И науки республики татарстан институт развития образования республики татарстан

Тема 1: Ознакомление с профессией секретаря

1. 
   Профессиональное мастерство:
   

• 
  умение печатать,
  
• 
  знание основ работы с документами,
  
• 
  знание правил орфографии и пунктуации.
  

2. 
   Инициативность:
   

• 
  принятие самостоятельных решений, но надо знать, что они не преждевременны или ошибочны.
  

3. 
   Организованность
   

• 
  рабочее место,
  
• 
  распределение времени.
  

4. 
   Ответственность:
   

• 
  способ оформления и составления документов,
  
• 
  оповещение участников совещаний.
  

5. 
   Пунктуальность (все вовремя)
   
6. 
   Осведомленность (деятельность учреждения в целом, руководителя, достижения и проблемы)
   
7. 
   Дипломатичность, умение хранить служебную тайну.
   
8. 
   Хорошая память (ежедневник)
   
9. 
   Преданность работе (общий язык между руководителем и секретарем)
   

1. 
   Интеллигентность (тактичность, сдержанность, культура внешнего вида и поведения).
   
2. 
   Трудолюбие.
   
3. 
   Добросовестность (делать все зависящее)
   
4. 
   Отзывчивость, умение адаптироваться (быстрое переключение внимания).
   
5. 
   Скромность.
   
6. 
   Аккуратность (лицо учреждения)
   
7. 
   Доброжелательность:
   

• 
  готов прийти на помощь,
  
• 
  контактность и общительность,
  
• 
  умение слушать,
  
• 
  юмор и кругозор.
  

1. 
   Прийти на работу за 15 минут до прихода руководителя, с тем чтобы проверить состояние рабочих мест (своего и руководителя), привести себя в порядок, просмотреть план на предстоящий день, уточнить дату на календарях.
   
2. 
   Подобрать в соответствии с планом на текущий день нужные документы и дела.
   
3. 
   Получить корреспонденцию, вскрыть конверты, ознакомиться с содержанием и зарегистрировать. Отложить документы, требующие первоочередного решения руководителя. По остальным документам подготовить варианты возможных ответов или распределить по исполнителям. Не класть на стол руководителя всю корреспонденцию, предварительно не проработав её.
   
4. 
   Доложить руководителю о корреспонденции.
   
5. 
   Уточнить вместе с руководителем содержание намечаемых мероприятий на текущий день (и на следующий). Сделать пометки об изменениях расписания в дневнике.
   
6. 
   Передать по телефону или лично указания руководителя соответствующим исполнителям, напомнить исполнителям об истекающих сроках исполнения документов.
   
7. 
   Работа с посетителями, телефоном (в течение всего дня).
   
8. 
   Подшивка документов в дела.
   
9. 
   Выполнение машинописных работ.
   
10. 
    Организация копирования и размножения документов в соответствии с указаниями руководителя.
    
11. 
    Обработать и отправить исходящую документацию.
    
12. 
    Подготовка и проведение определенных мероприятий (прием делегаций, совещания, заказ гостиницы).
    
13. 
    Обеспечить руководителя информацией, если он остается работать вечером.
    
14. 
    Привести в порядок свое рабочее место, убрать документы, закрыть на ключ все шкафы с документами, выключить из сети технические средства.
    

1. 
   Оператор на телефоне – в больших компаниях принимает звонки, соединяет с нужным абонентом.
   
2. 
   Секретарь на телефоне – принимает сообщения и конкретные заказы, обзванивает фирмы по поручению руководителя.
   
3. 
   Технический секретарь – работает с оргтехникой, знает русскую и латинскую клавиатуру.
   
4. 
   Секретарь приемной – принимает входящие письма и факсы, сообщения по электронной почте, отвечает на телефонные звонки на русском и иностранных языках, переадресует звонки в отделы, встречает посетителей.
   
5. 
   Секретарь офиса или отдела – принимает и анализирует входящую корреспонденцию, набирает тексты документов, ведет документацию.
   
6. 
   Помощник руководителя фирмы – самостоятельно составляет документы, готовит материалы для совещания, проводит подготовку командировок шефа, подчиняется офис менеджеру.
   
7. 
   Секретарь-референт – правая рука руководителя, самостоятельно принимает решение, специалист в области деятельности фирмы, подготовка докладов и отчетов.
   
8. 
   Референт – специалист в 2-3 сферах деятельности, высокообразованный работник, готовит решения руководителя, анализирует ситуацию, разрабатывает перспективные направления деятельности, работает с литературой, прессой, документами, подчиняется офис менеджеру.
   
9. 
   Офис менеджер – обеспечивает бесперебойную работу всего офиса, готовит презентации, совещания, транспортное обслуживание, связь, обеспечивает техникой канцтоварами, ведет кадровую работу, отвечает за чистоту помещений и качество обедов.
   

1. 
   Назовите личные и деловые качества человека, необходимые при выборе профессии секретаря.
   
2. 
   Какие варианты карьерного роста секретаря вы знаете?
   
3. 
   Какие должностные обязанности должен быть готов выполнять будущий секретарь?
   

• 
  сидеть нужно прямо, руки – параллельно полу, пальцы слегка согнуты и едва касаются клавиш;
  
• 
  ноги всей ступней опираются на пол, нельзя класть ногу на ногу;
  
• 
  сидеть на стуле нужно глубоко, опираясь на спинку;
  
• 
  расстояние до экрана – 60-70 см.
  

Мизинец 5	Безымянный 4	Средний 3	Указательный 2		Указательный 2		Средний 3	Безымянный 4	Мизинец 4
1	2	3	4	5	6	7	8	9	0
И	Ц	У	К	Е	Н	Г	Ш	Щ	З	Х
Ф	Ы	В	А	П	Р	О	Л	Д	Ж	Э
Я	Ч	С	М	И	Т	Ь	Б	Ю	. ,
Центральная клавиша Большой 1 обеих рук