Николай Слабжанин Как эффективно работать с добровольцами
Скачать 1.78 Mb.
|
Выявление потребности организации в добровольцах. Выявить потребность организации в добровольцах можно двумя способами. Выбор способа зависит от того, для каких целей вам необходим дополнительный работник. Это для реализации проекта организации или непосредственно для нужд организации. Давайте назовем подходы к анализу потребности организации в добровольцах как первый - «проектный», второй - «внутриорганизационный». Первый – «проектный подход»: 1. Осознайте проблему, определите цель и сформулируйте конкретные конечные результаты проекта. 2. Проанализируйте ресурсы организации. Составьте список имеющихся и требуемых ресурсов. 3. Проанализируйте возможные альтернативные варианты реализации проекта. 4. Решите, есть ли деньги для оплаты необходимых сотрудников, если нет, то в план по реализации проекта вставьте пункт по привлечению добровольцев. Определите ответственного человека за выполнение этого пункта. Если деньги есть, то давайте подумаем, чем еще, кроме экономии финансов, нам помогают добровольцы. Может быть, они дают нам такое, что невозможно купить. Второй - «внутриорганизационный»: 1. Четко определите действия, которые необходимы для устойчивого функционирования организации. 2. Сгруппируйте виды деятельности по сходным признакам. 3. Сравните построенную картинку с существующей и определите «узкие места», т.е. те функции, которые или никто не выполняет, или они реализуются не в полной мере. 4. Определите совместно с сотрудниками организации ответственных за работу в выявленных «узких местах». Если «узкие места» затрагивают чью-то индивидуальную ответственность, то эту работу следует провести непосредственно с этим сотрудником. Определить, какая часть работы останется у него, а какую он готов делегировать. К сожалению, есть люди, которые берутся за много дел сразу, везде хотят быть ответственными, а в результате или ничего не успевают, или превращаются в «работоголиков». Наличие работоголиков в организации говорит о плохо организованной работе или будущих проблемах, которые проявятся через больничные листы, проблемы в семьях сотрудников, сужение их квалификации. 5. Решите, можно ли сгруппировать делегируемые функции, вокруг каких-то новых должностей. 6. Определитесь, будет ли это оплачиваемая работа или на добровольческой основе. По завершении анализа потребностей, независимо от используемого подхода, необходимо провести оценку его эффективности. Она заключается в анализе ответов на нижеприведенные вопросы:
Часто организация на вопрос «Зачем организации нужны добровольцы?» не может дать какой-либо ответ. Поэтому в заключение раздела приводится определенное резюме, памятка, которая обобщает нужную информацию (такие же резюме завершают каждую часть данной главы). Зачем организации нужны добровольцы?
Сделать хорошее описание работы - это довести до добровольца всю необходимую информацию, с помощью которой он не только бы четко понял, что необходимо делать, но и оценил собственные возможности и силы, способность выполнить предложенное. Прочитав описание работы, доброволец должен четко себе представить: что он будет делать, кто его клиенты, какова степень его ответственности, продолжительность работы, место работы, особенности работы, необходимость в дополнительном обучении, с кем в организации он будет работать, дополнительную информацию (льготы, поощрения, карьера). Нет ничего страшнее в работе с добровольцем, чем обмануть его ожидания, которые в первую очередь связаны с конкретной работой. Однажды мы задали вопрос одному из наших первых добровольцев: “Когда для тебя был самый трудный момент в работе с нами?”, он ответил: “На третий день без работы. Если бы я ее тогда не получил, то вряд ли пришел еще раз не только к вам, но и к другим”. То же самое я слышал от двух немецких волонтеров, работавших в одной российской организации. Но там звучал несколько другой аспект: «А разве работа, которую нам поручили, кому-то нужна? Зачем я приехал из другой страны?» Если ожидания не оправдываются, то у человека возникает чувство разочарования (фрустрация), не только в конкретном случае, но и, возможно, в связи с идеей добровольчества вообще. Работа должна соответствовать рекламируемому описанию, должна быть конкретна. Сделайте описание работы с учетом следующих правил:
3. Необходимые условия для работы добровольцев. Почти любая работа требует какого-то предварительного материального вклада или приложения усилий. Доброволец, придя в организацию, не приносит с собой спецодежду или инструмент. Хотя, конечно, можно найти людей, готовых пойти и на то, чтобы при посадке деревьев принести с собой лопаты, а при строительных работах захватить рукавицы и десяток кирпичей. Это шутка. Достаточно горькая шутка. К сожалению, есть организации, которые рассчитывают именно на таких добровольцев. Например, однажды в добровольческий центр поступила заявка о том, что требуются молодые люди, готовые помочь в ремонте молодежного клуба. Работа предполагалась «не пыльная и веселая». Мы нашли трех добровольцев, которые заинтересовались данной вакансией. Одним из их движущих мотивов было желание нового общения. Но его они не получили. Вместо предложенного «веселья» они попали вдвоем в подвал, в котором их попросили ломать стену с помощью лопат. Для подобной работы требовался лом. Отчаянные оптимисты мне могут возразить – ну это мелочи, на следующий день им найдут и лом, и отбойный молоток. А я отвечу, что следующего дня может и не быть. Тяжелый физический труд, а, главное, бездарный, может резко снизить у этих добровольцев жажду деятельности. Завтра они могут и не прийти. Конечно, можно снизить негативную часть работы веселой компанией и лимонадом после работы. Но лучше этими приятными элементами поддержать их выбор, усилить его. Итак, организаторам труда добровольцев следует предварительно обдумать, что необходимо для работы.
