Президентская программа подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства РФ руководство по проведению деловых презентаций на стажировке

РАЗДЕЛ 9 НАКАНУНЕ ПРЕЗЕНТАЦИИ 9.1. ПРОВЕРКА СЕБЯ Завтра вам предстоит презентация, к которой вы долго готовились. Имеется план, подготовлены пленки, отпечатаны тексты... Тем не менее, рекомендуем еще раз все проверить. Это касается, в первую очередь, тех материалов, которыми вы будете пользоваться: Пленки: все ли пленки на месте и расположены в порядке их демонстрации на презентации? Возможно, что при просмотре вы измените первоначальный порядок их демонстрации, который вам казался правильным еще вчера, уберете некоторые отобранные пленки или добавите новые. Если вы решили убрать какие-нибудь пленки, то сразу же отложите их в отдельную папку! Иначе они обязательно подвернутся вам под руку во время презентации и разрушат ваш стройный план выступ­ления! Тексты: достаточно ли у вас копий? Очень часто оказывается, что страницы текста частично перепутаны или разложены вверх ногами. Если в тексте много страниц, проверьте правильность их нумерации. Проверьте каждую копию размноженных текстов! Просмотрите еще раз план вашего выступления: Заготовьте себе "шпаргалку". Лучше всего — тонкую карточку формата А5, на которой КРУПНО и читаемо можно записать основные позиции вы­ступления с соответствующими отсылками к пленкам и т.д. Вспомните еще раз, какими словами вы собираетесь открыть презентацию. Вводные фразы рекомендуем выучить наизусть, чтобы чувствовать себя уверенно. Наконец, проверьте свою одежду: Ваша одежда должна соответствовать событию. Никто не ожидает ваше­го появления во фраке, но и джинсы будут неуместны. Обычный деловой костюм вполне подойдет. Галстук обязателен. Вы должны выглядеть ухо­женно, поэтому брюки должны быть отглажены, а рубашка — свежей. Женщинам не следует отвлекать участников остромодной или чрезмерно открытой одеждой. Яркая одежда и крупный рисунок также отвлекают... Сильный запах даже самых модных духов или одеколона может быть при­ятен не всем участникам... Имейте в запасе, даже в день выступления, не только носовой платок (очень нужная вещь — им так удобно вытирать со лба пот на первой презентации!) Мужчинам может понадобиться запасной галстук, а женщинам — колготки (именно эти предметы туалета почему-то особенно часто пачкаются и рвутся в самый неподходящий момент!) Не советуем одевать абсолютно новые вещи — вы будете чувствовать се­бя в них неудобно. 9.2. ПРОВЕРКА ПОМЕЩЕНИЯ Создайте себе "тайное преимущество" посредством тщательного и спокойного осмотра помещения, где будет проходить ваша презентация. Помещение. Обычно бывает заранее известно, в каком из помещений фирмы вы будете делать презентацию. Тем не менее, советуем его еще раз осмотреть: не появилось ли что-то, что помешает презентации {например рядом начался ремонт и будет очень шумно). При возможности, устраните помехи или замените помещение. Если у вас поя­вится возможность выбора нового помещения, то рекомендуем не стремиться получить очень большую комнату: "в тесноте, да не в обиде" в определенной степени лучше, чем пять человек в актовом зале... Определитесь, ЧТО, КТО и ГДЕ будет находиться и ОТКУДА можно будет взять то, что вам может понадобиться. Расположение участников. Вспомните рис. 3.3 и определите свое собст­венное месторасположение во время презентации. В этом месте рядом с вами должен быть стол, на который вы положите свои материалы и на кото­рый вы будете складывать уже продемонстрированные пленки! Технические средства. Технические средства подлежат обязательной проверке. Обратитесь к табл. 1.1! Дополнительные средства. Проверьте наличие всевозможных дополнительных средств, которые могут вам понадобиться. Таковых может быть великое множество: указка, фломастеры, карточки и булавки для пинвада, ножницы, клей и т.