Глава 3. СТИЛИСТИКА ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
Не меньшее значение для надлежащего восприятия письма имеет и стиль его изложения. Деловые письма следует писать особым стилем, известным ныне как служебно-деловой (официально-деловой), представляющим собой функциональную разновидность русского языка и предназначенным для использования в процессе управления организацией, в т.ч. посредством письменной служебно-деловой коммуникации (переписки). Специфическими чертами данного стиля являются:
- подчеркнутая официальность и деловитость, находящая свое выражение в своеобразных формах повседневного (в т.ч. письменного) общения между должностными лицами (служебной субординации) и соблюдении стандартных правил оформления деловых писем;
- адресность, подразумевающая наличие конкретных участников управленческой деятельности, в данном случае - отправителей (адресантов) и получателей (адресатов) деловых писем;
- устойчивая повторяемость словарных величин в сочетании с ограниченностью их использования при подготовке деловых писем;
- тематическая ограниченность писем, в которых, как правило, не освещается более одного-двух вопросов;
- лексическое и композиционное единообразие содержания письма;
- исключительно нейтральный тон изложения письма;
- точность и внятность изложения, исключающие разночтение или двоякое толкование содержания письма;
- лаконичность изложения содержания, предполагающая краткость и ясность используемых в письме формулировок.
Исходя из специфики стиля, при подготовке содержания делового письма рекомендуется:
- излагать суть дела преимущественно простыми, короткими предложениями, которые не должны восприниматься адресатом как примитивные или топорно-грубые;
- применять устойчивые словосочетания и обороты письменной речи, но не ограничиваться в процессе изложения двумя-тремя затасканными идиомами, повторяя их чуть ли не через строчку;
- употреблять термины в их общепринятом, однообразном для понимания толковании, всякий раз безошибочно определяя, где их применение является совершенно необходимым, а где будет воспринято адресатом как "заумность";
- отдавать предпочтение прямому порядку слов в предложении: подлежащее предшествует сказуемому, определение стоит перед определяемым словом, а вводные слова находятся в начале предложения. Следует, однако, отдавать себе отчет в том, что чрезмерное "спрямление" текста может невольно заставить адресата усомниться в своих умственных способностях;
- не применять устаревшие слова и выражения (архаизмы), отжившие канцелярские обороты, заимствования из местных диалектов. Точно так же следует остерегаться включения в текст профессионального жаргона и т.п.;
- отказываться от лишних слов, не вносящих ничего нового в существо изложения. Не ленитесь перечитывать написанное, безжалостно вычеркивая из текста все слова, без которых он не становится менее понятным, - в конце концов, это экономия не только бумаги, но и времени вашего партнера;
- избегать неоправданного употребления иностранных слов. Любой из нас гораздо лучше понимает собеседника, если тот обращается к нему на привычном языке;
- использовать сказуемые либо в изъявительном ("устанавливается", "содержится", "применяется"), либо в повелительном ("выполнить", "решить", "согласовать") наклонении. Избегайте причастных и деепричастных оборотов, отдавайте предпочтение точкам, а не запятым и бесконечным "а также".
Общие рекомендации по стилю изложения делового письма изложены в форме памятки на рис. 1.
