Скачать 2.03 Mb.
|
РАЗДЕЛ 2 ПЛАНИРОВАНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ Этот раздел мы решили посвятить процессу планирования и подготовки презентации. Успешная презентация без всякой подготовки — редкая и случайная удача. За внешней легкостью блестящих презентаций настоящих профессионалов стоят тщательная подготовка выступления, планирование демонстрационных материалов, сбор и обобщение необходимой информации, четкое знание временных рамок и правильный выбор необходимых технических средств. Ответственность за неудачную презентацию ляжет на вас, в связи с чем вы не можете делегировать ее подготовку кому бы то ни было. 2.1. ПОДГОТОВКА ВЫСТУПЛЕНИЯ Устное выступление во время презентации в значительной степени определит ее успех. "Слово не воробей. Вылетит — не поймаешь", — гласит русская пословица. ПОСЛЕДОВАТЕЛЬНОСТЬ ПОДГОТОВКИ Следующая последовательность подготовки выступления может рассматриваться как достаточно рациональная:
Для опытного оратора, проводившего многочисленные презентации перед различными аудиториями, в том числе и зарубежными, перечисленные шаги могут быть достаточными. Однако стажеры обычно имеют небольшой опыт, ограниченный выступлениями только на своем предприятии, и зачастую только перед своими подчиненными, что явно недостаточно для серьезной презентации в незнакомой зарубежной среде. Поэтому мы можем рекомендовать вам продолжить подготовку, выполнив следующие дополнительные шаги:
Рекомендуем вести запись заданных вопросов, комментариев и замечаний. В некоторых случаях приходится долго тренироваться, раз за разом совершенствуя свое выступление. РАЗРАБОТКА ПЛАНА ВЫСТУПЛЕНИЯ Любое выступление имеет внешне сходную структуру:
При подготовке презентации за рубежом рекомендуется начинать любое вступление с представления самого себя. Оно должно быть весьма кратким, если не является собственно целью презентации. Содержание краткого представления подробнее обсуждается в разделе 8 настоящего пособия. После представления необходимо сообщить участникам о том, какую цель преследует презентация. Вступление должно далее содержать краткое описание того, о чем будет говориться в основной части. Основная часть выступления призвана передать участникам необходимый объем информации, требующейся для достижения его цели. Например, презентация предприятия может иметь, среди прочих, следующие цели: экспорт продукции, поиск решения задачи оптимизации структуры управления. Очевидно, что основная часть выступления для этих двух случаев будет совершенно разной. Опытные презентаторы рекомендуют упомянуть вновь главные положения основной части выступления в его заключении. Наконец, может быть высказано - пожелание стажера к участникам. Например, руководитель отдела персонала закончил свое выступление перед немецкими коллегами, сказав: "Надеюсь, что у вас сложилось представление о проблемах, с которыми мы сегодня сталкиваемся на нашем предприятии. Возможно, изучение немецкого опыта заключения тарифных соглашений позволит нам справиться с некоторыми из них. Я очень надеюсь на вашу коллегиальную поддержку". Составные части выступления должны быть логически связаны друг с другом. При этом желательно избегать возвращения к уже сказанному. Повторения тем более нежелательны. В связи с этим рекомендуется составить простой графический план выступления. На рис. 2.1 приведен один из возможных вариантов плана выступления, посвященного проекту совместного производства нового продукта с потенциальным немецким партнером. План Демонстрационные материалы (пленки) Вступление Представить себя Цель выступления «Цель проекта» Представить предприятие «Предприятие» Внешний вид Представить новый продукт Характеристики Потенциальные потребители Объем рынка Основная часть Представить рынок Ценовая политика Конкуренты Какая проблема решается с помощью партнера «Что мы хотим от партнера» В чем выгода партнера «Что получает партнер» Напомнить о цели проекта Заключение Предложить обсудить проект Рис. 2.1. Возможный вариант плана выступления, посвященного проекту совместного производства нового продукта с потенциальным немецким партнером При планировании выступления и его подготовке очень часто возникает желание успеть сказать как можно больше. Постарайтесь уже на