Создание документов на основе шаблонов
Скачать 384.92 Kb.
|
| Стили и шаблоны Создание документов на основе шаблонов Ускорение процесса форматирования документов за счет применения стилей Согласованное форматирование однотипных документов Средства автоматического форматирования На предыдущем уроке вы узнали о том, какие возможности форматирования текста предоставляет пользователю программа Word. Однако первый же опыт самостоятельного применения этих возможностей для выполнения предложенных заданий должен был вам показать, что форматировать документы способом, описанным на уроке 4, довольно неудобно. Функция копирования форматирования, конечно, значительно упрощает этот процесс, но все же не решает всех проблем. А проблемы эти таковы. Чтобы отформатировать абзац или группу знаков определенным, выбранным для данного документа образом, необходимо задать целый ряд параметров. При таком количестве параметров чрезвычайно сложно обеспечить согласованное форматирование однотипных фрагментов документа. Тем более сложно обеспечить согласованное форматирование всех документов одного типа, а это, как правило, является обязательным требованием при оформлении, скажем, деловой документации. Если вы все же ценой невероятных усилий добились того, что все документы находятся в идеальном состоянии, может возникнуть потребность изменить оформление некоторых из них, и тогда все придется начинать сначала, — а на практике такие ситуации возникают очень и очень часто. Поэтому совершенно очевидно, что для эффективного форматирования текста документов необходим иной механизм, и можно даже в общих чертах описать принцип его действия. Программа, реализующая такой механизм, должна предоставлять возможность: определить именованные типы документов, с которыми вы работаете, например: договор, календарный план, заявление, заказ, глава книги и т. п.; для каждого из этих типов определить именованные типы структурных элементов документа и их оформление, например параметры абзаца и шрифта для заголовков разных уровней, основного текста, нумерованных и маркированных списков и т. д. Тогда, создавая или оформляя конкретный документ, достаточно будет выбрать его тип, а затем указать тип каждого из его структурных элементов, чтобы программа автоматически применила к ним соответствующие параметры форматирования. При этом информация о форматировании элементов различных типов документов должна храниться отдельно от самих документов, чтобы пользователь в любой момент мог изменить параметры форматирования того или иного элемента и чтобы заданное им форматирование было автоматически применено ко всем документам данного типа. Эта простая, естественная и универсальная схема придумана давно и на практике доказала свою эффективность для самых разнообразных систем подготовки документов. Применяется она и в Word. На данном уроке вам предстоит освоить такой способ форматирования. Понятия шаблона и стиля документа То, что мы назвали типом документов, согласно терминологии программы Word называется шаблоном, а то, что мы назвали типом структурных элементов документа, в Word называется стилем. шаблондокумент;шаблонШаблон документа — это файл с расширением dot, в котором содержатся набор стилей, а также настройки меню, панелей инструментов и сочетаний клавиш, элементы автотекста и макросы (о том, что такое автотекст, вы узнаете на следующем уроке, а о макросах будет рассказано на уроке 14). Шаблон может также включать текст, предназначенный для вставки в создаваемые на его основе документы. Каждый документ Word связан с определенным шаблоном, который выбирается при его создании, используется по умолчанию или присоединяется к нему позднее. По умолчанию новые документы Word основываются на шаблоне шаблон;NormalNormal.dot. Далее мы будем называть его просто Normal. стильСтиль — это именованный набор параметров форматирования, которые можно применить к выбранному фрагменту текста. Очевидно, что перечень параметров, применимых к конкретному фрагменту текста, зависит от его типа, поэтому различают четыре вида стилей: стиль;знакастиль знака — содержит только параметры шрифта; стиль;абзацастиль абзаца — содержит полный набор сведений, необходимых для форматирования абзаца, то есть параметры абзаца и параметры шрифта; стиль;таблицыстиль таблицы — содержит информацию о границах таблицы, цветах текста ее элементов, заливке, выравнивании и шрифтах; стиль;таблицыстиль списка — содержит сведения о форматировании маркированного или нумерованного списка. стиль;место храненияСтили (то есть их имена и определения) хранятся в файлах документов и шаблонов. При создании документа в него копируется набор стилей из того шаблона, на котором он основан. Форматируя документ, можно использовать стили, содержащиеся в нем самом, а также стили из шаблона Normal и встроенные стили Word. Кроме того, можно применять стили из так называемых общих шаблонов. шаблон;общийОбщие шаблоны не используются в качестве основы для конкретных документов, они загружаются автоматически при запуске программы или вручную после ее запуска, после чего хранящиеся в них стили становятся доступными во всех открываемых в программе документах. Программа Word дает возможность не только изменять, переименовывать и удалять стили, содержащиеся в документе или шаблоне, но и создавать в нем новые стили. Кроме того, она позволяет копировать стили из одного файла в другой, в том числе из шаблона в шаблон, из шаблона в документ, из документа в шаблон и из документа в документ. Все сказанное здесь о доступе к стилям и выполняемых над ними операциях относится и к другим элементам, которые