходимых писем, записок. Готовые документы передаются на техническое исполнение секретарю.

С 12.30 до 13.00 целесообразно предусмотреть резерв времени, которым руководитель предприятия распоряжается по своему усмотрению в интересах текущей деятельности.

С 13.00 – 14.00 – время обеда.

С 14.00 до 14.30 руководитель предприятия контролирует (лично и через секретаря) ход выполнения задач дня в подразделениях предприятия.

С 14.30 до 15.00 руководитель предприятия рассматривает проекты исходящих документов, подлежащих отправке, после чего предварительно завизировав их передает секретарю.

С 15 до 16 часов руководитель предприятия обычно изучает руководящие документы по вопросам текущей деятельности.

С 16 до 17 часов руководитель предприятия работает над исполнением документов, необходимость в которых возникает периодически, время от времени (отчеты, планы, доклады).

С 17 до 17.30 часов резерв времени (продолжается работа над исполнением документов).

С 17.30 до 18.00 часов проверяет наличие хранящего у него материала, составляет план работы на следующий день. Затем лично (или через секретаря) контролирует выполнение требований пожарной безопасности в помещениях, а также убытие сотрудников с работы.

Перед убытием с работы руководитель предприятия, осведомляется у секретаря о возможных изменениях в организации работы следующего дня.

Такова в общих чертах организационная картина рабочего дня руководителя предприятия. Она будет иметь вполне ясные очертания, если постоянно придерживаться нехитрого правила- заранее планировать свою повседневную работу, а затем всякий раз доводить спланированное до конца.

План повседневной работы является для руководителя предприятия едва не самым главным организационным документом. Неоценимую помощь в планировании повседневной деятельности руководителя способен оказать компетентный секретарь.

ТЕМА: «ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ПОСЕТИТЕЛЕЙ»
Правильно организованный прием посетителей в организации является гарантией успешного решения самых разнообразных вопросов производственного, коммерческого и личного характера Необходимо иметь в виду, что обязанности по приему посетителей существенно отличаются в различных организациях.

Чаще всего именно секретарю приходится встречать посетителей, пришедших на прием к руководителю или его заместителям. Профессиональный секретарь-референт должен уметь эффективно взаимодействовать с людьми, быть надежным посредником между руководителем и посетителями.

Как правило, посетители входят в кабинет руководителя после доклада секретаря. Исключение составляют только те лица, которым право входа без доклада предоставлено самим руководителем.

Предупредительность, внимание секретаря во многом определяет атмосферу приема.

Прием посетителей можно условно разделить на следующие виды:

  • прием сотрудников по текущим вопросам;

  • прием сотрудников по личным вопросам;

  • прием посетителей из других организаций;

  • прием командированных;

  • прием делегаций;

  • прием незапланированных посетителей.

К приему посетителей должны быть готовы и секретарь и руководитель.

Для этого секретарю руководителя необходимо знать:

  • дату и время (часы) ближайшего приема посетителей;

  • количественный и качественный состав посетителей;

  • мотивы (причины) посещения;

  • краткое содержание обращений (просьб, заявлений, жалоб) посетителей.

Для подготовки к очередному приему секретарь обязан:

  1. осведомиться у руководителя за 2-3 дня до приема о планах работы на это время;

  2. уточнить, намерен ли руководитель пригласить на прием кого – либо, записать организацию, должность, фамилию;

  3. запросить дополнительные указания по подготовке и организации предстоящего приема, уточнить время доклада, доложить о готовности к приему.

Далее секретарь приступает к формированию списка посетителей..

Секретарю необходимо:

  1. обеспечить запись посетителей на прием в журнале учета посетителей;

  2. рассмотреть поступившие к руководителю от посетителей письменные материалы, учесть их в журнале.

Секретарь должен быть готов к тому, что руководитель пригласит его участвовать в беседе с посетителем в качестве консультанта.

По окончании беседы руководитель провожает посетителя к выходу из кабинета, после чего по указанию руководителя записывает его поручения по результатам приема, а затем приглашает следующего посетителя. Организуя прием сотрудников своей организации по текущим вопросам, секретарь должен очень хорошо знать структуру организации, иметь представление о его деятельности.

Очень часто посетители идут на прием к руководителю по вопросам, которые могут быть решены другими сотрудниками. Секретарь должен направить посетителя к лицу, наиболее компетентному в решении того или иного вопроса.

Не следует во время приема пропускать в кабинет руководителя других сотрудников , не имеющих отношения к приему

По окончании беседы и принятия решения руководитель записывает сам или поручает секретарю сделать запись о результатах беседы в соответствующем журнале.

Организуя прием командированных работников, секретарь должен выяснить, согласовано ли это посещение заранее, выяснить вопрос, по которому прибыл посетитель, отметить командировочное удостоверение, выяснить, обеспечен ли командированный специалист гостиницей, если нет, то помочь ему в решении вопроса.

В случае необходимости по просьбе руководителя секретарь должен уметь приготовить и подать руководителю и посетителю чай или кофе. При этом следует соблюдать элементарные правила. Посуда должна быть идеально чистой. Приготовить все следует в приемной, разлить по чашкам, внести в кабинет на подносе, не следует забывать о салфетках. Если секретарь расставляет чашки сам, то следует начинать с женщин, с той которая старше по возрасту.

Отдельного рассмотрения требует организация приема так называемых незапланированных посетителей.

Внезапное появление такого посетителя в офисе способно смешать самые тщательно разработанные планы.

Варианты действий:

  1. немедленный прием;

  2. согласование времени приема;

  3. делегирование (переадресация) посетителя.


