265-151-902 «Профи»: обобщение опыта работы по обучению дополнительной рабочей профессии секретарь-референт
Скачать 1.7 Mb.
|
| Тема: «ОРГАНИЗАЦИЯ ПРИЕМА ДОКУМЕНТОВ. ОРГАНИЗАЦИЯ ОБРАБОТКИ ИСХОДЯЩИХ ДОКУМЕНТОВ» Входящий документ – документ, поступивший на предприятие, в учреждение, организацию. Входящие (поступающие) документы могут быть доставлены:
Большую часть входящих документов составляет переписка. Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Поступившие документы проходят следующие этапы обработки:
При регистрации входящих документов используется валовая (порядковая) нумерация. После регистрации документы передаются для ознакомления и принятия решения руководителю предприятия. Руководитель, рассматривая входящий документ, должен определить исполнителя, дать указания по исполнению документа, указать сроки исполнения. Эти указания оформляются в виде резолюции на самом документе. Сведения из резолюции, дополнительно заносятся секретарем в регистрационный журнал. С резолюцией руководителя документ передается ответственному исполнителю под расписку в журнале регистрации входящих документов с проставлением исполнителем даты получения. Контроль исполнения включает проверку исполнения документа с установлением промежуточных сроков и контактов с исполнителями. Затем документ подшивается в дело с примерным заголовком «Переписка с внешними организациями за 2007 г. по вопросам …(входящие)». Исходящие документы – это официальные документы, оправляемые из учреждения, организации, предприятия. Исходящие документы могут быть отправлены:
Основные этапы обработки исходящих документов: Составление проекта документа исполнителем, проверка правильности оформления проекта документа, согласование проекта документа, подписание документа руководителем, регистрация документа, оправка документа адресату, подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело. После подписания руководителем двух экземпляров документ передается секретарю или работнику службы делопроизводства для регистрации в «Журнале регистрации исходящих документов». При регистрации исходящих документов используется валовая (порядковая нумерация). Исходящие документы отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма подшивается в дело с примерным заголовком « Переписка с внешними организациями за 2007 год по вопросам … (исходящие)». Внутренними называются документы, которые составляются исполняются, хранятся в рамках самого предприятия и не выходят за его пределы. К внутренним документам относятся: приказы, положения, правила, инструкции, служебные и докладные записки, функционирующие в рамках предприятия. На этапах подготовки и оформления порядок работы с внутренними документами такой же, как и с исходящими. На этапах исполнения и завершения работ с внутренними документами порядок операций такой же, как и с входящими документами:
Тема «РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ. ОРГАНИЗАЦИЯ КОНТРОЛЯ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ» Регистрация документа- запись данных о документе в журнале по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения. При регистрации документ получает свой порядковый номер, под которым он вносится в журнал. Этот номер проставляется на документе. Регистрация необходима:
Формы регистрации документов:
Регистрируемые документы делятся на несколько групп, каждая из которых регистрируется отдельно:
Документы могут иметь регистрационные номера, состоящие:
Например, регистрационный номер документа № 72/1-5 включает: -72- порядковый номер документа по журналу регистрации; 1-5 – номер дела по номенклатуре. Виды регистрации:
Журнальная регистрация наиболее надежна и рекомендуется при повышенных требованиях к обеспечению сохранности документов. Недостаток – медленный поиск, особенно при больших объемах документов. Журналы регистрации включают следующие графы:
Карточная регистрация дает возможность регистрационные карточки (регистрационно-контрольные карточки) располагать по различным признакам: хронологическому, авторскому, объектовому, географическому и т.п. Копируя карточки, можно вести картотеки, как в библиотеке, по различным признакам. Поиск более оперативен, чем при журнальной форме. Недостаток – возможны потери карточек. В качестве граф регистрационной карточки используются те же графы, что и в журнале. Компьютерная регистрация наиболее удобный и оперативный вид регистрации, т.к. позволяет создать и автоматически поддерживать базы регистрации электронных документов и вести поиск по любому реквизиту документа. Для компьютерной регистрации используются электронные регистрационно-контрольные карточки и электронные журналы с тем же набором граф, что и традиционные бумажные формы. Система регистрации на ПК может быть создана:
Поиск документов на ПК может осуществляться последовательным просмотром ( с «пролистыванием») журнала или по разным «ключам» (автор, корреспондент, исполнитель). Недостаток компьютерной регистрации – возможна потеря информации из – за технических причин (вирусы, сбои в работе ПК). Для этого проводят резервное копирование регистрационных файлов. Примерный список (перечень) нерегистрируемых документов. Включает:
Цель и содержание контроля исполнения документов. Цель контроля – обеспечение своевременного исполнения наиболее важных и срочных документов, которые по поручению руководителя организации поставлены на контроль. Содержание контроля исполнения: -занесение данных о документах, исполнителях и сроках исполнения в учетные формы;
Контроль осуществляют:
Сроки исполнения документов делятся:
Типовые сроки устанавливаются нормативными актами высших органов государственной власти и управления, муниципальными органами, отраслевыми ведомствами. Индивидуальные устанавливаются руководителем организации. Дата исполнения указывается в резолюции или в тексте распорядительного документа. Как правило, срок исполнения документов не превышает 10 дней. Изменение сроков исполнения проводится:
Сроки исполнения считаются:
Чтобы не было разночтений в сроках исполнения, используют формулировку в резолюциях и распорядительных документах: «… исполнить до 01.02.2010» или «… исполнить к 01.02.2010». Для ведения контрольных операций в качестве учетных форм используются:
Для контроля используются как специальные контрольные журналы, так и обычные журналы регистрации. Если в регистрационном журнале нет специальной графы о контроле и сроках исполнения, то эти данные указываются в графе «Примечание». Персональный компьютер (программа Outlook и др.) предоставляет возможность для проведения контрольных операций. В соответствующий день календаря заносится номер документа, взятого на контроль, исполнитель и его телефон, содержание поручения( если необходимо). В заданном режиме ПК устанавливает промежуточные сроки исполнения и в назначенный день выводит на экран номера документов для проведения по ним контрольных операций. При небольшом объеме контролируемых документов используют обычный органайзер (планировщик) с календарными датами. Контролирующее лицо записывает окончательный и промежуточные сроки проверки исполнения (вместе с номером документа и фамилией исполнителя) и в соответствующие дни проводит контрольные операции. ЖУРНАЛ регистрации исходящих документов
ЖУРНАЛ регистрации входящих документов
ЖУРНАЛ регистрации внутренних документов
Тема «НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ. ВИДЫ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ» Н  оменклатура дел – систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.Номенклатура предназначена:
Номенклатуры дел подразделяются: на типовые; примерные; конкретного предприятия. Типовая номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности и структуре организаций (предприятий)., например типовая номенклатура для школ. Она устанавливает единый состав дел с одинаковой нумерацией их и является нормативным документом. Примерная номенклатура дел составляется для однородных по характеру деятельности, но имеющих разную структуру организаций (предприятий), например, примерная номенклатура проектных институтов Примерная номенклатура носит рекомендательный характер. Номенклатура дел конкретного предприятия составляется для отдельного предприятия составляется для отдельного предприятия и отражает его специфику. На предприятиях с разветвленной организационной структурой, как правило, составляются номенклатуры дел структурных подразделений, которые объединяются в сводную номенклатуру дел предприятия. Разделами номенклатуры являются наименования структурных подразделений организации. Первым разделом номенклатуры является секретариат. Другие структурные подразделения располагаются после секретариата по степени значимости. Каждое подразделение (отдел) получает свой порядковый номер (секретариат – 1, бухгалтерия – 2) Внутри разделов номенклатуры располагаются заголовки дел с присвоением им соответствующих индексов, например в индексе 1-2 (1- соответствует секретариату, а 2 – порядковому номеру дела, заведенному в секретариате). Заголовок дела в номенклатуре должен состоять из элементов, распложенных в следующей последовательности:
Срок хранения каждого дела в номенклатуре определяется по «Перечню документов с указанием сроков хранения» со ссылкой на соответствующую статью перечня. В графе «Примечание» проставляются отметки о заведении дел, ответственных за дела и т.д. Количество дел в номенклатуре указывается , как правило, по окончании года. Номенклатура дел составляется делопроизводственной службой, секретарем или специалистом, ответственным за работу с документами. Номенклатура дел подписывается ответственным составителем, архивистом, согласовывается с экспертной комиссией и утверждается руководителем предприятия. Номенклатура составляется, как минимум, в трех экземплярах: один хранится в дел, второй является рабочим и вывешивается на внутренней стенке шкафа, сейфа, третий передается в архив предприятия. Номенклатура дел составляется ежегодно, как правило, в конце года и вводится в действие с 1 января нового года. Формирование дел - группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела. Делом называют совокупность документов ( в отдельных случаях – документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку. Правильное формирование дел способствует:
На обложке дела указывается :
Оперативным называется хранение дел в местах их формирования до передачи на архивное хранение. За сохранность документов несут ответственность:
Дела хранятся:
Располагают дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения. Номенклатуру дел размещают на внутренней стороне шкафа, сейфа: *Для удобства поиска необходимого дела; *Для проверки наличия дела. При рациональной организации оперативного сравнения и правильного оформления обложек дел ( в некоторых случаях внутренних описей дел) поиск любого исполненного документа не превышает 5 мин.). Во время оперативного хранения дела могут выдаваться:
Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку на срок не более одного месяца. Сторонним организациям дела выдаются по их письменному запросу и разрешению руководителя организации. После оперативного хранения завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения сдаются в архив. Дела с истекшими сроками хранения уничтожаются. ТЕМА: «ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛ ДЛЯ СДАЧИ В АРХИВ» Экспертиза ценности документов- отбор документов на государственное хранение и установление сроков их хранения на основе принятых критериев. Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается экспертная комиссия (ЭК). ЭК назначается приказом руководителя предприятия и состоит не менее чем их 3-х человек. Примерный состав ЭК: зам.директора (главный бухгалтер); ведущий специалист (юрист, работник службы делопроизводства, отдела кадров, архива); секретарь-референт. ЭК является совещательным органом. Ее решения по хранению или уничтожению документов вступают в силу после их утверждения руководителем предприятия. Определение сроков хранения (экспертиза ценности) документов проводится по «Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков хранения», утвержденному Росархивом 6 октября 2000 г. Предприятия, входящие по определению сроков хранения документов отраслевые перечни (перечень Министерства финансов). ЭК предприятия рассматривает каждое дело, находит его в перечне срок хранения и проставляет его на обложке. Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам на обложке дела нельзя. Дела просматриваются полистно, чтобы не было ошибок. Срок хранения может быть также установлен по номенклатуре дел. В зависимости от значимости документов в перечнях установлены следующие сроки хранения: 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л., 75 л., и постоянно. В результате работы ЭК документы подразделяются на 3 группы:
К документам передаваемым в архив, относятся :
Документы по личному составу (личные дела, личные карточки ф. Т.- 2, книги учета сотрудников, лицевые счета по зарплате) хранятся 75 лет, руководителей предприятия – постоянно. Дела отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления: документы необходимо расположить в хронологическом порядке, если он не соблюдался в процессе формирования дела; произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором; подшить в конце дела заверительный лист в котором указать количество листов в деле; на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел, если они не были составлены ранее, и подшить их в начале дел; переплести дело или прошить его специальными нитками в четыре прокола; дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела. | ||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Конспект урока по профессии «Секретарь-референт» III курс группа... Образовательная: Практическое применение усвоенного материала; знание общих принципов работы табличного процессора Excel, умение... | | Методические рекомендации для участников муниципального конкурса... Информационная карта педагогического опыта участника муниципального конкурса «профи» ( номинации «Учитель года», «Воспитатель года»)... |
 | Программа профессиональной подготовки для детей по профессии «секретарь» Курс профессиональной подготовки для детей по профессии «Секретарь» предназначен для учащихся старших классов общеобразовательных... | | Среднего профессионального образования «трубчевский автомеханический... «Личностно-ориентированный подход на уроках производственного обучения по профессии «Повар, кондитер» |
| Основные направления работы, их актуальность и результаты: обобщение педагогического опыта В первые годы начинающему педагогу подчас бывает трудно определиться с темой своей работы с учениками. Из своего 12-летнего опыта... | | Аннотация рабочей программы огсэ. 05. «Башкирский язык» Направление подготовки Рабочая программа учебной дисциплины является частью основной профессиональной образовательной программы в соответствии с фгос по... |
| Опыта: «Воспитание и развитие коммуникативно ориентированной личности... Обобщение и распространение опыта работы учителя немецкого языка Гамаюновой Л. В | | Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... Справочник экономиста", "Секретарь-референт", консультант горячей линии "Профессионального издательства". За последнее десятилетие... |
| Т. А. Селезнева. Секретарь-референт в структуре управления Это мнение не вполне верно. Действительно, должность секретаря в административном управлении появилась впервые в США в 1789 г. В... | | Библиотека и молодежь: поиск идеальной модели. Обобщение опыта работы... Тюрми Е. С. Библиотека и молодежь: поиск идеальной модели. Обобщение опыта работы с молодежью в библиотеке А. Аалто |
| Обобщение опыта работы учителя химии моу сош №4 г. Собинка Бурдиной Н. Ю. Собинка, 2013 г А. В., работа на кафедре теории и методики воспитания випкро под руководством Поповой И. Н., прохождение курсов повышения квалификации... | | Объединенне учителей математики и Обобщение опыта работы по проблеме: Активизация познавательной деятельности учащихся |
| Программа проведения областного семинара «Электронная школа» Цель: Обобщение опыта работы маоу лицея №14 в рамках работы федеральной и областной экспериментальных площадок по использованию цифровых... | | Анализ по итогам работы Горбатко О. В. 2009-2010 учебный год Показатель результата (разработка материалов, выступление, обобщение опыта и т д.) |
| Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... Администрация муз «Родильный дом №1» города Дзержинска Нижегородской области представляет номинанта в городском конкурсе профессионального... | | Обобщение опыта работы по использованию на уроках истории современных образовательных технологий Дробно – рациональных функций и построение их графиков с использованием прикладных и инструментальных программных средств |
