Выводы.
На основании схемы, приведенной выше, были успешно согласованы ряд основополагающих документов, таких как концепция регулирования рынка, пакет правовых предложений и ряд внутренних регламентов саморегулируемой организации. Общее количество часов групповой работы составило порядка 40. В примеры выделены как процесс согласования с одной стороной, так и окончательная презентация, рассчитанная на несколько сторон. Выводы представляют из себя окончательную «выжимку» из осознаний за все время работы. Мой фокус — важные аспекты процесса согласования документов (которые, возможно, помогут воспроизвести и наладить этот процесс читателям данного диплома) и динамика наработки навыков с ключевыми осознаниями меня как фасилитатора.
Мои личные уроки в качестве фасилитатора.
Мою наработку навыков фасилитатора, личную работу, направленную на повышение качества процесов можно разделить на 3 этапа.
1 Этап. Становление.
У меня появилось понимание роли фасилитатора и того, как заданные правила влияют на ход дискуссии.
Я научился конструировать сценарий процесса (согласно методике Петрова) согласно целям и задачам процесса.
Проработал страх получить негативную обратную связь от группы.
Ключевые выводы:
Критически важно создавать сценарии процесса перед каждым событием и быть готовым к тому, что процесс пойдет не по сценарию.
Необходимо задавать рамки и правила работы в каждом процессе.
Быть владельцем документа. Из примеров видно, как фасилитатор входит в конфликт, принимая сторону, учитывающую предыдущие правки, при этом одновременно сохраняя метапозицию.
Прояснять «вторичные сигналы». В примерах, приведенных в Приложении №1, очень четко прослеживается, агрессия, присутствующая до тех пор, пока правки не учтены либо не признана роль соавтора документа.
Использовать свой ранг и возможный негативный сценарий для удержания правил.
Ответственность фасилитатора — формулирование правил, способствующих достижению цели, обеспечение их выполнения и «перевод» сути на языки разных сторон.
2 Этап. Понимание нюансов.
Я проработал страх причинить боль, что позволило удерживать рамки фасилитатора.
С прочтением «Сидя в огне», «Вскачь, задом наперед: Процессуальная работа в теории и практике» и участием в ряде тренингов в процессуальном подходе изменил отношения к конфликту.
У меня появилась готовность выяснять причины конфликта.
Я начал осознавать ранги и вторичные сигналы.
Ключевые выводы:
Конфликт — источник энергии. Честный конфликт, отражающий разность, может быть конструктивен. В конфликте нет правых и неправых, есть разные стороны.
В процессе согласования группа сама вспоминает сформулированные правила, и практически не требует усилий для поддержания их соблюдения. (В каждом из примеров фасилитатор практически не задает правил в начале работы, т.к. группа уже привыкла к формату).
Некоторые участники начинают доверять итоговому результату и заранее соглашаются с результатом.
Разрешению конфликтов способствует выяснение сути каждой правки и перевод на позитивный язык. Часто рецензирующие стороны просто вычеркивают абзацы текста, вызывая сильную эмоциональную реакцию у автора. В результате выяснения, как правило, удается чуть изменить формулировки первой версии, либо вообще обойтись без изменений. (Например, в примере №1 Приложения 1, злость участника несколько раз сменяется спокойствием, когда фасилитатор проговаривает суть правки).
Необходима компетенция фасилитатора в специфике документа. Это нужно для того, чтобы фасилитатор мог «присвоить» себе документ и рассказать о сути, уже заложенной в нем.
Очень хорошо показала себя работа в паре: где один человек ведет групповой процесс, а второй (имеющий компетенции юриста) вносит правки в электронную версию документа и поддерживает первого.
Важно дать процессу развернуться, для чего необходимо заложить достаточно времени на процесс.
3 Этап. Фокус на целом процессе
Я начал осознанно применять способность управления групповой динамикой за счет управления темпом и фокусом внимания группы.
У меня стало получаться включение «трудных» участников через признание ценностей, которые они привносят в работу и понимание их потребностей.
На практике увидел то, что конфликты, не решенные на первых этапах, всплывут на финальных.
Появилось понимание того, что нет «плохих» целей. Есть баланс между результатом в срок и глубиной проработки (ценностью отношений).
Проработал чувство вины, связанное с отсутствием результата у группы.
Ключевые выводы:
Важно видеть истинную потребность «трудных» участников.
Важно не привязываться к результату «договориться». Периодически я начинаю испытывать раздражение в моменты начала конфликта, фактически эмоционально вовлекаясь в них.
В случае возникновения конфликта имеет смысл замедлить темп работы группы. В примерах я делал это с помощью фокуса внимания и повторного проговаривания позиций различных сторон конфликта.
Большинство конфликтов происходят на уровне восприятия реальности либо понятий.