Рекомендации по стилю письма
Общие рекомендации по стилю изложения делового письма
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 1. Все письма следует излагать в спокойном, ровном тоне. Помните, что│
│проявление в содержании послания чрезмерной любезности, равно как и│
│небрежения, граничащего с грубостью, не допускается. │
│ 2. Не побуждайте адресата к спешке при вынесении решений по│
│направляемым вами письменным обращениям словами "срочно",│
│"незамедлительно", "в возможно более короткие сроки". Помните, что│
│"быстро" не всегда означает "хорошо". Лучше укажите, когда вы желали бы│
│узнать о решении, например, следующим образом: "Прошу Вас ответить до│
│такого-то числа" или "Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем│
│решении". │
│ 3. В процессе изложения будьте умеренны в просьбах, сдержанны в│
│оценках событий, объективны при изложении фактов, гуманны при определении│
│мер дисциплинарного воздействия, щедры на заботу и поощрение достойных,│
│рачительны при расходовании денежных средств. Будьте также плодовиты на│
│дельные предложения, а в выводах - предельно конкретны. │
│ 4. Не следует содержанием (или подтекстом) документа навязывать│
│адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например, так:│
│"Прошу изучить и решить вопрос положительно" или "Прошу утвердить эту│
│кандидатуру". Дайте адресату подумать самому. │
│ 5. Не следует намекать получателю письма на его мнимую│
│невнимательность, вводя в заключительный текст письма следующую│
│формулировку: "Предлагаю внимательно изучить", добросовестный подчиненный│
│может затаить обиду, а не слишком умный начальник - впасть в ярость,│
│воспринимая невольный намек слишком уж буквально. │
│ 6. Если вы извещаете кого-либо о невозможности выполнения его│
│поручения или просьбы, не начинайте послание с констатации отказа,│
│изложите сначала мотивацию своего решения и дайте понять, что при│
│определенных обстоятельствах к рассмотрению злополучного вопроса можно│
│вернуться. │
│ 7. Проявляйте известную дипломатичность и в случаях, когда сообщаете│
│о чем-то положительном: дайте понять, что исполнение чьей-либо просьбы│
│стоило вам известного труда, ибо в противном случае вы рискуете│
│столкнуться с новыми настойчивыми обращениями по еще менее насущным│
│проблемам. │
│ 8. Ссылка (к месту) на конкретные требования руководящих документов│
│придает письму вес, работает на ваш деловой имидж. Ссылки на абстрактные│
│указания начальства скорее будут восприняты получателем письма как ваша│
│попытка снять с себя ответственность за последствия принятия того или│
│иного решения. │
│ 9. Деловое письмо должно быть абсолютно чистым в юридическом смысле│
│(в первую очередь это касается денежных и кадровых документов),│
│безупречным по содержанию и исполнению. Словам в нем должно быть тесно,│
│а вот мыслям, напротив, просторно. │
│ 10. Пишите реже и по возможности короче. Обилие деловых писем и слов│
│в них не ускоряет, а замедляет решение дела. Если уж решили написать,│
│делайте это доступным для понимания языком, чему в немалой степени│
│способствует и неукоснительное следование официально-деловому стилю│
│изложения. │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рис. 1
Для автора, впрочем, не составило бы особого труда предложить вниманию читателей еще несколько десятков рекомендаций, касающихся стилистики писем. Их суть может быть сведена к композиции из трех стилистических составляющих: деловитости, точности, краткости. Следует, однако, упомянуть и еще о трех исключительно важных моментах.
Во-первых, письмо с первых и до последних строк должно производить на адресата впечатление искренности. Невозможно вести дела, если при этом не испытываешь доверия к партнеру и его предложениям. В свою очередь, чрезвычайно сложно рассчитывать на чье-либо доверие, предварительно не расположив адресата к себе проявлением в послании настоящей, а не показной искренности. В то же время искренность не должна, что называется, бить через край.
Во-вторых, общий тон послания при всей его подчеркнутой официальности и деловитости должен нести на себе отпечаток доброжелательности по отношению к адресату. Поверьте, это не останется незамеченным. Доброжелательность способствует установлению более прочного взаимопонимания между участниками переписки, тогда как без взаимопонимания ведение диалога становится проблематичным из-за игнорирования интересов другой стороны.
В-третьих, ваше письмо должно быть наполнено уважением к адресату. Уважение - это и должная предупредительность по отношению к партнеру, и такт в общении с ним, и подчеркнутое понимание его интересов и проблем. Вместе с тем, проявляя уважение к партнеру, не забывайте о самоуважении. Иными словами, уважайте своего партнера так же, как самого себя.