Необеспеченная необходимыми ресурсами работа может дать негативный эффект. В качестве наиболее эффективного способа привлечения необходимых для работы ресурсов можно назвать путь создания временной коалиции. Коалиции, созданной для проведения определенного мероприятия, решающего важные для всех ее участников задачи. Для обеспечения добровольческих акций необходимыми инструментами мы совместно работали не только с различными некоммерческими организациями, но и с местной властью, и с бизнесом. Любая коалиция держится на двух китах: во-первых, член коалиции должен приносить ей конкретную пользу, а во-вторых, он должен увидеть в ней какой то интерес и для себя. Если мы определили необходимые материальные ресурсы, то остается ответить еще на пять вопросов:
4. Требования к профессиональным навыкам добровольца. Профессиональный портрет добровольца должен соответствовать заявленной работе. Не следует завышать требования. Если возможно, то заложите обучение для добровольца на будущее – это будет дополнительным элементом его удержания в организации. Перед обучением заключите с добровольцем письменный договор о выполнении работ на добровольческой основе. Требования к добровольцу включают:
Главное в добровольце – это его заинтересованность, вызванная пониманием того что, помогая окружающим, он может принести пользу и себе. Описание требований к добровольцу.
5. Набор добровольцев. Стратегия набора зависит от типа работы. Если это проведение массовых мероприятий, где есть разнообразие работ, то можно обратиться через СМИ ко всем желающим. Это наиболее простой способ привлечения добровольцев, но и менее эффективный, чем непосредственное обращение к человеку. К наиболее эффективным, но и наиболее трудоемким способам относится непосредственная работа с группой потенциальных добровольцев. Для этой работы подготавливаются агитаторы, которые приглашают людей стать добровольцами. Выбрав стратегию, необходимо определить способ, с помощью которого планируется привлекать добровольцев. Способ привлечения добровольцев – это, прежде всего, доведение до населения информации, которая могла бы заинтересовать потенциальных добровольцев. То есть это, с одной стороны, пути донесения информации, а с другой - тип и объем информации. 1. Информация о добровольческих вакансиях может распространяться через различные средства массовой информации, в виде - объявлений по радио и телевидению (наш опыт показал высокую эффективность использования радиообъявлений); - постоянные рубрики в прессе с перечнем добровольческих вакансий (в Новосибирске газета “Вечерний Новосибирск” для добровольческих вакансий представляет свои площади два раза в месяц - большое ей за это спасибо!); - статьи в газетах с упоминанием потребности в добровольцах; - статьи для определенных групп добровольцев в специализированных изданиях, которые они читают, например, привлечение студентов через молодежную газету;
Заявления о конкретной потребности в добровольцах для решения важной социальной задачи делают подаваемую СМИ информацию более актуальной. Поэтому журналисты и редакторы новостей охотно ее берут и размещают, причем очень часто бесплатно. 2. Работа с целевой аудиторией является наиболее эффективным способом привлечения добровольцев. Если обратиться к статистике, приведенной в предыдущей главе, то 47% становятся добровольцами по чьей-либо просьбе. Следовательно, необходимо использовать:
Очень важны и другие способы доведения информации до потенциально заинтересованных лиц, которые используются в рекламе. Например, мы очень эффективно использовали в своей работе - информирование пассажиров общественного транспорта по внутреннему радио, положительный опыт подобной рекламы имеется в Горно-Алтайске и Новосибирске; - расклейку рекламных объявлений на остановках общественного транспорта. Очень важно! - Узнайте в местной районной администрации условия расклейки - иначе вы рискуете получить денежный штраф! При составлении рекламного объявления необходимо соблюдать некоторые правила. Оно должно не только привлечь внимание, но и правильно ориентировать человека (см. Приложение).
