Раздел II. ПРИМЕРЫ ПИСЕМ
Глава 6. ПИСЬМА-ПРОСЬБЫ
В деловой практике письма-просьбы чаще всего используются в двух случаях:
- для изложения просьб при обращении к деловому партнеру (реальному или потенциальному) об отправке каких-либо информационных материалов;
- для изложения просьб при обращении официальных учреждений к субъектам хозяйственной деятельности (например, о представлении каких-либо документов, сведений и т.п.).
Не исключаются и другие случаи обращения с просьбами, например необходимость в оказании содействия в чем-либо, а также о внесении изменений в заранее согласованный (запланированный) порядок действий.
Особенностью оформления письма-просьбы является выделение обращения с просьбой. Как правило, это достигается двумя способами:
- начальное предложение открывается изложением просьбы ("Прошу...");
- при расположении внутри текста изложение просьбы выделяется прописными буквами или полужирным шрифтом ("ПРОШУ", "просим").
При этом в заголовок текста слово "просьба", как правило, не выносится.
Структура письма-просьбы характеризуется четким разделением на абзацы при сравнительно небольшом объеме текста (в большинстве случаев - от одной трети до половины машинописного листа). Возможны два основных варианта структуры:
- изложение просьбы в первом (и единственном) абзаце. Указанный вариант принят для изложения стандартных просьб при обращении к деловым партнерам, отношения с которыми характеризуются известной продолжительностью и устойчивостью;
- изложение просьбы во втором (реже - третьем) абзаце. Указанный вариант принят для изложения неординарных (особенных) просьб, а также при первом обращении к адресату. В этом случае первый (а иногда и второй) абзац используется для изложения обстоятельств дела и мотивов обращения с просьбой.
Особенностями содержания письма-просьбы являются:
- персональный характер обращения. В случаях, когда, например, неизвестна фамилия или должность главы предприятия или организации, считается допустимым указать: "Руководителю...", "Уважаемый господин руководитель..." и т.п.;
- предельно четкое изложение сущности просьбы, выраженное, например, в указании точного наименования требуемой продукции (наименования модели, условного названия и т.п.), ее количества, комплектации и др.;
- обязательное упоминание желаемых (требуемых) сроков выполнения просьбы ("Прошу ответить в течение трех дней...", "Просим выслать прайс-лист к 15 октября..." и т.д.).
6.1. Просьба об отправке информационных материалов
(каталогов, прайс-листов и проч.) в адрес
потенциального заказчика
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Главному инженеру - заместителю директора│
│ Омского завода сельскохозяйственных машин│
│ П.А. Полякову│
│ │
│ Уважаемый господин Поляков! │
│ Руководство нашей компании проявило большой интерес к продукции│
│Вашего предприятия, ознакомившись с ее образцами в ходе региональной│
│выставки "Сельскохозяйственное производство: Поволжье-2011". Особое│
│впечатление в представленной под Вашим патронажем экспозиции произвели│
│средства малой сельскохозяйственной механизации. │
│ В связи с изложенным [прошу] <*> направить в наш адрес 3 экземпляра│
│каталога продукции, относящейся к средствам малой с/х механизации.│
│Желаемый срок получения каталогов - 10 марта с.г. │
│ │
│ С уважением, │
│ заместитель генерального директора по маркетингу │
│ ТПО "Агротехника" │
│ В.Н. Николаев │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
--------------------------------
<*> Выделено полужирным шрифтом.