стадии планирования выступления разбить все материалы на три части: А — то, без чего нельзя обойтись: это и есть ваше выступление. В — то, что желательно включить: это может пригодиться при необходимости внесения уточнений, разъяснений, а также при ответах на возможные вопросы. С — то, что вы хотели бы показать дополнительно, если будет возможно: это ваш резерв "на всякий случай". Рекомендуем поступить точно так же и с демонстрационными материалами, увязывая их с частями А, В и С выступления. Уже на стадии планирования выступления рекомендуем обратить большое внимание на его язык. Обычно неопытные выступающие стараются произвести наилучшее впечатление, "жонглируя" большим количеством специальных терминов, стараясь высказать простые мысли самым сложным наукообразным способом. Старайтесь формулировать свое выступление с помощью простых и ясных слов. Избегайте усложнений и "высокого стиля". В то же время примитивное изложение также деструктивно. ТЕКСТОВЫЙ МАТЕРИАЛ В дополнение к устному выступлению рекомендуется иметь его текст. По объему этот текст может соответствовать выступлению, быть больше (расширенные материалы) или меньше (краткий реферат) выступления. Текстовый материал, как и выступление, должен подготавливаться стажером самостоятельно. Это позволяет исключить появление в тексте несовпадений с устным сообщением, устаревших данных, ошибок и опечаток. Разрушительный эффект на результат презентации может оказать выступление, опровергающее положения текстового материала. Это же относится и к наглядным материалам. Приведем несколько примеров:
Следует избегать чрезвычайно большого объема текстовой части. Возможно, что слушатели не будут иметь времени не только для его детального изучения, но и для прочтения вообще. Существует и другая опасность: получив текст перед началом презентации, участники могут увлечься его чтением и прослушать важные положения выступления. Очень часто участникам раздаются только дополнительные материалы, на содержание которых ссылается в своем выступлении презентатор: разного рода таблицы, документы, отчеты и т.д. 2.2. ПЛАНИРОВАНИЕ ДЕМОНСТРАЦИОННЫХ МАТЕРИАЛОВ Главной целью использования демонстрационных материалов является повышение эффективности презентации. Визуальная информация воздействует на аудиторию существенно интенсивнее, чем вербальная. Известна русская пословица: "Лучше один раз увидеть, чем сто раз услышать". Важным преимуществом визуальной информации является достаточная однозначность его восприятия аудиторией. Количество демонстрационных материалов должно соответствовать принципу разумной необходимости и достаточности. Бесконечное мелькание демонстрационных материалов контрпродуктивно. Поэтому необходимо заранее планировать их объем. Как было отмечено выше, наиболее распространенным видом демонстрационных материалов являются проецируемые пленки. Поэтому настоящий раздел посвящен подготовке, в первую очередь, именно таких материалов. Сколько может понадобиться пленок? Человеческий глаз может воспринимать лишь определенное количество информации. Примерно оценить необходимое количество пленок можно следующим образом: n = t/2, где t— время презентации в минутах. Если время демонстрации отдельных пленок не занимает более 10 — 12 секунд, то их максимальное количество может составлять n = 2t/3. Так, например, во время презентации, рассчитанной на 20 минут, можно показать не более 12 — 14 пленок (преимущественно графические изображения). Восприятие визуального материала заметно снижается при длительных презентациях. Например, во время 30-минутной презентации представляется разумным ограничиться демонстрацией 15 — 17 пленок. Исключение могут составлять презентации с демонстрацией реальных снимков, которые должны передавать лишь общие впечатления (например отчет о поездке). Опытные презентаторы, как правило, заранее предвидят многие вопросы, которые могут быть заданы им участниками. Поэтому они подготавливают еще и дополнительные пленки. Вы можете поступить точно так же. В ходе презентаций обычно демонстрируются:
ПЛЕНКИ С ТЕКСТОМ Пленки с текстом демонстрируются достаточно редко. При подготовке таких пленок следует ограничить объем информации 1 — 3 короткими предложениями. Этот вид демонстрационных материалов рационально использовать для фокусирования внимания аудитории на каком-либо важном аспекте презентации. Например, в виде текстового демонстрационного материала могут быть представлены тема презентации, название обсуждаемого проекта, миссия предприятия, цитата. ГРАФИКИ Графики рационально использовать для демонстрации тех или иных тенденций ■ связей между переменными. Например, графики наглядно демонстрируют динамику изменения объемов производства, сезонные изменения объемов продаж и т. п. ДИАГРАММЫ Диаграммы (круговые диаграммы и гистограммы) используются для визуализации числовых данных. В последнее время широко используются рисуночные диаграммы. Например, круговые диаграммы удобны для представления долей рынка, занимаемых различными производителями. Гистограммы наглядно показывают распределения сходных продуктов нескольких производителей по ценовым группам. Другим примером широко распространенных гистограмм является "график" Ганта. СХЕМЫ Схемы удобны для визуализации связей, процессов и процедур. Наиболее часто схемы используются для демонстрации структур предприятий. Блок-схемы наглядно демонстрируют процессы и процедуры. Например, структурная схема предприятия может использоваться стажером с целью демонстрации своего места в структуре управления предприятием. Блок-схемы удобны для описания процесса производства продукции. ИЛЛЮСТРАЦИИ Иллюстрации применяются для показа внешнего вида предприятий, оборудования, изделий и т.д. Они также применяются для демонстрации идей. Опытные презентаторы часто применяют иллюстрации для "разогрева" аудитории. Кроме вышеперечисленных, в качестве иллюстраций часто применяются пиктограммы. Другим видом иллюстраций могут служить фирменные логотипы. Последние редко используются в виде отдельных иллюстраций, но часто применяются в колонтитулах. В качестве иллюстраций могут использоваться фотографии, карты и рисунки, в том числе и карикатуры. 2.3. СБОР И ОБОБЩЕНИЕ МАТЕРИАЛОВ ДЛЯ ПРЕЗЕНТАЦИИ Напомним, что во время стажировки основными субъектами презентаций являются: российское предприятие, проект, сам стажер, текущие и конечные результаты стажировки. Таким образом, материалы, используемые во первых трех случаях, должны быть собраны и обобщены еще до выезда на стажировку в Германию. Материалы, необходимые для подготовки презентации, могут быть получены из внутрифирменных и внешних источников. Дополнительным источником могут служить личный опыт, знания и таланты самого стажера. В качестве внутрифирменных, в первую очередь, собираются те или иные, уже существующие, материалы, например:
Основными внешними источниками информации обычно служат:
Среди вышеперечисленных источников информации особенно привлекательны постоянно обновляемые электронные информационно-справочные базы данных, такие как, например, «Гарант", "Консультант-плюс", "Компас", а также электронные справочники "Бизнес-карта", "Компас" и др. Широкие возможности сбора материалов для презентаций дает Интернет. При отборе материалов для презентации желательно обобщение не только внутрифирменной информации, но использование информации, полученной из внешних источников. Например, при презентации предприятия его лидирующее положение на рынке демонстрируется особенно убедительно, если помимо внутрифирменной статистики производится сопоставление с результатами конкурентов. Крайне не рекомендуется поручать обобщение материала кому-либо. Стажер должен самостоятельно переработать собранный материал, разобравшись во всех его деталях. При использовании любого вида информации, кроме вашей авторской или общеизвестной, вы должны обратить особое внимание на соблюдение авторских прав. Использование цифровых данных, цитат, иллюстраций и прочих материалов может потребовать также получения соответствующих разрешений! Авторство и источник информации должны быть указаны обязательно! Для подготовки презентаций промежуточных и окончательных результатов стажировки рекомендуем вам завести своего рода "дневник стажировки". Форма такого дневника может быть произвольной. Дневник будет вам очень полезен, когда вы станете вспоминать что, когда (дата, время), где (фирма, адрес, телефон/факс/e-mail), с кем (имя, фамилия, должность, функции) вы делали, какие результаты были достигнуты, чего вам не удалось достичь и почему. Важно также фиксировать, что вы планировали сделать в качестве следующего шага, чтобы обеспечить достижение цели стажировки. Без ведения подобного дневника в непривычной для вас обстановке, когда на вас ежедневно обрушивается масса впечатлений, вы будете очень быстро забывать даже важную информацию, не говоря уже о деталях. Восстановить точную хронологию событий, вспомнить имена, а иногда и достигнутые результаты, будет очень непросто или невозможно. 