3. Работа с организациями, в которых работают потенциальные добровольцы, не менее важна, так как организация может предоставить человеку возможность совмещения добровольческой и его основной деятельности:
План набора добровольцев составляется, исходя из реальных потребностей и возможностей организации, привлекающей добровольцев. Данный план состоит из стандартного набора пунктов, характерных для любого другого плана:
Для облегчения контроля за реализацией подготовленного плана набора целесообразно составить график, увязывающий мероприятия и время их проведения. Для этого можно использовать график Ганта. График представляет собой две шкалы: «Время» и «Событие». Составив список планируемых мероприятий, необходимо разместить их вдоль шкалы «Событие» в порядке очередности проведения. Напротив каждого мероприятия откладываются на шкале «Время» точки времени его начала и окончания. Эти точки соединяются отрезком. График позволяет проанализировать требуемое для осуществления работы время, составить наиболее эффективную последовательность шагов и выявить возможность параллельного проведения мероприятий. Для того, чтобы набор прошел успешно, необходимо помнить о тех мотивациях, которые актуальны для потенциальных добровольцев. Набор добровольцев.
6. Отбор добровольцев. Добровольцы набраны, теперь в соответствии с выработанными критериями следует произвести их отбор. Для выбора наилучшего добровольца и повышения эффективности его работы, уменьшения риска нанести вред как добровольцу, так и клиенту, следует очень четко составить описание работы и определить предъявляемые к добровольцу требования. Для проведения отбора можно использовать следующие инструменты: 1. собеседование; 2. наблюдение; 3. анкетирование; 4. тестирование; 5. специальная проверка сведений. Данный инструментарий можно использовать как в комплексе, так и по отдельности. Выбор зависит от типа работы и от налагаемой на добровольца ответственности. Собеседование имеет цель - определить опыт, навыки и интерес к предлагаемой работе. Вот примерный алгоритм собеседования: а) Предварительно просмотреть имеющуюся о кандидате информацию. б) Составить список вопросов, на которые необходимо получить ответ. Это могут быть вопросы:
в) Проведите собеседование в спокойной обстановке. Желательно, чтобы никто не мешал вашей встрече. С самого начала собеседования доброволец должен почувствовать к себе внимание со стороны вашей организации. Спокойная обстановка и доброжелательность с вашей стороны будут способствовать этому. Для создания обстановки доверительности беседы сядьте рядом с ним, вас не должны разделять какие- либо предметы. г) Представьтесь. Расскажите об истории своей организации, о ее настоящем и перспективах. д) Узнайте, что интересует добровольца. Почему он к вам пришел? Составьте представление о нем как о человеке. Это делается для того, чтобы не разочаровать его предлагаемой работой. е) Расскажите о работе, которая на ваш взгляд, подошла бы добровольцу. Узнайте мнение добровольца. Дайте ему письменное описание работы. ж) Назовите возможные преимущества и поощрения, которые может получить доброволец от выполняемой работы и от вашей организации. з) Оставьте время для вопросов. и) Дайте добровольцу анкету (см. Приложение), в которую он может внести, интересующую вас информацию, и договоритесь о времени следующего визита. к) Составьте краткий письменный отчет о проведенном собеседовании, отразив в нем ответы на поставленные вопросы, а также впечатления о внешности, коммуникабельности, опыте, доброжелательности и дайте ваши рекомендации по дальнейшей работе добровольца. Наблюдение может дать следующую информацию: наличие коммуникабельности, особенности поведения и взаимодействия с окружающими, работоспособность. Наблюдение можно проводить во время какой-либо части набора, непосредственно работы или деловой игры. Желательно, чтобы наблюдаемый не чувствовал пристального внимания с вашей стороны. Анкетирование не должно быть единственным способом, с помощью которого отбирается доброволец. Лучше всего его совместить с процессом, предусматривающим непосредственное общение, например, с собеседованием. Анкетирование может подойти на первом этапе, когда существует много заявок на ограниченное число рабочих мест. Но всегда необходимо помнить, что за листом бумаги с вопросами и ответами стоит человек, изъявивший желание помочь вашей организации, затратив на это свое личное время и силы. Анкетирование способствует большому охвату отбираемых добровольцев, но при этом снижает объем информации, который можно получить, например, при собеседовании. Тестирование желательно проводить в тех