Читателям, кроме того, будет полезно получить более подробные рекомендации по стилистическому оформлению вводной, основной и заключительной частей текста письма. Начнем с рекомендаций по стилистическому оформлению вводной части текста. В зависимости от назначения послания читателям может быть рекомендовано использование в его начале следующих стандартных формулировок:
- "Прежде всего мы выражаем Вам свою благодарность за внимание, проявленное к нашему предложению относительно...";
- "Ваше письмо от... за N... нами получено и тщательно изучено...";
- "Обращаем Ваше внимание на то, что нами до сих пор не получен ответ на письмо от... за N...";
- "Просим считать данное письмо неотъемлемой частью соглашения от... за N... о...";
- "Приносим свои извинения за задержку с ответом на Ваше письмо от... за N... в связи с...";
- "Мы обращаемся к Вам в связи с поручением нашего общего делового партнера г-на...".
Для продолжения начального абзаца письма и обеспечения его логического продолжения рекомендуются следующие стандартные формулировки:
- "Настоящим письмом мы подтверждаем решимость к продолжению взаимовыгодного сотрудничества с Вашей организацией в области...";
- "Ваше предыдущее послание создает хорошие предпосылки для развития взаимовыгодных отношений наших организаций в вопросах...";
- "Тем не менее мы считаем своим долгом вновь обратиться к Вам с предложением о...";
- "В рамках заключенного ранее соглашения мы считали бы полезным организовать встречу представителей наших организаций для...";
- "Мы искренне надеемся, что непредвиденный перерыв в наших контактах не повлияет на состояние делового партнерства между нашими организациями...";
- "В своем обращении от... представитель компании (третий участник деловых контактов) выразил заинтересованность в привлечении к реализации соглашения специалистов Вашей организации...".
Следующее предложение первого абзаца часто формулируется таким образом, чтобы вплотную подвести адресата к ознакомлению с содержанием основной части текста письма, например:
- "В связи с изложенным мы имеем честь обратиться к руководству Вашей компании со следующим деловым предложением...";
- "Учитывая содержание предложений, поступивших от Вас ранее, мы полагаем целесообразным конкретизировать их в проекте соглашения о...";
- "Суть нашего предложения заключается в следующем...";
- "Нам представляется оправданным следующий подход к организации этой встречи...";
- "В подтверждение провозглашаемых намерений продолжить наше сотрудничество мы обращаемся к руководству Вашей компании со следующим взаимовыгодным предложением...";
- "Участие специалистов Вашей организации в реализации совместного проекта представляется нам крайне желательным по следующим причинам...".
Рассмотрим далее рекомендации по стилистическому оформлению основной части текста письма. В зависимости от назначения послания читателям может быть рекомендовано использование следующих стандартных формулировок:
- "Как известно уважаемому г-ну директору, планом генерального развития компании на... год предусмотрено выполнение...";
- "Целью предполагаемого соглашения является совместное осуществление...";
- "Согласно плану поставок продукции на... квартал... года наша организация обязалась...";
- "Для организации рабочей встречи представителей наших компаний предлагается следующий вариант ее проведения: дата встречи - ...место встречи - ...основные вопросы повестки дня - ...";
- "В настоящее время наша организация располагает возможностью оказать своим деловым партнерам комплексные услуги по...";
- "Во-первых, квалификация специалистов Вашего предприятия оценивается исключительно высоко. Во-вторых...".
Содержание последующих предложений и абзацев должно строиться так, чтобы у адресата в процессе чтения складывалось все более целостное понимание освещаемого в письме вопроса.
Для завершения основной части текста и обеспечения плавного логического и стилистического перехода к заключительной его части рекомендуется использование следующих стандартных формулировок:
- "Такова основная идея нашего делового предложения...";
- "Вы можете получить от нашего представителя всю интересующую Вас дополнительную и справочную информацию о...";
- "Мы искренне надеемся, что представленное в настоящем письме предложение о сотрудничестве вызовет у Вас интерес...";
- "Мы надеемся, что, располагая указанной информацией о порядке организации встречи, руководство Вашей компании не замедлит предпринять необходимые шаги для того, чтобы...";
- "Предлагая своим деловым партнерам комплексные услуги, наше предприятие исходит из того, что при подобном подходе...";
- "Полагаем, что теперь Вам стали лучше понятны наши доводы в пользу...".
