Глава 11. ПИСЬМА-ЗАКАЗЫ
Письма-заказы представляют собой логическое завершение деловой переписки по поводу отдельной сделки (начало которой дает письмо-запрос, см. гл. 8). Особенности оформления заказов вытекают из содержания конкретных требований, предъявляемых к подобным документам в соответствующих организациях. Как правило, заказ оформляется:
- в простой письменной форме;
- на формализованном бланке (см. рис. 5).
Пример оформления заказа на бланке
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Эмблема и реквизиты Кому:│
│Организации-заказчика (наименование и адрес│
│ организации-поставщика)│
│ │
│ ЗАКАЗ N __ │
│ │
│"__" ________ 20__ г. г. _______________│
│ │
│Просим принять к исполнению заказ на поставку (оказание) ________________│
│_________________________________________________________________________│
│ (наименование продукции - товара или услуги) │
│ │
│1. Предмет заказа: ______________________________________________________│
│2. Цена: ________________________________________________________________│
│3. Количество: __________________________________________________________│
│4. Срок поставки: _______________________________________________________│
│5. Условия платежа: _____________________________________________________│
│6. Особые условия исполнения заказа: ____________________________________│
│_________________________________________________________________________│
│Основание: ______________________________________________________________│
│ (наименование договора, номер, дата) │
│Приложение: _____________________________________________________________│
│ │
│Подпись представителя заказчика: │
│М.П. │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рис. 5
11.1. Заказ на продукцию (вариант 1)
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Начальнику отдела сбыта│
│ ЗАО "Швейная фабрика "Модерн"│
│ Я.Л. Евдокимовой│
│ │
│ Уважаемая Яна Леопольдовна! │
│ Просим Вас принять к рассмотрению заказ на приобретение у Вашей│
│фабрики пальто женских демисезонных с меховыми воротниками-капюшонами в│
│количестве 1000 штук. Наиболее предпочтительными для реализации являются│
│изделия темно-синего, темно-серого, бордового и темно-бежевого цветов. │
│ В связи с изложенным прошу укомплектовать заказ приблизительно равным│
│количеством изделий перечисленных цветов. Отправку заказа прошу│
│произвести двумя равными партиями - к 1 августа и 1 сентября с.г. │
│ │
│ Директор ООО "Северский центральный универмаг" │
│ М.О. Савельева │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
11.2. Ответ на заказ продукции (вариант 1)
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Директору│
│ ООО "Северский центральный универмаг"│
│ М.О. Савельевой│
│ │
│ Уважаемая Марина Олеговна! │
│ С сожалением вынуждена сообщить, что исполнение Вашего заказа на│
│указанных Вами условиях в данный момент не представляется возможным в│
│связи с внеплановой реконструкцией пошивочного корпуса и временной - до│
│1 августа с.г. - остановкой производства. │
│ В связи с изложенным наиболее вероятным сроком поставки первой партии│
│заказа прошу считать 10 сентября с.г. Прошу также сообщить, является ли│
│для Вас этот срок удовлетворительным. │
│ Искренне надеюсь на продолжение взаимовыгодного сотрудничества между│
│нашими предприятиями. │
│ │
│ С уважением, │
│ начальник отдела сбыта │
│ ЗАО "Швейная фабрика "Модерн" │
│ Я.Л. Евдокимова │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
11.3. Заказ на продукцию (вариант 2)
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Начальнику Восточного представительства│
│ ОАО "Кросна"│
│ Г.К. Носкову│
│ │
│ Глубокоуважаемый господин Носков! │
│ Закрытое акционерное общество "Сибирь-Телеком" имеет намерение│
│заказать у Вашего предприятия два комплекта телекоммуникационного│
│оборудования КТКО-300 (КТКО-300м). Прошу Вас сообщить условия выполнения│
│заказа. Желаемый срок поставки - до 1 мая 2011 г. Своевременную оплату│
│гарантирую. │
│ │
│ С уважением, │
│ главный инженер ЗАО "Сибирь-Телеком" │
│ А.Б. Викторов │
│ │
│ Главный бухгалтер │
│ Н.О. Пустова │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
11.4. Ответ на заказ продукции (вариант 2)
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Главному инженеру │
│ ЗАО "Сибирь-Телеком" │
│ А.Б. Викторову │
│ │
│ Многоуважаемый господин Викторов! │
│ В ответ на Вашу просьбу высылаю условия выполнения заказа на поставку│
│Вашему предприятию двух комплектов телекоммуникационного оборудования│
│КТКО-300м. Одновременно извещаю о том, что наша компания более не│
│производит комплекты телекоммуникационного оборудования КТКО-300 в связи│
│с модернизацией элементной базы. │
│ Прошу Вас подтвердить согласие с условиями выполнения заказа. │
│ │
│ Приложение: "Условия..." (проект договора), на 4 листах, только│
│адресату. │
│ │
│ С глубоким уважением, │
│ начальник Восточного представительства │
│ ОАО "Кросна" │
│ Г.К. Носков │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
11.5. Рекомендуемые формулировки для писем-заказов
А. Основные формулировки:
- "Мы хотим заказать...";
- "Я имею намерение заказать...";
- "Наше предприятие предполагает заказать...";
- "Компания AAA, интересы которой я уполномочен представлять, желает заказать...";
- "Просим рассмотреть наш заказ...";
- "Прошу изыскать возможность для удовлетворения заказа...";
- "Мы заказываем у Вас...";
- "Я заказываю у Вашего предприятия...".
