И науки республики татарстан институт развития образования республики татарстан

Организация работы с документами – организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения, предприятия.

1. 
   Информационная (документирование, хранение, предоставление информации).
   
2. 
   Управленческая (решаются управленческие вопросы).
   
3. 
   Коммуникативная (средство обмена информации).
   
4. 
   Правовая (письменное доказательство в суде, источник права)
   
5. 
   Организационная (устанавливает действия участников правовых отношений, например должностная инструкция)
   
6. 
   Научно-историческая (с помощью архивных документов сохраняется историческое, научное и культурное наследие).
   

1. 
   Дайте определение понятиям документ, документирование, документационное обеспечение управления.
   
2. 
   Назовите основные функции документов.
   

Тема 4: Стандарты и унифицированные системы документации

1. 
   безопасности продукции, работ и услуг, для окружающей среды, жизни, здоровья, имущества;
   
2. 
   обеспечения технической и информационной совместимости, взаимозаменяемости продукции;
   
3. 
   обеспечения качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем развития науки, техники и технологии;
   
4. 
   экономии всех видов ресурсов.
   

• 
  ГОСТ 16.487 – 83 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения,
  
• 
  ГОСТ 6.10.5. –87 (УСД) Требования к построению формуляра образца,
  
• 
  ГОСТ 6.10.6 – 87 Единая система внешнеторговой документации,
  
• 
  ГОСТ Р 6.30 – 97 (УСД. Система ОРД) Требования к оформлению документов.
  

• 
  акт,
  
• 
  докладная записка,
  
• 
  заявление,
  
• 
  инструкции,
  
• 
  кадровая анкета,
  
• 
  протокол и др.
  

• 
  структура текста,
  
• 
  состав информации,
  
• 
  правила построения словосочетаний и предложений,
  
• 
  стиль языка (д. б. официально-деловым).
  

1. 
   По способу документирования:
   

• 
  рукописные,
  
• 
  электронные,
  
• 
  графические,
  
• 
  кино-, фото-, фонодокументы.
  

2. 
   По сфере использования:
   

• 
  организационно-распорядительные,
  
• 
  финансово-бухгалтерские,
  
• 
  научно-технические,
  
• 
  по труду,
  
• 
  отчетно-статистические.
  

3. 
   По месту составления:
   

• 
  входящие (поступающие в организацию),
  
• 
  исходящие (отправляемые из организации),
  
• 
  внутренние (составленные и используемые в самой организации).
  

4. 
   По грифу ограничения доступа:
   

• 
  открытые,
  
• 
  с грифом ограничения (Секретно, конфиденциально, для служебного пользования и др.).
  

5. 
   По происхождению:
   

• 
  официальные,
  
• 
  личные.
  

6. 
   По юридической значимости:
   

• 
  подлинники,
  
• 
  копии,
  
• 
  заверенные копии,
  
• 
  дубликаты.
  

7. 
   По форме изложения:
   

• 
  индивидуальные,
  
• 
  трафаретные,
  
• 
  типовые.
  

8. 
   По срокам хранения:
   

• 
  постоянного хранения,
  
• 
  долговременного хранения (свыше 10 лет),
  
• 
  временного хранения (до 10 лет).
  

1. 
   организационная:
   

• 
  положения,
  
• 
  уставы,
  
• 
  инструкции,
  
• 
  правила,
  

2. 
   распорядительная:
   

• 
  распоряжения,
  
• 
  решения,
  
• 
  приказы по организационным вопросам,
  

3. 
   справочно-информационная:
   

• 
  письма,
  
• 
  телеграммы,
  
• 
  докладные записки,
  
• 
  справки,
  
• 
  акты;
  

4. 
   о личном составе:
   

• 
  приказы по личному составу,
  
• 
  личные дела,
  
• 
  характеристики,
  
• 
  резюме и т.д.
  

5. 
   Предложения, заявления, жалобы граждан
   
6. 
   Контракты.
   

1. 
   Дайте определение стандартизации и унификации.
   
2. 
   Назовите, на какие группы делятся документы.
   
3. 
   Перечислите организационно-распорядительные документы.
   

Правила оформления реквизитов

1. 
   Герб РФ
   
2. 
   Герб субъекта РФ
   
3. 
   Эмблема организации или товарный знак
   
4. 
   Код организации
   
5. 
   Код формы документа
   
6. 
   Наименование министерства
   
7. 
   Справочные данные об организации
   
8. 
   Наименование вида документа
   
9. 
   Дата
   
10. 
    Регистрационный индекс документа
    
11. 
    Ссылка на регистрацию и индекс документа
    
12. 
    Место составления или издания документа
    
13. 
    Гриф ограничения доступа к информации
    
14. 
    Адресат
    
15. 
    Гриф утверждения документа
    
16. 
    Резолюция
    
17. 
    Заголовок к тексту
    
18. 
    Отметка о контроле
    
19. 
    Текст
    
20. 
    Отметка о наличии приложения
    
21. 
    Подпись
    
22. 
    Гриф согласования документа
    
23. 
    Визы согласования
    
24. 
    Оттиск печати
    
25. 
    Отметка о заверении копии
    
26. 
    Фамилия исполнителя и его номер телефона
    
27. 
    Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
    
28. 
    Отметка о поступлении документа в организацию
    
29. 
    Идентификатор электронной копии документа.