И, наконец, несколько рекомендаций по стилистическому оформлению заключительной части текста письма. Вниманию читателей предлагаются следующие стандартные формулировки:
- "Мы будем рады узнать Ваше мнение по поводу изложенных выше предложений о деловом сотрудничестве и надеемся на получение от Вас ответа по существу данного вопроса...";
- "Пользуясь случаем, мы хотели бы еще раз обратить Ваше внимание на финансовый аспект высказанного предложения...";
- "Руководство организации выражает свою готовность рассмотреть Ваш ответ незамедлительно после его получения...";
- "Мы ожидаем от Вас обстоятельного и, по возможности, скорого ответа...";
- "В конечном счете от реализации данного проекта в выигрыше окажутся обе стороны...";
- "Мы рассчитываем на проявление с Вашей стороны конструктивного и взвешенного подхода к решению данного вопроса...".
На этом мы завершим разговор о стилистике и перейдем к рассмотрению особенностей оформления деловых писем.
Глава 4. ОФОРМЛЕНИЕ ДЕЛОВОГО ПИСЬМА
Рассмотрение особенностей оформления деловых писем целесообразно начать с состава их реквизитов (от лат. requisitum - "требуемое", "необходимое"). В соответствии с разд. 2 ГОСТ Р 6.30-2003 для надлежащего оформления писем в процессе осуществления служебно-деловой переписки используются следующие реквизиты:
- 01 - изображение Государственного герба Российской Федерации <1>;
- 02 - изображение герба субъекта РФ;
- 03 - изображение эмблемы (товарного знака либо знака обслуживания) предприятия (организации, учреждения);
- 04 - код предприятия (организации, учреждения);
- 05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
- 06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
- 08 - наименование предприятия (организации, учреждения);
- 09 - справочные данные о предприятии (организации, учреждении);
- 11 - дата письма;
- 12 - регистрационный номер письма;
- 13 - ссылка на регистрационный номер и дату письма <2>;
- 15 - сведения об адресате;
- 17 - резолюция <3>;
- 18 - заголовок к тексту;
- 19 - отметка о контроле <4>;
- 20 - текст письма;
- 21 - отметка о наличии приложения <5>;
- 22 - подпись;
- 23 - гриф согласования письма <6>;
- 24 - виза согласования <7>;
- 25 - оттиск печати;
- 27 - отметка об исполнителе;
- 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело <8>;
- 29 - отметка о поступлении документа на предприятие (в организацию, учреждение) <9>;
- 30 - идентификатор электронной копии письма.
--------------------------------
<1> Нумерация реквизитов соответствует приведенной в ГОСТ Р 6.30-2003.
<2> Как правило, указывается только для исходящих (ответных) писем.
<3> Указывается только на входящих письмах, рассмотренных руководителем предприятия (иным уполномоченным должностным лицом).
<4> Указывается только на входящих письмах, рассмотренных руководителем предприятия (иным уполномоченным должностным лицом) и подлежащих контролю.
<5> Только для писем, имеющих приложение.
<6> Только для писем, содержание которых подлежит согласованию с другими предприятиями (организациями, учреждениями).
<7> Только для писем, содержание которых подлежит согласованию с должностными лицами (структурными подразделениями) предприятия (организации, учреждения) - отправителя письма.
<8> Только для исполненных писем.
<9> Указывается только на входящих письмах.
Оформление перечисленных реквизитов производится в соответствии с разд. 3 ГОСТ Р 6.30-2003.
Изображение Государственного герба Российской Федерации (реквизит 01) помещают на бланках для писем в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25.12.2000 N 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации". Изображение герба субъекта РФ (реквизит 02) помещают на бланках для писем согласно соответствующим правовым актам субъектов РФ. Изображение эмблемы предприятия (организации, учреждения) или соответствующего товарного знака (знака обслуживания) (реквизит 03) помещают на бланках для писем в соответствии с уставом (положением) предприятия (организации, учреждения).