Б. Вспомогательные формулировки:
- "Мы намерены заказать для нужд предприятия...";
- "Я просил бы Вас в рамках ранее согласованного заказа дополнительно поставить в наше распоряжение...";
- "Компания проявляет особый интерес к заказу на поставку...";
- "Руководство организации исключительно заинтересовано в том, чтобы заказать...";
- "Мы хотели бы надеяться на исполнение нового заказа...";
- "Мы не планируем отменять заказ на приобретение...";
- "Мы рассчитываем на то, что этот заказ...";
- "Я убежден, что заказанная продукция...";
- "Выполнение данного заказа представляется нам исключительно важным, поскольку...";
- "Обращаясь к Вам за содействием в своевременном и полном исполнении заказа, мы...";
- "Мы с удовлетворением подчеркиваем свою готовность разместить дополнительный заказ на...";
- "Мне представляются сомнительными Ваши доводы относительно причин, препятствующих надлежащему исполнению заказа...";
- "Мы готовы предоставить вам соответствующие гарантии связи с этим заказом...";
- "Я хотел бы получить от Вашей компании соответствующие гарантии, свидетельствующие о готовности выполнить данный заказ на предлагаемых условиях...".
Глава 12. ПИСЬМА-ПРЕДЛОЖЕНИЯ (ОФЕРТЫ)
Письмо-предложение, или оферта, фактически представляет собой письменное заявление поставщика о намерении продать потенциальному заказчику ту или иную продукцию.
Особенности оформления писем-предложений в значительной степени предопределяются характером оферты. В настоящее время принято различать так называемую свободную оферту (оферту без обязательства) и твердую оферту, содержащую точные указания на обязательства, которые готов принять на себя поставщик в случае заключения договоренности. В первом случае предпочтительнее простая письменная форма предложения, во втором - табличная (см. рис. 6).
Пример твердой оферты
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Приложение N... │
│к... │
│Эмблема и реквизиты организации │
│Кому: │
│Дата: │
│Куда: │
│Место: │
├─────────┬───────────────────────┬──────────────┬────────────────────────┤
│ Номер по│ Наименование изделия │ Предлагаемое │ Цена за единицу, руб. │
│ каталогу│ │ кол-во, шт. │ │
├─────────┼───────────────────────┼──────────────┼────────────────────────┤
│100/1 │Чашка кофейная малая │ 20 │ 27,50 │
├─────────┼───────────────────────┼──────────────┼────────────────────────┤
│100/2 │Блюдце кофейное малое │ 20 │ 24,50 │
├─────────┼───────────────────────┼──────────────┼────────────────────────┤
│100/3 │Чашка кофейная большая │ 30 │ 31,50 │
├─────────┼───────────────────────┼──────────────┼────────────────────────┤
│100/4 │Блюдце кофейное большое│ 30 │ 26,50 │
├─────────┼───────────────────────┼──────────────┼────────────────────────┤
│100/5 │Тарелка десертная │ 50 │ 27,50 │
├─────────┼───────────────────────┼──────────────┼────────────────────────┤
│101 │Сахарница декоративная │ 5 │ 47,50 │
│ │с крышкой │ │ │
├─────────┼───────────────────────┼──────────────┼────────────────────────┤
│ ... │(И т.д.) │ ... │ ... │
├─────────┴───────────────────────┴──────────────┴────────────────────────┤
│ │
│Срок действия оферты... │
│Скидка... │
│Особые условия... │
│ │
│Подпись должностного лица: │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рис. 6
Структура письма-предложения характеризуется четким разделением на абзацы при объеме текста от половины до полутора машинописных листов. При этом принято делать предложение в первой части первого абзаца, чтобы сразу же ввести адресата в курс дела. Во втором и последующих абзацах раскрываются необходимые подробности предложения.