случаях, если работа требует особой ответственности. Но в любом случае его проводит специально подготовленный человек. Тестирование может происходить как с использованием психологических тестов, так и с моделированием каких-то ситуаций. Например, одним из критериев профессионализма секретаря является умение быстро обрабатывать деловые бумаги и корреспонденцию. Можно подготовить набор разных деловых бумаг (писем, приказов, проспектов) и определить с помощью опытного секретаря контрольное время, за которое они могут быть обработаны. Далее, проводя отбор кандидатов, необходимо сравнивать их результат с контрольным временем. Психологическое тестирование лучше всего проводить в тех случаях, когда доброволец принимает на себя ответственность за детей, инвалидов, тяжелобольных или у него требуются какие-то особые моральные качества. Специальная проверка сведений, документов необходима, когда человек начинает работу в вашем офисе. Если в требованиях к добровольцу существуют какие-либо ограничения, например, по состоянию здоровья, то необходимо просить документы, подтверждающие пригодность добровольца. Если работа связана с материальными ценностями или наличными деньгами, то разумно записать паспортные данные человека. В журнале “Нонпрофит” (штат Мейн, США) описываются случаи, когда возникала необходимость проверки криминальной репутации добровольца перед его допуском к работе. Но в любом случае этот способ отбора следует использовать в разумных пределах. Существуют определенные риски, связанные с добровольцами, которые должна снять процедура отбора. Любой ли человек может ухаживать за больным у него дома? Риску подвергается, с одной стороны, доброволец, он может заразиться или войти в конфликт с больным. С другой стороны, риску может подвергаться больной и его имущество, если у человека, ставшего добровольцем, присутствуют преступные намерения. Я привел эти примеры для того чтобы было видно, что неприятности могут угрожать как добровольцу, так и его клиенту. Для снижения риска необходимо не только четко провести процедуру отбора добровольца под конкретную вакансию, но и регламентировать взаимоотношения между организацией, которой требуется доброволец, и добровольцем. Регламентирующим документом, определяющим меру ответственности каждой из сторон, может послужить заключаемый с добровольцем договор на выполнение добровольческой деятельности. Договор так же будет необходимым документом для представителей налоговой инспекции в случае, если вы, например, отправляли добровольца в командировку и оплачивали его проезд и суточные. Отбор добровольцев.
7. Подготовка добровольца к работе в организации. Перед тем, как поручить добровольцу выполнение какой-либо работы, необходимо провести определенные мероприятия, которые бы способствовали точному пониманию поставленной перед ним задачи, сделали его работу более эффективной и безопасной. Инструктаж добровольцев о правилах работы, техники безопасности - это первое, что необходимо сделать. При необходимости нужно организовать обучение добровольцев. Если работа требует особого подхода, особой осторожности, то целесообразно воспользоваться специальной литературой, где определены требования к работникам этих специальностей. Например, в Пермском хосписе выпущено специальное пособие для добровольца, в котором описывается не только работа, но и то, как необходимо работать для того, чтобы доброволец не навредил себе. Подобные пособия есть для сестер милосердия в Красном Кресте. Подготовка договора между добровольцем и организацией. Заключается договор на выполнение добровольческой деятельности (см. Приложение). Договор регулирует взаимоотношения между добровольцем и организацией, их взаимные обязательства. Вносятся сведения в «трудовую книжку добровольца». Эта книжка служит документом, который могут использовать некоммерческие организации, заинтересованные в повышении престижности добровольческого труда и в учете добровольческого стажа. Информирование добровольца об истории организации, ее миссии, традициях, существующих процедурах и правилах. Если в организации имеется Положение о добровольцах, то необходимо добровольца обязательно ознакомить с ним (см. Приложение). Если организация имеет большой офис и доброволец будет в нем работать, то необходимо познакомить добровольца не только со всеми сотрудниками, но и с расположением рабочих комнат и бытовых помещений. Если же организация ведет свою деятельность на различных объектах, то, если возможно, познакомьте добровольца и с ними. Доброволец должен четко представлять организацию, в которую он пришел работать. Доброволец начинает работу в организации.