6.2. Ответ на просьбу об отправке информационных материалов
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Генеральному директору│
│ торгово-промышленного объединения "Агротехника"│
│ Ф.Ю. Ясаковой│
│ │
│ Копия:│
│ заместителю генерального директора│
│ по маркетингу│
│ В.Н. Николаеву│
│ │
│ Глубокоуважаемая госпожа Ясакова! │
│ В соответствии с Вашей просьбой высылаю 3 экземпляра каталога│
│продукции нашего завода. Буду рад, если это послужит дальнейшему│
│укреплению взаимовыгодных контактов между нашими предприятиями. │
│ │
│ Приложение: каталог продукции завода (разд. "Средства малой│
│сельскохозяйственной механизации") на 2011 г., экз. N N 1, 2, 3 - только│
│адресату. │
│ │
│ С неизменным уважением, │
│ директор завода Б.А. Долгов │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
6.3. Просьба об отправке учредительных документов
в адрес ИМНС
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Директору ООО "Издательство "Луч"│
│ П.О. Васильевой│
│ │
│ Уважаемая Полина Осиповна! │
│ В связи с ежегодной перерегистрацией предприятий-налогоплательщиков,│
│расположенных на территории субъекта Федерации, прошу Вас дать│
│соответствующие указания о направлении в наш адрес нотариально заверенных│
│копий учредительных документов и лицензии на ведение деятельности│
│возглавляемого Вами издательства. Крайний срок представления документов -│
│25 октября 2011 г. │
│ Прошу Вас подтвердить получение настоящего письма. │
│ │
│ Начальник 1 отдела ИМНС России по Орловской области │
│ И.М. Красильникова │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
6.4. Ответ на просьбу об отправке учредительных документов
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Руководителю ИМНС России по Орловской области│
│ Д.В. Федотову│
│ │
│ Уважаемый Дмитрий Вениаминович! │
│ Настоящим подтверждаю получение Вашего письма от... N... за│
│подписью госпожи И.М. Красильниковой. В связи с изменениями в│
│учредительных документах издательства и истечением срока действия│
│лицензии на издательскую деятельность прошу Вашего согласия на│
│представление копий указанных документов к 1 ноября с.г. │
│ │
│ С глубоким уважением, │
│ П.О. Васильева <*> │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
--------------------------------
<*> Исполнено на бланке должностного лица.
6.5. Рекомендуемые формулировки для писем-просьб
А. Основные формулировки:
1) "Обращаемся (обращаюсь) к Вам (вам) с просьбой:
- об отправке в наш адрес...;
- о направлении в мой адрес...;
- о высылке в адрес нашей организации...;
- о скорейшей передаче нашему полномочному представителю...;
- о предоставлении мне...";
2) "Просим (прошу) Вас (вас):
- сообщить (нам)...;
- выслать (мне)...;
- срочно представить (министру)...;
- немедленно доложить (научно-техническому совету)...;
- известить (руководство предприятия) о...;
- проинформировать меня о...";
3) "Прошу Вашего согласия:
- на отправку в адрес (вверенной мне организации)...;
- на предоставление нам...;
- на ознакомление (господина X) с...;
- на передачу (предприятию AAA) следующего оборудования...";
4) "Просим вашего содействия:
- в получении...;
- в скорейшей отправке...;
- в предоставлении дополнительной информации относительно (условий поставок продукции)...;
- в проведении...";
5) "Прошу Ваших указаний:
- на заключение договора о... с...;
- на выдачу со склада предприятия... представителю...;
- на оформление документов о... (на господина X)...;
- на пересмотр (лимитов)...".