Особенностями содержания письма-предложения являются:
- персональный характер обращения. В случаях, когда, например, неизвестна фамилия или должность главы предприятия или организации, допустимо использовать формулировку "Уважаемый господин руководитель..." и т.п.;
- предельно четкое изложение сущности предложения, и прежде всего - максимальная конкретизация его важнейших условий: наименований товара и его моделей (наименований и характера услуг), стоимости продукции, сроков и порядка ее поставки и т.п.
Для твердой оферты, кроме того, является обязательным указание срока действия предложения (как правило, такое указание выносится в начало оферты).
Уместно также напомнить, что в соответствии с рекомендациями Всемирной торговой организации (ВТО) правильно составленная оферта должна включать помимо сведений обязательного характера:
- вступительное выражение благодарности за запрос;
- конкретную информацию о том, что именно включает объявленная цена (например, стоимость упаковки, транспортировки и страховки и отдельно - стоимость самого товара или услуги);
- сопутствующую информацию о других товарах и услугах, которые также могут представлять интерес для адресата;
- заключительное выражение надежды на то, что оферта будет акцептована (т.е., проще говоря, принята) потенциальным заказчиком.
Особого упоминания заслуживает стилистика писем-предложений. Исходя из анализа практики коммерческой деятельности, можно заметить следующее:
- в общем случае стиль оферты должен соответствовать общепринятому (современному) стилю написания деловых писем, в противном случае всегда есть опасность, что "незнакомый" стиль попросту отпугнет потенциального заказчика;
- стилистика изложения должна также в известной мере учитывать особенности восприятия нюансов содержания письма конкретным заказчиком. Чем лучше адресат поймет суть предложения и свою выгоду, тем большее доверие он будет испытывать к поставщику и, соответственно, тем больше вероятность акцепта.
Прочие стилистические особенности оферты рассматриваются на нижеследующих примерах.
12.1. Оферта без обязательства <1>
--------------------------------
<1> Текст приводится в переводе с немецкого языка.
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Заместителю генерального директора│
│ ОАО "ГерРос-С"│
│ В. фон Штайн│
│ │
│ Уважаемая фрау фон Штайн! │
│ Спасибо за интерес, проявленный Вами к нашему обращению. │
│ Рад сообщить Вам, что закрытое акционерное общество "Эксклюзив" имеет│
│честь предложить Вашему предприятию исключительно выгодный контракт на│
│поставку сварочного оборудования КСО-10. │
│ Указанное оборудование соответствует мировым стандартам качества и,│
│по признанию авторитетных специалистов в данной области, является одним│
│из самых эффективных при проведении сварочных работ повышенной сложности.│
│ В настоящее время сварочное оборудование указанного типа (в различных│
│модификациях) эффективно используется предприятиями 22 европейских стран,│
│в т.ч. Вашими коллегами из Германии. │
│ Нам известно, что ранее Ваше предприятие проявляло интерес к│
│приобретению оборудования подобного типа, однако, к глубокому сожалению,│
│по независящим от нас причинам мы не смогли ответить на Ваш запрос│
│положительно. │
│ Сейчас наше предприятие располагает всем необходимым для того, чтобы│
│предоставить в Ваше распоряжение необходимое количество сварочного│
│оборудования указанного типа в любой, в том числе специальной,│
│комплектации. Необходимая документация на оборудование и проект контракта│
│на его поставку прилагаются. │
│ Мы были бы признательны Вам за возможно более скорый ответ по│
│существу настоящего предложения. │
│ Позвольте, госпожа фон Штайн, в связи с этим возобновить мои уверения│
│в совершеннейшем к Вам почтении. │
│ │
│ С почтением, │
│ первый заместитель директора │
│ ЗАО "Эксклюзив" │
│ П.Н. Цуканов │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
12.2. Ответ на оферту без обязательства
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Первому заместителю директора│
│ ЗАО "Эксклюзив"│
│ П.Н. Цуканову│
│ │
│ Уважаемый господин Цуканов! │
│ Мне было исключительно приятно получить от Вас предложение (оферту) о│