Кода предприятия (организации, учреждения) (реквизит 04) проставляется в соответствии с Общероссийским классификатором предприятий и организаций (ОКПО). Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми указанным лицам налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06) проставляется также в соответствии с документами, выдаваемыми указанным лицам налоговыми органами.
Наименование предприятия (организации, учреждения), являющегося отправителем письма (реквизит 08), должно в точности соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах. Над наименованием предприятия (организации, учреждения) указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящего органа (при его наличии у данного предприятия).
Наименования предприятий (организаций, учреждений) субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) собственный государственный язык, печатаются на двух языках. Соответственно наименование предприятия (организации, учреждения) на государственном языке субъекта РФ (ином языке) располагается ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.
Сокращенное наименование предприятия (организации, учреждения) приводят в случаях, когда оно закреплено в его учредительных документах. Его помещают в скобках ниже полного наименования или непосредственно за ним.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства предприятия (организации, учреждения) указывают, если именно оно является отправителем письма, и располагают ниже наименования предприятия (организации, учреждения).
Справочные данные о предприятии (организации, учреждении) (реквизит 09) включают почтовый адрес, номер телефона и другие сведения по усмотрению отправителя письма, в т.ч. номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.
Датой письма (реквизит 11), как правило, является дата его подписания. Данный реквизит оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. При этом день и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой, а год - четырьмя арабскими цифрами <1>.
--------------------------------
<1> Допускается, кроме того, оформление даты в такой последовательности: год, месяц, день месяца либо применение словесно-цифрового способа оформления даты, например "01 июля 2005 г.".
Регистрационный номер письма (реквизит 12) состоит из порядкового номера документа, при необходимости дополняемого по усмотрению предприятия (организации, учреждения) иными учетными данными - индексом дела по номенклатуре дел, информацией об исполнителе письма и др.
Ссылка на регистрационный номер и дату (например, входящего письма, в ответ на которое подготовлено данное письмо) (реквизит 13) включает соответственно регистрационный номер и дату документа входящего письма.
Оформление реквизита 15 "Адресат" производится с учетом того, кто именно (предприятие, структурное подразделение предприятия, должностное или частное лицо) выступает в качестве адресата <2>.
--------------------------------
<2> При расположении элементов реквизита 15 допускается центрировать каждую его строку по отношению к самой длинной строке.
При адресовании письма должностному лицу предприятия инициалы адресата указывают перед фамилией, а его должность - в дательном падеже. При адресовании письма предприятию (структурному подразделению предприятия) его наименование указывают в именительном падеже <1>.
--------------------------------
<1> Для отправки письма в несколько однородных предприятий (структурных подразделений одного предприятия) их названия следует указывать обобщенно, например: филиалам и представительствам ООО "Микс". Однако письмо не должно быть обращено более чем к четырем адресатам. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем числе адресатов составляют список рассылки письма.
В состав реквизита 15 может также входить почтовый адрес, элементы которого указываются в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи. Так, при адресовании письма предприятию указывают его наименование, а затем почтовый адрес, например: ОАО "Завод "Электросила", Московский пр., д. 132, Санкт-Петербург, 196220.
При адресовании письма частному лицу указывают фамилию и инициалы получателя, а затем его почтовый адрес, например: Галаниной Е.И., проезд Мичурина, д. 11, пос. Андреевка Ленинского р-на Курской области, 340045.
Оформление резолюции на входящем письме (реквизит 17) предусматривает указание фамилии, инициалов исполнителей поручения, содержания поручения (при необходимости), например "О подготовке проекта ответного письма", сроков исполнения, а также личной подписи должностного лица - автора резолюции и даты ее вынесения.
Оформление резолюции, как правило, производится на свободном от текста участке первого листа письма. Допускается оформление резолюции на отдельном листе бумаги, прилагаемом к письму.
Заголовок к тексту письма (реквизит 18) должен как можно более точно отражать краткое содержание документа, например: "О проекте договора поставок научно-технической продукции на 2005 г.".