Б. Вспомогательные формулировки:
- "В связи с (обращением в наш адрес)...";
- "В соответствии с (ранее достигнутой договоренностью)...";
- "Исходя из (результатов переговоров по вопросу о...)...";
- "Принимая во внимание (наше многолетнее сотрудничество)...";
- "Учитывая (долговременный и плодотворный характер наших деловых связей)...";
- "Согласно (действующему соглашению о том-то и том-то)...";
- "Просим Вас не отказать в любезности и (сделать то-то и то-то)...";
- "Просил бы Вас (проинформировать)...";
- "Не могли бы Вы (уточнить)...";
- "Надеюсь, что для Вас не окажется затруднительным (оказать мне небольшую услугу)...";
- "Мы хотели бы (получить от Вас информацию, касающуюся)...";
- "Нам было бы весьма желательно (получить от Вас необходимые гарантии относительно)...";
- "...убедительно...";
- "...настоятельно...";
- "...пожалуйста...";
- "...в виде исключения...";
- "...были бы исключительно благодарны, если бы Вы...";
- "...были бы весьма признательны Вам за...";
- "...был бы Вам крайне обязан за возможное содействие в...";
- "...ввиду чрезвычайных обстоятельств...";
- "Ссылаясь на Ваше письмо от...";
- "Позвольте сослаться в этой связи на Ваше e-mail-сообщение от...";
- "Основанием для настоящего обращения является Ваш факс от...";
- "Как Вам, вероятно, известно, в ходе телефонного разговора между... и... (такого-то числа)...";
- "Содержание устных договоренностей между... и... достигнутых в ходе... позволяет выразить надежду на...";
- "Основу для решения данного вопроса образует содержание Вашей телеграммы (телефонограммы, телексограммы, радиограммы и т.п.) от... за N... (за подписью)...".
Глава 7. ПИСЬМА-СООБЩЕНИЯ
В деловой практике письма-сообщения используются в следующих случаях:
- сообщения обо всех событиях или фактах, имеющих сколько-нибудь существенное значение для осуществления деловой активности (так называемые первичные сообщения, предпринятые по инициативе автора);
- сообщения-ответы, направленные адресату в ответ на полученные от него послания. В наиболее распространенном случае они служат для подтверждения получения письма (приложенных к нему материалов или документов), а также изложения сопутствующей информации (информации, имеющей отношение к теме данного письма).
В ряде случаев письма-сообщения могут направляться третьим лицам, например, если для разрешения какого-либо вопроса, затронутого в послании, требуется вмешательство со стороны.
Особенностью оформления письма-сообщения является выделение обращения. Как правило, это достигается двумя способами:
- начальное предложение открывается словом "Сообщаю..." ("Сообщаем...");
- при расположении внутри текста указание на характер письма выделяется прописными буквами или полужирным шрифтом ("СООБЩАЕМ", "сообщаю").
В заголовок текста слово "сообщение", как правило, не выносится.
Структура письма-сообщения не всегда характеризуется четким разделением на абзацы. Объем текста в большинстве случаев составляет до половины машинописного листа. Возможны следующие варианты структуры послания:
- краткое изложение сути сообщения в первом абзаце и изложение сопутствующей информации во втором и последующих абзацах;
- развернутое изложение сути сообщения в одном-двух начальных абзацах и изложение сопутствующей информации в последующих абзацах;
- развернутое изложение сути сообщения в одном-двух начальных абзацах и оценка (пояснение) автором значимости сообщенной информации для порядка и содержания деловой активности.
Особенностью содержания ответного письма-сообщения является обязательное упоминание о получении послания адресата (нередко со ссылкой на дату и номер). Как правило, значительная часть письма-сообщения при этом отводится оценке полученной информации.
Для содержания первичных сообщений наиболее характерно четкое и ясное изложение сути сообщаемой информации. При этом порядок изложения может быть относительно свободным.
