Схема проведения фасилитации.
Из прошлого опыта стало понятно, что ни согласование на форуме, ни согласование сразу в группе не являются эффективными инструментами. Поэтому, было решено создать микс из этих процессов, добавив взаимодействие 1 на 1 стороной. При создании схемы я решил использовать сильные стороны каждого из форматов: способность к фиксации, экономии времени, общую доступность форума для того, чтобы собрать все правки; возможность применения фасилитаторских навыков, которые позволяют раскрыть суть требований каждой стороны, трансформировать энергию конфликта и включения стороны в процесс создания документа в режиме очного обсуждения. Первый опыт использования схемы был успешным, и выработанная последовательность действий практически не менялась:
Цель процесса
|
Формат обсуждения
|
Описание процесса (инструкция)
|
Ожидаемые результаты
|
Создать первую версию документа.
|
Внутренний форум
|
Первую версию документа пишет сторона, заинтересованная в его существовании и имеющая достаточно компетенций для написания нормальной версии.
Обязательно наличие компетенций по созданию документа и способности аргументировано «защитить» и показать ценность исходного документа
|
Будет создана первая версия документа
|
Сформировать у модератора представление о сути, отраженной в документе.
|
Скайп, телефон, личная встреча.
|
Модератор выясняет задачи и суть структуры и каждого раздела документа.
Необходима компетенция модератора в вопросах документа.
|
Модератор получает представление о каждом из разделов документа и сути, которую автор отражает в данных разделах.
Модератор «присваивает» документ и становится способным обсуждать его без автора.
|
Создать правила работы. Зафиксировать срок и порядок работы.
|
Внутренний форум
|
На внутреннем форуме задаются правила вычитки документа:
Описываются цели и задачи документа
Время на вычитку (как правило 1-2 дней достаточно, сроки дополнительно согласовываются с участниками)
Порядок подачи комментариев. В Word в режиме правок на форум.
Идеально — примечания на полях, отражающие суть правок.
Каждая сторона вносит правки в исходную версию документа и выкладывает документ с правками на внутренний форум для прочтения и ознакомления.
Очень важно, чтобы все стороны вносили правки в исходную версию документа для того, чтобы не начались споры между участниками.
|
Стороны примут правила фасилитации. Каждая из сторон осмыслит документ в конструктивном ключе. Выразит свои пожелания в письменном виде. Стороны ознакомятся с правками друг друга.
|
Выяснить позитивную суть правок у стороны и внести их в документ.
|
Скайп, телефон, личная встреча.
|
Модератор созванивается с каждым из участников процесса по алгоритму процесса согласования документа с одной стороной (приведен ниже).
Крайне желательно предварительно договориться с автором документа, чтобы по возможности подключить его к дискуссии в случае спорных моментов.
|
Участник процесса получает понимание того, что он услышан. У модератора образуется версия с правками каждого из участников.
|
Согласовать окончательную версию документа.
|
Скайп, телефон, личная встреча.
|
Групповой процесс презентации итоговой версии документа и работы с возможными противоречиями, согласно алгоритму, приведенному ниже.
Как правило, финальной версии нужно «вылежаться». Модератор делает паузу в 1-2 дня. Появляется еще несколько правок, которые согласуются аналогично.
|
Создана финальная версия. Каждая из сторон считает себя полноправным автором документа.
|
Опубликовать финальную версию.
|
Внутренний форум.
|
Модератор фиксирует окончательный документ и выкладывает на форум в формате, не предполагающем внесение правок.
|
Финальная версия опубликована
|
Алгоритм процесса согласования документа с одной стороной.
Цели процесса
|
Технические детали (оснащение)
|
Время
|
Описание процесса. Инструкция.
|
Ожидаемые результаты для участников
|
Задание правил
|
Средства коммуникации в случае удаленного обсуждения, бумажные либо электронные версии документа.
|
10 мин
|
Говорит только один человек.
Уважение к мнению другого.
Все фиксируется. Ведется протокол.
Каждая правка либо комментарий обсуждается отдельно.
|
Будут приняты правила.
|
Обсуждение правок
|
Средства коммуникации в случае удаленного обсуждения, бумажные либо электронные версии документа
|
В зависимости от объема документа и количества правок. Не более 2 ч 30 мин.
|
Вычитывается последовательно весь документ с начала и до конца.
Сторона заявляет свои правки.
Модератор выясняет у автора правки ее характер: сутевой либо стилистический. Стилистические принимаются таким образом, чтобы оставить заложенный ранее смысл, сутевые подлежат обсуждению.
По сутевой правке модератор задает вопрос: «Почему внесли такое изменение?» От негатива обязательно необходимо перейти к позитиву. «Какую ценность создаете/привносите правкой или удалением?»
Модератор рассказывает, какая задача у этого раздела документа и совмещает привнесенную ценность рецензента с авторской. В случае, если происходит принципиально противоречие, можно сразу же подключить автора к конференции, либо вынести правку на финальное обсуждение. Итогом обсуждения каждой правки становится согласованная формулировка.
|
Будет выяснена суть каждой правки. Стилистически правки будут приняты, сутевые приняты либо вынесены на финальные обсуждения. У авторов правок появляется понимание того, что их услышали.
|
Алгоритм презентации — окончательного согласования.
Цели процесса
|
Технические детали (оснащение)
|
Время
|
Описание процесса. Инструкция.
|
Ожидаемые результаты для участников
|
Задание правил
|
Средства коммуникации в случае удаленного обсуждения, бумажные либо электронные версии документа.
|
10 мин
|
Говорит только один человек.
Уважение к мнению другого.
Все фиксируется. Ведется протокол.
Вычитывается последовательно весь документ с начала и до конца.
Каждая правка либо комментарий обсуждается отдельно.
|
Будут приняты правила.
|
Презентация версии документа с правками всех участников.
|
Средства коммуникации в случае удаленного обсуждения, бумажные либо электронные версии документа.
|
В зависимости от объема документа и количества правок. Не более 2 ч 30 мин.
|
Вычитывается последовательно весь документ с начала и до конца.
Модератор рассказывает о всех правках, внесенных ранее согласно предыдущим обсуждениям.
В случае возникновения возражений, модератор обсуждает и работает с ними на месте. Обязательно фиксируется итоговая согласованная редакция.
|
Будет создана итоговая версия документа. Каждая сторона будет считать себя соавтором документа.
| |
