Учебник составитель

<<Содержание>>

СОЗДАНИЕ СЛОЖНЫХ ФОРМ И ОТЧЕТОВ

КРАТКАЯ СПРАВКА

ЗАДАНИЕ 9

Создание сложных форм.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

• 
  на вкладке Формы щелкните по кнопке <Создать>;
  
• 
  выберите Мастер форм и, не выбирая таблицу или запрос, щелкните по кнопке <ОК>;
  
• 
  в таблице Предметы выберите поле "Название предмета";
  
• 
  в таблице Ученики выберите поля "Код ученика", "Фамилия", "Имя", "Отчество", "Класс";
  
• 
  в таблице Оценки выберите поле "Оценки" и щелкните по кнопке <Далее>;
  
• 
  в появившемся окне вариант построения формы нас удовлетворяет, поэтому щелкните по кнопке <Далее>;
  
• 
  оставьте табличный вариант подчиненной формы и щелкните по кнопке  <Далее>;
  
• 
  выберите нужный вам стиль оформления формы и щелкните по кнопке <Далее>;
  
• 
  введите название формы Предметы и оценки,
  
• 
  щелкните по кнопке <Готово> и просмотрите полученную форму.
  

• 
  переключиться в режим конструктора;
  
• 
  выполнить команду Вид, Панель элементов;
  
• 
  на этой панели щелкнуть по кнопке <Аа>;            
  
• 
  создать прямоугольник для надписи - заголовка диаграммы. Для этого переведите курсор в левый верхний угол будущего прямоугольника, нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, доведите до правого нижнего угла, затем отпустите кнопку;           
  
• 
  ввести надпись Диаграмма оценок;
  
• 
  выполнить команду Вставка, Диаграмма;
  
• 
  на свободном месте формы растянуть прямоугольник для диаграммы (нажмите левую кнопку мыши в левом верхнем углу и, не отпуская ее, растяните прямоугольник до правого нижнего угла, затем отпустите кнопку);
  
• 
  выбрать таблицу Оценки и щелкнуть по кнопке <Далее>;
  
• 
  выбрать поля "Код ученика" и "Оценки";
  
• 
  щелкнуть по кнопке <Далее>;
  
• 
  выбрать вид диаграммы Гистограмма (по умолчанию он и стоит) и щелкнуть по кнопке <Далее>;                                            
  
• 
  дважды щелкнуть по надписи Сумма_оценки, выбрать Отсутствует и щелкнуть по кнопке <ОК>;
  
• 
  щелкнуть по кнопке <Далее>;
  
• 
  вновь щелкнуть по кнопке <Далее>, так как в строке Поля формы и в строке Поля диаграммы по умолчанию находится Код предмета (что нам и нужно);
  
• 
  стереть название диаграммы Оценки (так как мы уже задали надпись для диаграммы) и щелкнуть по кнопке <Далее>,
  

• 
  дважды щелкните по диаграмме;
  
• 
  дважды щелкните по значениям вертикальной оси;
  
• 
  выберите вкладку Шкала;
  
• 
  уберите "галочку" у надписи Минимальное значение, а в ячейке справа от этого названия введите 1              
  
• 
  уберите "галочку" у надписи Максимальное значение, а в ячейке справа от этого названия введите 5
  
• 
  уберите "галочку" у надписи Цена основных делении, а в ячейке справа от этого названия введите 1 и щелкните по кнопке <ОК>;
  
• 
  расширьте область диаграммы, перетащив правую границу окна диаграммы несколько правее (подведя курсор к правой границе до появления двойной стрелки и нажав левую кнопку мыши);
  
• 
  закройте окно "Microsoft Graph", выбрав в меню Файл пункт Выход и возврат в Предметы и оценки: форма.
  
• 
  перейдите в режим формы и просмотрите форму для разных дисциплин (щелкая по кнопке перехода к следующей записи в нижней части формы). Вы увидите изменение названий дисциплин, а также оценок студентов по этим дисциплинам и изменение диаграмм, отображающих эти оценки;
  
• 
  закройте форму.
  