могут храниться в шаблонах документов Word. Однако эти элементы сейчас описываться не будут, поскольку данный урок посвящен исключительно форматированию текста. Создание документа на основе шаблона документ;создание на основе шаблонаКак вы только что могли убедиться, для эффективной работы с документами необходимо, чтобы они создавались на основе специализированных шаблонов, соответствующих типам документов. Поэтому прежде всего нужно рассмотреть процедуру создания документа на основе выбранного шаблона. Посредством команды Файл4Создать откройте область задач Создание документа и в области Шаблоны щелкните на ссылке На моем компьютере. Программа отобразит диалоговое окно Шаблоны, показанное на рис. 5.1, где вы сможете выбрать один из имеющихся на компьютере шаблонов. Вместе с Word устанавливается большой набор шаблонов для создания разнообразных документов личного и делового характера. Поэтому шаблоны на вашем компьютере есть обязательно.  Рис. 5.1. Выбор шаблона для создания нового документа Когда вы щелкаете на значке шаблона, справа появляется образец документа, который будет создан на его основе. Создайте несколько документов на основе готовых шаблонов, чтобы получить представление о том, как они могут выглядеть. Если щелкнуть на ссылке Новый документ в области задач Создание документа или выбрать значок с тем же именем в диалоговом окне Шаблоны, программа создаст новый документ на основе шаблона Normal. То же самое происходит после щелчка на кнопке Создать файл панели инструментов Стандартная . Вы не должны забывать, что при работе над документом доступны все сочетания клавиш, стили и другие элементы, входящие в состав шаблона Normal, даже если, создавая документ, вы выбрали иной шаблон. Помимо шаблонов в диалоговом окне Шаблоны представлены так называемые мастер;создания документамастера — мини-программы для создания стандартных документов. Каждая из них вводит серию диалоговых окон, где можно выбрать разные варианты оформления документа и ввести сведения для заполнения его основных полей (таких, как имя адресата письма или реквизиты составителя резюме). Файлы мастеров, имеющие расширение wiz, присоединяются к документам подобно шаблонам, но их содержимое нельзя изменять. Набор стандартных мастеров устанавливается вместе с Word, а кроме того, их могут создавать разработчики программного обеспечения. Форматирование текста с помощью стилей Предположим, вы назначили некоторому фрагменту текста стиль;применениеопределенный стиль. Если теперь изменить параметры форматирования данного стиля в документе, внешний вид текста автоматически изменится. То же самое произойдет, если скопировать в документ одноименный стиль с другими параметрами из шаблона данного документа, другого шаблона или документа. При этом программа дает возможность задать для документа установку, которая обеспечивает автоматическое обновление стилей при его открытии — стили заново копируются в документ из его шаблона. Соответственно, любые изменения в шаблоне документа влияют на все основанные на нем документы, для которых задана упомянутая установка, и таким образом обеспечивается их согласованное форматирование. Далее в этой книге мы будем различать два способа форматирования текста: форматирование;непосредственноенепосредственное, то есть выполненное вручную способами, о которых рассказывалось на предыдущем уроке, и форматирование;стилевоестилевое, произведенное путем назначения тексту определенных стилей. Встроенные стили стиль;стандартныйВ программе Word определен ряд встроенных стилей и сочетаний клавиш для их применения. Эти стили и сочетания клавиш доступны в любом документе Word, если только они не переопределены в самом документе или в его шаблоне. Важнейшие из них приведены в табл. 5.1. Кроме того, существуют стили для заголовков следующих, более низких, уровней, для различных видов списков, для таблиц с разнообразным оформлением, для основного текста разного формата, для колонтитулов, номеров строк, страниц и т. д. Наконец, существует ряд стиль;специализированныйспециализированных стилей. Они применяются автоматически для форматирования таких элементов, как сноски, примечания, представления структуры документа, оглавление и предметный указатель, а также для некоторых других целей и по умолчанию не отображаются в списках стилей, доступных для использования в документе. Таблица 5.1. Стандартные стили и сочетания клавиш для их применения
Первоначально шаблон Normal содержит только стиль Обычный и три специализированных стиля — Нет списка, Обычная таблица и Основной шрифт абзаца. Однако в этот шаблон можно добавлять любые стили, как стандартные с измененными характеристиками, так и определенные вами, чтобы они тоже были доступны во всех документах, создаваемых без выбора конкретного шаблона. Далее при изложение материала о работе со стилями в качестве примеров будут использоваться стандартные стили Word. Для последующих экспериментов создайте новый пустой документ и скопируйте в него текст из сформированного на предыдущем уроке файла Выделение.doc . Выделите весь текст и приведите его форматирование к стилю Обычный, нажав клавиши Ctrl+Shift+N, а затем Ctrl+Пробел. Применение стиля к тексту стиль;применениеНет ничего проще, чем отформатировать фрагмент текста с помощью стиля — достаточно выделить его в документе и на панели инструментов Форматирование выбрать из раскрывающегося списка Стиль нужное имя. При этом следите, чтобы типы выделенного фрагмента и стиля совпадали, то есть стиль знака применялся к группе символов, а стиль абзаца — к абзацу, иначе результат может не