Для разных участников имеют разную важность результат и отношения. Ничто не является «плохим». Важно осознавать эту разность при планировании мероприятий.
Состояние фасилитатора. Способствует повышению эффективности:
Готовиться к событию и прописывать сценарий для каждого события индивидуально.
Перед началом фасилитиации 15 минут побыть в спокойном состоянии.
Сделать начало мягким, чтобы участники привыкли друг к другу.
Держать баланс между строгими рамками (тема, время) и следованием за процессом.
Подводить промежуточные итоги.
Собирать ожидания в начале процесса.
Быть уверенным в себе.
Не привязываться ни к одной из сторон.
Не быть привязанным к результату «договориться». Принимать результат группы на текущий момент, каким бы он ни был.
Осознавать собственные страхи и переносы.
Техническое обеспечение совместной работы. Нюансы использования электронных коммуникаций.
Поскольку во встречах участвуют крайне занятые люди, то первичный обмен мнениями используется посредством систем программного обеспечения совместной работы (Wikipedia) или форума. Это позволяет существенно сэкономить временные затраты сотрудников и зафиксировать все формулировки и окончательные мнения от каждой из сторон. Перед началом работы следует обучить всех включенных лиц навыкам работы на форуме.
Значимыми являются следующие требования к программному обеспечению:
Достаточная степень конфиденциальности.
Интуитивный интерфейс.
Возможность разграничения доступа к информации для различных групп участников.
Уведомление о новых сообщениях.
В текущей работе использовалось программное обеспечение TeamWox производителя MetaQuotes, отвечающее всем перечисленным требованиям.
При общении посредством таких систем следует учесть важную особенность: Форум передает минимальное количество невербальной информации и не может использоваться как средство коммуникации при обсуждении противоречивых мнений либо решении конфликтов. Оптимальным представляется письменное изложение всех мнений с помощью электронных средств связи и очная либо телефонная фасилитация.
Юридическое обеспечение совместной работы.
В процессе работы по приведенной в данном дипломе технике, организация, в рамках которой были осуществлены согласования, прошла этап становления административных процедур. Таким образом, есть возможность сравнить эффективность процедур проведенных неформально, на устных договоренностях и подкрепленных регламентами совместной работы. Исходя из этого, можно сделать следующие выводы:
Способствует повышению эффективности:
Запись на диктофон либо протоколирование очных либо телефонных, заседаний, закрепленное в регламенте работы.
Положение о рабочих группах, согласно которому компания официально направляет представителя и представитель выражает окончательное мнение компании.
Адресация фасилитатора к регламенту и протоколам предыдущих встреч для сохранения у участников ответственности за собственные решения.
Возможность отметить в протоколе существующие разногласия и тем самым снизить эмоциональное напряжение в конфликте.
Отношения в группе участников. Общий вызов.
В случаях с группами без сильного конфликта интересов эффективность процессов повышается при наличии доверия между участниками. Тем не менее, эффективная работа групп с сильным конфликтом интересов также возможна основываясь на общих благах и (в большей степени) на общем вызове.
Помимо общей цели, достижение которой должно быть значимо для всех, результат от не достижения цели должен быть иметь значительные негативные последствия. Указывание на эти последствия являются значимым инструментом в работе фасилитатора, и позволяют ему лично не привязываться к результату группы и закрепить ответственность на самой группе. «Высшим пилотажем» использования общего вызова является удержание баланса между глубиной проработки и необходимостью выдать согласованный документ к конкретному сроку.
Заключение.
В рамах данного диплома я предлагаю метод, который позволяет эффективно согласовывать значимые документы между участниками процесса с сильными различиями, и исследованы факторы, влияющие на эффективность метода. Данный метод представляется применимым и легко адаптируемым к ситуации в широком спектре организаций и сообществ. В процессе осуществления работы мне удалось приобрести и улучшить навыки и качества, помогающие улучшить процессы согласования.
Список литературы
Heron, J. (1999). The Complete Facilitator's Handbook. Kogan Page.
Wikipedia. (б.д.). Программное обеспечение совместной работы. Получено из wikipedia.org: http://ru.wikipedia.org/wiki/Программное_обеспечение_совместной_работы
Адизес, И. (2007). Как преодолеть кризисы менеджмента. Диагностика и решение управленческих проблем. Санкт-Петербург: «Бест Бизнес Букс».
Данилова, М. А. (2012). «7 видов конфликтов». Материалы тренинга «7 видов конфликтов». Москва.
Минделл, А. (2004). Сидя в огне. Преобразование больших групп через конфликт и разнообразие. Москва: АСТ.
Нолан, А. (б.д.). «Матрица Лидерства». Материалы с тренинга «Матрица Лидерства». Санкт-Петербург.
Петров, А. В. (2005). Дискуссия и принятие решений в группе. Москва: Речь.
|