ЗАДАНИЕ 10

Создание сложных отчетов.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

• 
  на вкладке Запросы щелкните по кнопке <Создать>;
  
• 
  выберите Простой запрос и щелкните по кнопке <ОК>;
  
• 
  из таблицы Ученики выберите поля "Фамилия", "Имя", "Отчество" и  "Класс", из таблицы Предметы - поле "Название предмета", из таблицы Оценки - поле "Оценки" и щелкните по кнопке <Далее>;
  
• 
  щелкните еще раз по кнопке <Далее>;     
  
• 
  введите название запроса Четверть и щелкните по кнопке <Готово>;
  
• 
  закройте запрос.
  

• 
  на вкладке Отчеты щелкните по кнопке <Создать>;
  
• 
  выберите Мастер отчетов, из раскрывающегося списка - запрос Четверть и щелкните по кнопке <ОК>;
  
• 
  выберите все поля запроса и щелкните по кнопке <Далее>;
  
• 
  тип представления данных нас удовлетворяет, поэтому щелкните по кнопке <Далее>;
  
• 
  добавьте уровень группировки по классу, выбрав в левом окне Класс и перенеся его в правое окно, щелкнув по кнопке ;
  
• 
  щелкните по кнопке <Далее>;
  
• 
  щелкните по кнопке <Итоги>, так как надо вычислять средний балл;
  
• 
  поставьте "галочку" в ячейке поля "AVG" (эта функция вычисляет среднее) и щелкните по кнопке <ОК>;
  
• 
  щелкните по кнопке <ОК>, так как сортировка не требуется, потому что данными являются название дисциплины и оценки, порядок которых не столь важен;
  
• 
  выберите макет отчета. Рекомендуем ступенчатый, так как он занимает меньше места и в нем наглядно представлены данные (хотя это дело вкуса). Щелкните по кнопке <Далее>; выберите стиль отчета и щелкните по кнопке <Далее>;
  
• 
  введите название отчета Итоги четверти и щелкните по кнопке <Готово>. На экране появится отчет. Его можно просмотреть, изменяя масштаб (щелкнув по листу) и перелистывая страницы (в нижней части экрана). Его можно также распечатать, выполнив команду Файл, Печать. После завершения необходимых вам операций закройте окно просмотра отчета.                               
  

ЗАДАНИЕ 11

Разработайте кнопочную форму-меню для работы с базами данных, в которой должны быть созданные вами формы и отчет.

ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ

• 
  выполните команду Сервис, Надстройки, Диспетчер кнопочных форм;
  
• 
  подтвердите создание кнопочной формы, щелкнув по кнопке <Да>;
  
• 
  Access предложит вам работать с главной кнопочной формой или создать дополнительно новую. Создайте свою форму, щелкнув по кнопке <Создать>;
  
• 
  введите имя Меню и щелкните по кнопке <ОК>;   
  
• 
  в окне выберите Меню и щелкните по кнопке <Изменить>;
  
• 
  создайте элементы данной кнопочной формы, щелкнув по кнопке <Создать>;
  
• 
  в строке Текст  введите поясняющую надпись к первой создаваемой кнопке Преподаватели,
  
• 
  в строке Команда выберите из списка Открытие формы в режиме редактирования;                                              
  

• 
  в строке Форма выберите из списка форму Преподаватели и щелкните по кнопке <ОК>; введите в меню все созданные формы и отчет, повторяя п. 6 - 9;
  
• 
  закройте окно кнопочной формы, щелкнув по кнопке <3акрыть>;
  
• 
  щелкните по кнопке <По умолчанию>;
  
• 
  закройте диспетчер кнопочных форм, щелкнув по кнопке <3акрыть>;
  
• 
  на вкладке Формы подведите курсор мыши к надписи Кнопочная форма, щелкните правой кнопкой мыши, выберите пункт Переименовать и введите новое имя Форма меню, затем нажмите клавишу ;
  
• 
  откройте эту форму и просмотрите возможности открытия форм и отчета из меню.