соответствовать вашим ожиданиям. Выделите первый абзац в документе Выделение.doc, щелкнув слева от него, чтобы захватить и знак абзаца. Затем выберите в раскрывающемся списке Стиль стандартный стиль Заголовок 1. Текст примет вид заголовка: будет расположен по центру строки, а его шрифт изменится и увеличится. Если вы выделите несколько слов без знака абзаца, программа применит к ним только параметры шрифта стиля Заголовок 1 и не станет менять параметры абзаца. По умолчанию, то есть когда ни один фрагмент текста не выделен, действуют те же правила, что и при непосредственном форматировании текста (о нем речь шла на предыдущем уроке): стиль абзаца или списка применяется к тому абзацу, а стиль знака — к тому слову, в котором находится курсор. Поверх любого стиля, независимо от его типа, можно производить непосредственное форматирование текста. Выделите первое слово заголовка и выберите для него курсивное начертание — все остальные установки его форматирования останутся неизменными. Снова выделите это же слово и нажмите клавиши Ctrl+Пробел, с помощью которых удаляется любое форматирование, наложенное поверх стиля абзаца. Программа уберет курсивное начертание и вернет слово к тому виду, какой имеют остальные слова данного абзаца. Применяя к одному и тому же фрагменту текста стиль абзаца и стиль знака, вы должны знать, что параметры последнего имеют преимущество. Когда, к примеру, для стиля абзаца Синий задан синий цвет шрифта, а для стиля знака Красный — красный, то если в абзаце, имеющем стиль Синий , к одному слову применить стиль Красный, оно будет окрашено в красный цвет. При этом в отношении тех параметров, которые принимают одно из двух возможных значений и определяют начертание и другие видоизменения шрифта, здесь действует важное правило: если такой параметр включен в обоих применяемых стилях, для результирующего текста он будет отключен, как если бы вы выделили абзац, щелкнули на кнопке Курсив, а затем выделили слово и снова щелкнули на этой же кнопке. Просмотр информации о стилях стиль;информация оИнформация о стилях в программе Word представлена в четырех местах. Прежде всего взгляните на содержимое поля со списком Стиль на панели инструментов форматирования — список, как вы уже видели, используется для выбора стиля выделенного фрагмента текста, а в самом поле отражается его текущий стиль. Щелкните кнопке Панель форматирования той же панели инструментов или выберите команду Формат4 Стили и форматирование . Откроется одноименная область задачобласть задач;Стили и форматирование, показанная на рис. 5.2. Ею вы будете постоянно пользоваться.  |
Добавить документ в свой блог или на сайт
Похожие:
 | Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... Имеющимися шаблонами упражнений (создание данных шаблонов и является целью разработки) и механизмом лёгкого создания упражнений на... | | Упражнение № Шаблоны и поля форм Учебные вопросы: Стандартные шаблоны... Поля форм. Использование текстовых полей и полей со списком при разработке документов |
| Создание и редактирование документов, презентаций, таблиц Индивидуальные и коллективные работы над фотографиями, создание коллажей и тд. Создание своих семейных альбомов с родителями | | Основной образовательной программы бакалавриата (набор шаблонов нормативно-методических... Российской Федерации в области образования, а также принципы и требования, заложенные в проектах фгос впо, закупленных Министерством... |
| Основной образовательной программы бакалавриата (набор шаблонов нормативно-методических... Российской Федерации в области образования, а также принципы и требования, заложенные в проектах фгос впо, закупленных Министерством... | | «Гипертекстовые документы» Создание этих разделов отличается высокой трудоемкостью, но они упрощают просмотр и чтение документов, имеющих сложную структуру.... |
 | Пояснительная записка рабочая программа составлена на основе следующих... Целью изучения курса является создание условий для успешного усвоения учащимися первоначальных химических понятий, зависимости свойств... | | Пояснительная записка рабочая программа по химии в 11 классе составлена... Целью изучения является создание условий для систематизации и расширении знаний учащихся о естественнонаучной картине мира, важнейших... |
| Рабочая программа по английскому языку для 8 класса соответствует... Сборник нормативных документов. Иностранный язык/ сост. Э. Д. Днепров, А. Г. Аркадьев. 3-е изд., стереотип. М.: Дрофа, 2009 | | Пояснительная записка рабочая программа по химии в 10 классе составлена... Рабочая программа составлена на основе следующих нормативно – правовых документов |
| Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... Тема: Построение шаблонов отлетной подкладки в изделиях со шлицей 3 | | Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... Практическая работа: поиск информации в Интернет. Подготовка тканей, изготовление шаблонов |
| Рабочая программа по географии составлена на основе федерального... Данная рабочая программа ориентирована на учащихся 6-11 классов и реализуется на основе следующих документов | | Рабочая программа по математике составлена на основе федерального... Данная рабочая программа ориентирована на учащихся 9 классов и реализуется на основе следующих документов |
| Пояснительная записка рабочая программа составлена на основе следующих... Рабочая программа составлена на основе следующих нормативно – правовых документов | | Пояснительная записка рабочая программа составлена на основе следующих... Рабочая программа составлена на основе следующих нормативно – правовых документов |