│поставках давно интересующего наше предприятие технологического│
│оборудования для производства глубоководной сварки. Я весьма рада│
│возобновлению нашего сотрудничества и с большим удовлетворением сообщаю о│
│готовности нашего предприятия подписать с Вашей стороной договор на│
│поставку 4 (четырех) стандартных комплектов сварочного оборудования│
│КСО-10, а также запасных частей к ним согласно прилагаемой ниже│
│спецификации. │
│ Нам крайне желательно получить от Вашей стороны перечисленное в│
│приложении оборудование до 1 марта 2012 г. Нам также хотелось бы привлечь│
│к опытной эксплуатации указанного оборудования специалистов Вашего│
│предприятия. Прошу Вас сообщить нам об условиях направления 3│
│специалистов Вашего предприятия в Германию сроком на два месяца. │
│ Настоящим посланием я хотела бы также засвидетельствовать, господин│
│Цуканов, свое исключительное к Вам почтение. │
│ │
│ Приложения: │
│ 1. Проект договора на 8 листах, от вашего исходящего от... N...│
│(завизирован). │
│ 2. Спецификация на запасные части к сварочному оборудованию, на 3│
│листах, только адресату. │
│ │
│ Остаюсь искренне Ваша, │
│ Вильгельмина фон Штайн (на бланке должностного лица) │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
12.3. Твердая оферта
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Срок действия предложения - 30 дней со дня отправки │
│ │
│ Директору│
│ ЗАО "Кондитерская фабрика "Волжанка"│
│ Е.Е. Юхновской│
│ │
│ Уважаемая Елена Елистратовна! │
│ Благодарим Вас за внимание и интерес, проявленный Вашим предприятием│
│к нашему предыдущему посланию. │
│ Акционерное общество закрытого типа "Южсахар" делает Вам предложение│
│(оферту) о поставке сахара-песка на следующих условиях: │
│ 1. Количество - от 10 тонн. │
│ 2. Качество - соответствующее требованиям ОСТ 5682. │
│ 3. Упаковка - п/э мешки весом 50 кг в стандартных контейнерах для│
│ж/д или автоперевозки. │
│ 4. Условия поставки - доставка ж/д транспортом (фрахт) или нашим│
│автотранспортом. │
│ 5. Цена - 22 200 руб. за тонну. │
│ 6. Срок поставки - в течение трех дней с момента получения│
│подтверждения об оплате. │
│ 7. Условия оплаты - 100%-ная предоплата. │
│ 8. Дополнительные условия - возврат тары (контейнеров), являющейся│
│собственностью поставщика или перевозчика. │
│ │
│ Будем благодарны Вам за возможно более скорый ответ по существу│
│данного предложения. │
│ │
│ С уважением, │
│ Директор ЗАО "Южсахар" │
│ С.С. Рыкин │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
12.4. Ответ на твердую оферту
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Директору ЗАО "Южсахар"│
│ С.С. Рыкину│
│ │
│ Уважаемый Сергей Стефанович! │
│ Настоящим письмом подтверждаю наше согласие на закупку у Вас│
│сахара-песка на следующих условиях: │
│ 1. Количество - 100 тонн. │
│ 2. Качество - соответствующее требованиям ОСТ 5682. │
│ 3. Упаковка - п/э мешки весом 50 кг в стандартных контейнерах для ж/д│
│или автоперевозки. │
│ 4. Условия поставки - самовывоз. │
│ 5. Цена - 22 000 руб. за тонну. │
│ 6. Срок поставки - в течение трех дней с момента представления│
│подтверждения об оплате. │
│ 7. Условия оплаты - 100%-ная предоплата. │
│ 8. Дополнительные условия - гарантированный возврат тары│
│(контейнеров), являющейся собственностью поставщика или перевозчика, при│
│вывозе второй и последующей партий товара. │
│ В случае Вашего согласия прошу завизировать оба экземпляра│
│прилагаемого проекта договора о поставках, после чего один экземпляр│
│выслать в мой адрес. │
│ │
│ Приложение: проект договора о поставках, в двух экз., на 4 листах│
│каждый, только адресату. │
│ │
│ Директор │
│ ЗАО "Кондитерская фабрика "Волжанка" │
│ Е.Е. Юхновская │
│ │
│ Главный бухгалтер │
│ О.Н. Ярова │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
12.5. Рекомендуемые формулировки
для писем-предложений (оферт)
А. Основные формулировки:
1) "Предлагаю (предлагаем):
- Вам (вам)...;
- Вашему вниманию...;
- к Вашим услугам...";
2) "Имеем честь предложить:
- Вашему предприятию...;
- вниманию Вашего руководства...;
- на ваше рассмотрение...";
3) "Предлагается (предлагаются):
- следующая продукция...;
- следующие услуги...;
- следующие товары...".