Отметка о контроле за исполнением письма (реквизит 19) оформляется соответствующим условным обозначением, принятым на данном предприятии, - буквой "К", словом (штампом) "Контроль" и т.п.
Оформление реквизита 20 "Текст документа" производится на государственном языке Российской Федерации (государственных языках субъектов РФ) в соответствии с законодательством. Текст письма может быть представлен в виде связного текста или с включением в него анкет или таблиц (последние могут быть вынесены в приложение к тексту). Если текст письма содержит несколько решений, предложений, выводов и проч., его можно разбивать на разделы, подразделы и пункты, нумеруемые арабскими цифрами. При оформлении письма на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют (посредством простановки номеров арабскими цифрами посередине верхнего поля листа).
Оформление реквизита 21 "Отметка о наличии приложения" производится с учетом следующих обстоятельств.
Приложение, упоминаемое по тексту письма, оформляется следующим образом: "Приложение: на 3 л. в 3 экз.".
Приложение (приложения), не упоминаемое по тексту письма, оформляется следующим образом:
"Приложения:
1. Проект приказа о поощрении работников предприятия по итогам 2004 г., на 4 л. в 1 экз.
2. Программа торжественного вечера, посвященного дню предприятия, на 2 л. в 1 экз.".
Приложение к письму, имеющее собственное приложение, оформляется следующим образом: "Приложение: письмо ЗАО "Лотос" от 01.07.2005 N 206/27-1 и приложение к нему, всего на 13 л.".
Приложение, направляемое не во все указанные в письме адреса (например, рассылаемое циркулярно), оформляется следующим образом: "Приложение: на 3 л. в 5 экз., только в первый адрес" <1>.
--------------------------------
<1> Число листов в сброшюрованных приложениях не указывают.
На первом листе прилагаемого к письму документа (в правом верхнем углу) оформляется надпись "Приложение N...". Указанную надпись допускается оформлять прописными буквами.
Оформление реквизита 22 "Подпись" имеет определяющее значение для придания письму юридической силы (в особенности для отдельных видов писем, например гарантийных). Реквизит включает наименование должности лица, подписавшего письма (развернутое или полное, если документ оформлен на листе писчей бумаги или бланке письма, и сокращенное - на письме, оформленном на бланке соответствующего должностного лица), личную подпись и ее расшифровку (инициалы и фамилию отправителя письма), например:
"Генеральный менеджер подпись А. Кан"
(на бланке для писем);
"подпись А. Кан"
(на бланке должностного лица) <1>.
--------------------------------
<1> При оформлении реквизита 22 допускается центрировать наименование должности лица, подписавшего письмо, относительно самой длинной строки.
При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи следует располагать одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности каждого из отправителей. При равенстве должностей отправителей их подписи располагают на одном уровне.
Гриф согласования письма (реквизит 23) включает слово "СОГЛАСОВАНО" (напечатанное прописными буквами), должность лица, с которым согласован текст документа (включая наименование организации), личную подпись, ее расшифровку и дату согласования, например:
"СОГЛАСОВАНО
Главный инженер ФГУП "Мегатрон"
Личная подпись И.И. Ивах
Дата".
Если согласование текста письма производится другим документом, оформление указанного реквизита производится следующим образом:
"СОГЛАСОВАНО
Решение научно-технического совета
АОЗТ "Реверс"
от 01.07.2005 N 34-2-61".
Согласование оформляют визой (реквизит 24), включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
"Начальник юридического отдела
Личная подпись С.А. Козлов
Дата".
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
"Замечания прилагаются
Начальник юридического отдела
Личная подпись С.А. Козлов
Дата".
Оттиск печати (реквизит 25) заверяет подлинность подписи должностного лица на письмах, удостоверяющих права соответствующих лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, и некоторых других документах.
Реквизит 27 "Отметка об исполнителе" включает инициалы и фамилию исполнителя письма (лица, осуществлявшего техническую подготовку документа) и номер его телефона. Реквизит следует располагать на лицевой или оборотной стороне последнего листа письма (в левом нижнем углу).