ТЕМА: «ВЕДЕНИЕ ТЕЛЕФОННЫХ ПЕРЕГОВОРОВ»
Квалифицированный секретарь должен усвоить правила ведения служебного телефонного разговора так, чтобы они стали повседневной нормой его делового общения. Специалисты по менеджменту считают, что действенный способ смягчения бремени телефонных разговоров руководителя- наличие квалифицированной "защиты" в лице секретаря.

Задача секретаря в работе с телефоном — оградить руко­водителя от звонков, напрямую к нему не относящихся. Сек­ретарь может самостоятельно решать часть вопросов в рамкax своей компетенции или переадресовывать звонки другим специалистам, не отвлекая руководителя. Но секретарю не­обходимо твердо знать круг лиц и организаций, с которыми следует соединять руководителя в любое время.
1   2   3   4   5   6   7   8   9   ...   17

Похожие:

265-151-902 «Профи»: обобщение опыта работы по обучению дополнительной рабочей профессии секретарь-референт iconКонспект урока по профессии «Секретарь-референт» III курс группа...
Образовательная: Практическое применение усвоенного материала; знание общих принципов работы табличного процессора Excel, умение...
265-151-902 «Профи»: обобщение опыта работы по обучению дополнительной рабочей профессии секретарь-референт iconМетодические рекомендации для участников муниципального конкурса...
Информационная карта педагогического опыта участника муниципального конкурса «профи» ( номинации «Учитель года», «Воспитатель года»)...
265-151-902 «Профи»: обобщение опыта работы по обучению дополнительной рабочей профессии секретарь-референт iconПрограмма профессиональной подготовки для детей по профессии «секретарь»
Курс профессиональной подготовки для детей по профессии «Секретарь» предназначен для учащихся старших классов общеобразовательных...
265-151-902 «Профи»: обобщение опыта работы по обучению дополнительной рабочей профессии секретарь-референт iconСреднего профессионального образования «трубчевский автомеханический...
«Личностно-ориентированный подход на уроках производственного обучения по профессии «Повар, кондитер»
265-151-902 «Профи»: обобщение опыта работы по обучению дополнительной рабочей профессии секретарь-референт iconОсновные направления работы, их актуальность и результаты: обобщение педагогического опыта
В первые годы начинающему педагогу подчас бывает трудно определиться с темой своей работы с учениками. Из своего 12-летнего опыта...
265-151-902 «Профи»: обобщение опыта работы по обучению дополнительной рабочей профессии секретарь-референт iconАннотация рабочей программы огсэ. 05. «Башкирский язык» Направление подготовки
Рабочая программа учебной дисциплины является частью основной профессиональной образовательной программы в соответствии с фгос по...
265-151-902 «Профи»: обобщение опыта работы по обучению дополнительной рабочей профессии секретарь-референт iconОпыта: «Воспитание и развитие коммуникативно ориентированной личности...
Обобщение и распространение опыта работы учителя немецкого языка Гамаюновой Л. В
265-151-902 «Профи»: обобщение опыта работы по обучению дополнительной рабочей профессии секретарь-референт iconПрограмма по формированию навыков безопасного поведения на дорогах...
Справочник экономиста", "Секретарь-референт", консультант горячей линии "Профессионального издательства". За последнее десятилетие...
265-151-902 «Профи»: обобщение опыта работы по обучению дополнительной рабочей профессии секретарь-референт iconТ. А. Селезнева. Секретарь-референт в структуре управления
Это мнение не вполне верно. Действительно, должность секретаря в административном управлении появилась впервые в США в 1789 г. В...
265-151-902 «Профи»: обобщение опыта работы по обучению дополнительной рабочей профессии секретарь-референт iconБиблиотека и молодежь: поиск идеальной модели. Обобщение опыта работы...
Тюрми Е. С. Библиотека и молодежь: поиск идеальной модели. Обобщение опыта работы с молодежью в библиотеке А. Аалто
265-151-902 «Профи»: обобщение опыта работы по обучению дополнительной рабочей профессии секретарь-референт iconОбобщение опыта работы учителя химии моу сош №4 г. Собинка Бурдиной Н. Ю. Собинка, 2013 г
А. В., работа на кафедре теории и методики воспитания випкро под руководством Поповой И. Н., прохождение курсов повышения квалификации...
265-151-902 «Профи»: обобщение опыта работы по обучению дополнительной рабочей профессии секретарь-референт iconОбъединенне учителей математики и
Обобщение опыта работы по проблеме: Активизация познавательной деятельности учащихся
265-151-902 «Профи»: обобщение опыта работы по обучению дополнительной рабочей профессии секретарь-референт iconПрограмма проведения областного семинара «Электронная школа»
Цель: Обобщение опыта работы маоу лицея №14 в рамках работы федеральной и областной экспериментальных площадок по использованию цифровых...
265-151-902 «Профи»: обобщение опыта работы по обучению дополнительной рабочей профессии секретарь-референт iconАнализ по итогам работы Горбатко О. В. 2009-2010 учебный год
Показатель результата (разработка материалов, выступление, обобщение опыта и т д.)
265-151-902 «Профи»: обобщение опыта работы по обучению дополнительной рабочей профессии секретарь-референт iconПрограмма по формированию навыков безопасного поведения на дорогах...
Администрация муз «Родильный дом №1» города Дзержинска Нижегородской области представляет номинанта в городском конкурсе профессионального...
265-151-902 «Профи»: обобщение опыта работы по обучению дополнительной рабочей профессии секретарь-референт iconОбобщение опыта работы по использованию на уроках истории современных образовательных технологий
Дробно – рациональных функций и построение их графиков с использованием прикладных и инструментальных программных средств


Школьные материалы


При копировании материала укажите ссылку © 2013
контакты
100-bal.ru
Поиск