Б. Вспомогательные формулировки:
- "В соответствии с ранее достигнутой договоренностью предлагаем Вам осуществить поставку...";
- "В счет взаимных поставок на текущий год предлагаем вам дополнительно приобрести у нашего предприятия...";
- "Исходя из результатов предварительных переговоров мы могли бы предложить Вам...";
- "Принимая во внимание особые обстоятельства, мы можем предложить Вашему предприятию осуществить допоставку продукции на следующих условиях...";
- "в количестве, соответствующем...";
- "Количество продукции составит...";
- "Количество товара будет отвечать пожеланиям, изложенным на этот счет Вашим полномочным представителем...";
- "в количестве, достаточном для удовлетворения...";
- "количество, не превышающее установленный годовой лимит на поставку...";
- "количество, не нарушающее правил товарообмена с поставщиками...";
- "качество, соответствующее требованиям...";
- "качество, удовлетворяющее техническим условиям на...";
- "Качество продукции в основном отвечает качеству образцов аналогичной продукции, переданной Вам ранее...";
- "Речь идет о товаре обычного торгового качества...";
- "Качество услуг подтверждается прилагаемым к письму сертификатом...";
- "Указанная продукция по своему качеству относится к категории...";
- "Цена товара составляет... руб. за единицу...";
- "Цена услуги определена с учетом...";
- "Цена продукции равняется... руб. за единицу и сформирована с учетом...";
- "Цена товара включает стоимость упаковки и маркировки...";
- "Цена не включает стоимость транспортировки от... до...";
- "Цены в проекте договора приведены без учета НДС...";
- "Цена предлагаемой продукции приведена с учетом НДС и НСП...";
- "Оплата производится путем перечисления...";
- "Оплата осуществляется в соответствии с ранее установленным порядком расчетов между...";
- "Предлагается следующий порядок оплаты...";
- "Порядок оплаты может быть следующим...";
- "Нас устроил бы следующий порядок оплаты...";
- "Оплата производится через... отделение... банка...";
- "Оплата производится наличными...";
- "Оплата производится через инкассо...";
- "Оплата производится посредством безотзывного аккредитива...";
- "Условия и порядок оплаты определены в...";
- "Условия и порядок оплаты соответствуют...";
- "Вы получите заказанную продукцию в течение... дней с момента...";
- "Ожидайте получение партии товара не позднее...";
- "Товар будет поставляться в соответствии с графиком...";
- "Продукция будет поставляться немедленно после оплаты...";
- "Поставка продукции будет производиться в течение...";
- "Продукция будет поступать к Вам ежемесячно равными партиями...";
- "Срок поставки - в соответствии с ранее достигнутой договоренностью...";
- "Сроки предоставления услуги подлежат дополнительному согласованию...";
- "Настоящее предложение действительно до...";
- "Указанное предложение сохраняет свою силу до...";
- "Это предложение действует в течение... с момента...";
- "Предложение действительно вплоть до полной продажи всего наличествующего товара...";
- "Предложение действительно в том случае, если до получения Вашего ответа товар все еще не будет продан...";
- "Предложение действительно при условии получения от Вас акцепта (подтверждения) в течение... дней со дня получения Вами этого послания...";
- "Предложение будет действовать до момента получения нами Вашего ответа...";
- "Срок действия данного предложения - ...дней с даты его отправки...".
|