8. Контроль за деятельностью добровольцев в организации. Есть устойчивое мнение – 1) добровольцы не являются ответственными работниками в силу отсутствия у них материальной заинтересованности, 2) если доброволец не выполнил определенную работу, то виноват в этом только он. Так ли это? Не отвечают ли добровольцы за чужие грехи, которые прикрывает это расхожее мнение? Для ответа требуется обратиться к одному из базовых элементов управления – к контролю. Перед тем как ответить на вечный вопрос «кто виноват?», а уж тем более наказать, следует подумать над следующими тремя вопросами:
После ответов на эти вопросы может оказаться, что работа добровольцем не могла быть выполнена изначально и вся ответственность лежит на том, кто неправильно подобрал человека на работу, на том, кто нечетко поставил задачу, а в процессе работы не дал добровольцу «обратную связь». Почти как в сказке: «Иди туда, не знаю куда, принеси то, не знаю что». Иван-царевич как-то выкручивался из этой ситуации, а вот добровольцу без помощи магии будет сложно. Контроль за деятельностью добровольцев очень важная часть работы с добровольцами. Для того, чтобы определить, кто и на каком уровне может проводить этот контроль, следует рассмотреть таблицу уровня компетенции и контролируемых показателей деятельности добровольца в организации. Эта таблица состоит из координаты «уровня компетенции» и координаты «контролируемых показателей». «Уровень компетенции» определяется функциями, которые выполняет человек, вступающий во взаимоотношения с добровольцем. «Контролируемыми показателями» выступают показатели, которые необходимо подвергать контролю в процессе работы добровольца. Рассмотрев таблицу, можно увидеть тех, кто определяет эффективность и успешность работы добровольца, соблюдение им правил, принятых в организации. В данной таблице «Да» - означает то, что контроль возможен, «Нет» - что контроль невозможен, «При определенных условиях» - то, что при наличии достаточной информации контроль возможен. Определение терминов некоторых из показателей, определяющих работу добровольца, и которые подвергаются контролю, приведено ниже:
|
Похожие:
 | Задачами данного Кодекса являются Целью данного Кодекса является формирование в студенческом сообществе социального мировоззрения, способствующего воспитанию и самовоспитанию... | | Реферат по истории Тема: Николай I и время его правления (1825-1855 гг.) Почему именно Николай I унаследовал трон, а не его старший брат Константин? Как рос, и кто воспитывал юного Николая? Какие у него... |
| Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... Тоболова Ольга, Федорова Алена, Цой Юрико, Шеховцов Николай. Часть студентов, отличившихся на конференциях, уже закончили университет,... | | Рабоч ая учебная программа дисциплины Системы управления химико-технологическими процессами Это одна из основных дисциплин профиля, так как без знания современных систем управления технологическими процессами невозможно сознательно... |
 | Реферат по философии: «Генезис одиночества» Наше пред варительное определение может показаться слишком сложным, но ведь оно должно одинаково эффективно «работать» и в теории,... | | Российской федерации Всё это указывает на необходимость серьёзного изучения студентами российского права, без знания которого они не смогут эффективно... |
| Калужских Елена Геннадьевна Системно-деятельностный подход как условия... Системно-деятельностный подход как условия эффективно организованного процесса обучения | | Урок по теме «Устное народное творчество» Цели урока: Развивать умение работать в группе Сегодня наш квн посвящен устному народному творчеству. Вы покажете, как много вы знаете по этой теме, как умеете работать в команде,... |
| Учебно-методический комплекс по дисциплине Правовые основы библиотечно-информационной... Действовавшая система государственного управления библиотеками, эффективно справлявшаяся с провозглашенными ранее задачами, перестала... | | Анализ зарубежного опыта волонтерской работы Многие кампании по ликвидации безграмотности, иммунизации населения, защите окружающей среды в значительной степени зависят от усилий,... |
| Урок был посвящен Великой Отечественной войне. Учащиеся отлично справились... Оно в силу своей природы способно эффективно помочь ребенку построить целостную картину мира, научиться принимать решения в широком... | | Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... Основной целью образования становится не простая совокупность знаний, умений и навыков, а основанная на них профессиональная компетентность... |
| Урок во 2 классе по окружающему миру. Тема урока: «Деревья леса» В ходе урока учитель использует дополнительный материал, который расширяет кругозор детей. На уроке используются групповая работа... | | Евгения Геннадьевна Цветкова Николай Анатольевич Корольков «Как сохранить успех. Искусство общения. Технологии, иллюзии, возможности»: Нордмедиздат; 2012 |
| Организация труда руководителей На протяжении развития этой науки основное внимание уделялось тому, как руководитель должен руководить, чтобы организация работала... | | Памятка: как работать с книгой «Проектная деятельность как одна из форм развития непосредственного общения ребёнка со сверстником и взрослым» |