Реквизит 28 "Отметка об исполнении документа и направлении его в дело" включает ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении (например, ответного письма), либо - при отсутствии такого документа - краткие сведения об исполнении предписанных резолюцией действий, а также слова "В дело", номер дела, в котором предполагается хранить письмо, и подпись исполнителя письма (руководителя структурного подразделения, в котором исполнено письмо).
Отметка о поступлении входящего письма на предприятие (реквизит 29) включает порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - также часы и минуты), проставленные от руки или в виде штампа.
Идентификатор электронной копии письма (реквизит 30) - особая отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла и его расположение на машинном носителе, а также дату и (при необходимости) другие поисковые данные, устанавливаемые на предприятии для идентификации электронных документов, включая письма.
Схема расположения основных реквизитов делового письма представлена на рис. 2, практические рекомендации по оформлению проекта делового письма - на рис. 3.
Схема расположения основных реквизитов делового письма
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│Изображение Герба Российской Федерации /│\ │
│(субъекта РФ или муниципального образования) <2>│ │
│либо │ 20 мм <4> │
│ │ │
│Эмблема организации │ │
│(товарный знак или знак обслуживания) \│/ Отметка о контроле <1>│
│─────────────────────────────────────────────────────────────────────────│
│ │
│ Наименование организации (предприятия, учреждения) <2> │
│ Сведения об адресате (Кому) │
│ │
│ Справочные сведения об организации │
│ ОКПО (ОКОГУ) ОГРН ИНН/КПП <2> │
│ │
│ Дата Регистрационный номер Резолюция <1> │
│ документа <3> документа <3> │
│ │
│ Ссылка на регистрационный номер и дату документа │
│ (во исполнение которого (в ответ на который) │
│ подготовлено письмо) <3> │
│ │
│ Заголовок к тексту <3> │
│ │
│ Текст письма │
│ │
│ Отметка о наличии приложения │
│ │
│ Подпись │
│ │
│ Оттиск печати │
│ Отметка об исполнителе │
│ │
│ Визы согласования │
│ │
│Отметка об исполнении (ответа на письмо) Отметка о поступлении письма │
│и помещении документа в дело (входящий регистрационный N) <1>│
│ │
│ Идентификатор электронной копии документа │
│─────────────────────────────────────────────────────────────────────────│
│ /│\ │
│ │ 10 мм │
│ \│/ │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рис. 2
--------------------------------
<1> Реквизиты, проставляемые организацией-получателем.
<2> Реквизиты бланка.
<3> Реквизиты, для которых на бланке указаны границы расположения. Последние, как и не промаркированные на рисунке реквизиты, впечатываются в отведенных для этого местах.
<4> Размер полей слева и справа - не менее 20 мм.