7.1. Сообщение в связи с намерением адресата пересмотреть
содержание действующего договора о сотрудничестве
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Генеральному менеджеру│
│ ЗАО "Торговый дом "Люкс"│
│ М.Ю. Штейнбергу│
│ │
│ Многоуважаемый господин Штейнберг! │
│ В ответ на Ваше обращение сообщаю, что в настоящее время руководство│
│предприятия полагает нецелесообразным пересмотр порядка оплаты по│
│соглашению о поставках продукции и взаимных расчетах на 2011 г. Приглашаю│
│Вас вернуться к обсуждению этого вопроса при подготовке проекта│
│соглашения на 2012 г. │
│ │
│ С почтением, │
│ коммерческий директор ОАО "Фабрика "Русская обувь" │
│ О.С. Пришвина │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
7.2. Ответ на сообщение в связи с намерением адресата
пересмотреть содержание действующего
договора о сотрудничестве
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Коммерческому директору│
│ ОАО "Фабрика "Русская обувь"│
│ О.С. Пришвиной│
│ │
│ Глубокоуважаемая Оксана Станиславовна! │
│ Откликаясь на пожелание, выраженное Вами в предыдущем письме,│
│направляю в Ваш адрес проект соглашения о поставках продукции и взаимных│
│расчетах на 2012 г. │
│ │
│ Приложение: "Проект соглашения..." в электронном виде, на CD, инв.│
│N 700/1, только адресату, конфиденциально. │
│ │
│ С глубоким почтением, │
│ генеральный менеджер ЗАО "Торговый дом "Люкс" │
│ М.Ю. Штейнберг │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
7.3. Сообщение в связи с представлением плановой
отчетной документации
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Начальнику управления собственной безопасности│
│ ООО "Драгметаллсбыт"│
│ Н.И. Холодцову│
│ │
│ Представляю предложения по совершенствованию системы информационной│
│безопасности деятельности филиала N 1 компании на 2012 г. │
│ │
│ Приложение: "Предложения..." в электронном виде, на CD, инв. N│
│СО/5432, только адресату, для ограниченного пользования. Подлежит│
│возврату. │
│ │
│ Начальник филиала N 1 │
│ Э.О. Свольский │
│ │
│ Начальник группы │
│ информационной безопасности филиала N 1 │
│ Г.Е. Шишкова │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
7.4. Ответ на сообщение в связи с представлением плановой
отчетной документации
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ Начальнику филиала N 1│
│ ООО "Драгметаллсбыт"│
│ Э.О. Свольскому│
│ │
│ Высылаю замечания к предложениям по совершенствованию системы│
│информационной безопасности деятельности филиала N 1 на 2012 г. Предлагаю│
│учесть их содержание при разработке плана по обеспечению информационной│
│безопасности. │
│ │
│ Приложения: │
│ 1. "Замечания...", на 6 листах, только адресату, конфиденциально. │
│ 2. Образец оформления "Плана...", на 2 листах, только адресату. │
│ │
│ Заместитель начальника управления │
│ собственной безопасности компании ООО "Драгметаллсбыт" │
│ К.Л. Сурков │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
7.5. Рекомендуемые формулировки для писем-сообщений
А. Основные формулировки:
1) "Сообщаю (сообщаем) Вам (вам):
- о (том-то и том-то)...;
- об имевшем место...;
- об изменениях в...;
- о необходимости...;
- о фактах...;
- о предпринятых нами мерах по...;
- о предварительных результатах...;
- о достижении окончательной договоренности с...";
2) "Представляю:
- сведения о...;
- проект (плана, программы)...;
- предложения о...;
- перечень...;
- материалы...;
- отчет о...;
- акт...;
- доклад о...";
3) "Направляю:
- указания о...;
- распоряжение...;
- выписку из приказа...;
- копию директивы...;
- экземпляр соглашения...;
- решение...;
- протокол...;
- резолюцию..."; 4)"Высылаю:
- прайс-лист...;
- каталог...;
- формуляр...;
- прейскурант...;
- описание...;
- документацию...".
Б. Вспомогательные формулировки:
- "Сообщаем к Вашему сведению, что...";
- "Направляем для использования в работе...";
- "Высылаю для руководства в повседневной деятельности...";
- "Представляю во исполнение Ваших указаний...";
- "Доводим до сведения руководства Вашей компании...";
- "К сведению Вашего руководства сообщаем о...";
- "Считаем своим долгом сообщить...";
- "Полагаем необходимым направить в Ваш адрес...";
- "Имеем честь представить...";
- "Нам доставляет особое удовольствие сообщить Вам...";
- "Мы исходим из настоятельной необходимости предоставить в Ваше распоряжение...";
- "Я изыскал возможность для того, чтобы незамедлительно выслать Вам...".
|