2.4. ВРЕМЕННЫЕ РАМКИ Время презентации ограничивается определенными рамками, которые зависят от целей презентации, степени заинтересованности аудитории и временных возможностей слушателей. Дополнительные временные ограничения могут также накладываться регламентом мероприятия, во время которого осуществляется презентация. Во время стажировок обычными являются презентации длительностью от 10 до 30 минут, причем последние достаточно редки. Для наиболее распространенных презентаций могут быть рекомендованы следующие временные рамки:
Ограничения времени презентации следует планировать в зависимости и от некоторых дополнительных факторов. Выше уже упоминался регламент мероприятий, в рамках которого презентации отводится строго определенное время. Не менее важно учитывать распорядок рабочего дня фирмы, на которой проходит стажировка. Обычно сотрудники немецких фирм строго придерживаются этого распорядка. Поэтому не планируйте презентацию, обсуждение которой может затянуться на время, близкое к обеденному перерыву или концу рабочего дня. Рекомендуется обсудить временные рамки предстоящей презентации с представителем немецкой фирмы заранее, а также уточнить не только состав аудитории, но и возможности ее участников находиться на презентации до самого ее конца. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ
|
Президентская программа подготовки управленческих кадров для организаций... Президентская программа подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства | Программа подготовки управленческих кадров для организаций народного... Методические указания предназначены для оказания помощи специалистам-слушателям в написании и оформлении выпускных квалификационных... | ||
Президентская программа подготовки управленческих кадров для организаций... Формат бумаги – а 4, печать односторонняя, кегель 14, через 1,5 интервала, поля по 2 см | Отчет мау со "Кризисный центр" за 2012 год Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации | ||
Приложение 1 Тест «Опросник Айзенка» (для подростков) Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации | Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства российской федерации | ||
Методические рекомендации для обеспечения в 2009/2010- 2012/2013... Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации | Сборник контрольных работ для студентов- заочников образовательных... Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации | ||
Тест «Стратегия семейного воспитания» Чем, по вашему мнению, в большей... Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации | Демонстрационный тест для педагогов-психологов школ содержание и... Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации | ||
Методические рекомендации по организации обучения специалистов в... Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации | Методические рекомендации по организации обучения специалистов в... Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации | ||
Методическое пособие по проведению деловых игр «case study» министерство... Дмитриев М. Н. Кошечкин С. А. Методическое пособие по проведению деловых игр «case study» | Постановление от 6 апреля 2011 г. N 88 об утверждении положения о... Пермского края, в целях формирования, подготовки и использования муниципального резерва управленческих кадров в администрации Кишертского... | ||
Республики коми указ от 22 августа 2012 г. N 103 о порядке формирования... В целях обеспечения реализации государственной кадровой политики, направленной на повышение уровня управленческих кадров Республики... | Создание презентаций с помощью программы Power Point Ичалковский... Так, например, можно создать презентации учебных кусов, бизнес-планов, деловых проектов или отчетов. PowerPoint предлагает мощные... |