Рекомендации по оформлению делового письма
Практические рекомендации по оформлению
проекта делового письма
┌─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┐
│ 1. Напечатанный текст должен в точности соответствовать черновику│
│документа. Достоверность текста, набранного под диктовку, затем│
│выверяется в ходе повторной читки во избежание ошибок и несоответствий│
│действительному положению вещей. Во всех остальных случаях набранный│
│текст сверяется с первоисточником и при необходимости корректируется. │
│ 2. Документ не должен содержать ошибок. При обнаружении таковых в│
│процессе проверки необходимо произвести верификацию электронной версии│
│или отпечатать текст повторно на машинке. Исправления корректирующими│
│средствами или иными способами (резинкой, лезвием бритвы и т.п.) крайне│
│нежелательны, но вполне извинительны в условиях крайней нехватки времени,│
│когда важнее отправить документ вовремя, нежели перепечатать его из-за│
│пропущенной или лишней запятой. Но такие исключения не должны перерастать│
│в правила. │
│ 3. Стиль делового письма должен быть простым и понятным. Для│
│исправления стилистических ошибок и неточностей документ при чтении│
│редактируется, т.е. освобождается от повторов, сложных оборотов речи,│
│ненужных деталей либо, наоборот, дополняется необходимой информацией,│
│упущенной первоначально. Отредактированный документ следует прочитать еще│
│раз, перед тем как передать его на конвертацию или подпись, и убедиться,│
│что вам как исполнителю письма в нем действительно все ясно по│
│освещаемому вопросу. │
│ 4. Текст письма должен отчетливо читаться при умеренном освещении.│
│Если это затруднительно, переоформите его: отпечатайте текст письма более│
│насыщенным или более крупным шрифтом. Обратите внимание на наличие и│
│расстановку абзацев, отделение частей текста пустыми строками (отступами)│
│в необходимых случаях: это правило неукоснительно соблюдается для│
│выделения вводной и заключительной частей письма. Использование этих│
│несложных приемов позволит получателю письма быстрее и глубже│
│ознакомиться с его содержанием. │
│ 5. Обратите внимание и на то, в каком состоянии находится бумага│
│(бланк), предназначенная для оформления письма: она должна быть абсолютно│
│белой, без каких-либо дополнительных оттенков, поскольку желтизна бумаги│
│невольно намекает на ее "возраст", а сероватый цвет - на неряшливость или│
│скупость владельца. Совершенно недопустимым является наличие на листе│
│следов еще чего-либо, помимо текста, будь то следы карандашной разметки│
│или едва заметные отпечатки чьих-то пальцев - такие листы могут│
│использоваться исключительно для черновиков. Неприемлемы также│
│механические повреждения бумаги - сгибы, надрывы, царапины и т.п. Весьма│
│неприятное впечатление производит "бахрома" по краю неаккуратно│
│разорванного по линии сгиба листа - для этого следует прибегать к│
│специальному ножу или ножницам. И, наконец, изображение фирменного знака│
│организации, текст с ее реквизитами и т.д. должны быть нанесены на лист│
│полноцветной печатью, без пробелов и затуманенности изображения. │
│ 6. Для подписи используйте чернильную ручку с чернилами черного│
│(темного) цвета, поскольку они более гармонично сочетаются с текстом│
│письма. Чернила не должны просвечивать (т.е. быть слишком жидкими), а│
│перо - царапать. В сигнатуре (подписи) на документе должны хорошо│
│различаться первые четыре буквы фамилии отправителя (если фамилия│
│короткая - все буквы). │
│ Всю служебную информацию при подготовке письма к отправке│
│(регистрационный номер, дата отправления и др.) наносите на бланк│
│машинописным способом или с использованием штампов установленного│
│образца, в крайних случаях - от руки. │
└─────────────────────────────────────────────────────────────────────────┘
Рис. 3
Скажем несколько слов о требованиях к бланкам и писчей бумаге, на которых исполняются деловые письма. Как отмечалось ранее, оформление писем в зависимости от их функционального назначения и содержания может производиться либо на бланках, либо на листах писчей бумаги. Разделом 4 ГОСТ Р 6.30-2003 установлены следующие основные требования к бланкам документов:
- формат бланков - А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм);
- размеры полей (участков бланка, свободных от текста письма) не менее: 20 мм - левое, верхнее и нижнее; 10 мм - правое;
- основа - прочная белая бумага (бумага светлых тонов) установленной белизны и плотности;
- расположение реквизитов на бланках - угловое и продольное, в пределах границ отведенных для них зон (в соответствии с рисунками А1 и А2 Приложения А к ГОСТ Р 6.30-2003).
Для оформления писем могут использоваться следующие виды бланков:
- бланк письма предприятия;
- бланк структурного подразделения предприятия;
- бланк должностного лица предприятия.
Бланк письма в зависимости от учредительных документов предприятия включает реквизиты 01 (02 или 03), 04 - 06, 08, 09 и (при необходимости) ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11 - 15, 17 - 20. Оформление указанных реквизитов производится отправителем (исполнителем) письма с соблюдением изложенных выше требований. Использование для оформления писем общих бланков предприятия не допускается.
|