д. Хорошо, если вам будет доступен набор всего необходимого, который в Герма­нии называют "чемоданом модератора". Однако рекомендуем проверить и его полноту. Расстановка столов. Если вы обнаружите, что вам неудобен порядок размещения участников, то переставьте столы и стулья в удобном для вас порядке. Сделать это нужно накануне или, в любом случае, до появления в помещении участников презентации. Прочее. В Германии общепринято расставлять на столах, напротив каждого участника плотные карточки (на подставках или просто "домиком"), на кото­рых участники напишут свои фамилии. Если такие карточки будут вам дос­тупны, то расставьте их — вам не придется запоминать имена задавших во­просы и будет легче обращаться к любому из присутствующих. Положите на столы несколько толстых фломастеров для участников. Тексты вашего выступления, проспекты вашего предприятия и другие материа­лы лучше всего также заранее положить на столы перед каждым участником. Если участники вам еще незнакомы, то можно разложить на столы и ваши ви­зитные карточки. Можно заранее написать тему вашего выступления на доске или флипчарте. 9.3. АУДИТОРИЯ Подготавливая презентацию, вы ориентировались на определенную аудиторию участников с немецкой стороны. Можете ли вы быть уверены, что в день пре­зентации вы встретитесь именно с нужной вам аудиторией? Рекомендуем вам заранее проявить некоторую инициативу. Немецкая фирма, на которой вы будете находиться, выделит одного из своих сотрудников в качестве ответственного за вашу стажировку. Подготавливая свою первую презентацию, обсудите с ним состав ее потенциальных участни­ков. Вы будете еще недостаточно хорошо представлять, кого следует пригла­сить. Мнение вашего немецкого коллеги будет для вас просто необходимым. Подготовьте вместе с вашим немецким руководителем план всего мероприя­тия, включающего ваше выступление, и составьте список приглашенных. Хо­рошим шагом может быть подготовка письменного приглашения каждому уча­стнику. Ваш немецкий руководитель поможет вам также заранее узнать, кто из пригла­шенных примет участие в презентации. Когда вы будете подготавливать свою следующую презентацию на той же не­мецкой фирме, вы уже лучше будете знать ее сотрудников и сможете составить проект списка приглашенных самостоятельно. Однако рекомендуем обсудить этот список с руководителем и только после этого приглашать потенциальных участников на презентацию. Накануне презентации вам необходимо еще раз уточнить со­став ее участников. Несмотря на то, что в Германии сотрудни­ки фирм заранее планируют свое время, кто-то из приглашен­ных может в последний момент изменить свои планы. Руководство немецкой фирмы может также решить дополни­тельно направить на вашу презентацию кого-либо из сотрудни­ков. Вы должны предусмотреть такие случаи. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ Содержание вопроса Да Нет Сложилось ли у вас четкое представление о том, как и ка­кие из своих материалов вы должны проверить накануне презентации? Помните ли вы вводные фразы, которыми вы откроете презентацию? Знаете ли вы, какую одежду для презентаций вы возьме­те с собой на стажировку? Хорошо ли вы представляете, что необходимо проверить в помещении, где будет проходить ваша презентация? ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ Русский Немецкий Английский Выключатель Schalter (m.) switch Затемнение Verdunkelung (f.), Dunkelheit (f.) darkening затемнять verdunkeln to darken Карточка Karte (f.) card визитная Visitenkarte (f.) business card нагрудная Namenschild (f.) badge настольная Taffelschild (f.) table card Клей Klebstoff (m.) glue Лампочка Gluehbirne (f.) lamp, electric bulb Лента клейкая Klebeband (n.) adhesive tape Ножницы Schere (pi.) scissors Освещение Beleuchtung (f.) light Подставка Stuetze (f.) stand, support Приглашение Einladung (f.) invitation Розетка (электрическая) Steckdose (f.) plug Список Liste (f.) list Удлинитель Spannungsstoss (m.) electric extender Чемодан модератора Moderatorenkoffer (m.) trainer's case РАЗДЕЛ 10 ПРОЦЕСС ПРЕЗЕНТАЦИИ В разделе 1 настоящего Руководства было отмечено, что процесс презентации, как и всякий процесс коммуникации, включает в себя различные составляющие. Ваше выступление, подготовка к которому описана в предыдущих разделах, скорее всего, будет только частью более развернутой встречи. Можно выделить следующие основные части полномасштабной презентации: открытие; ваше выступление; ответы на вопросы участников; дискуссия; заключение. Очень часто в ходе презентации дискуссия и ответы на вопросы сливаются. Тем не менее, нужно быть готовым к тому, что вам будет недостаточно просто выступить и придется не только отвечать на вопросы, но и участвовать в дис­куссии. Этим темам посвящен следующий раздел. Таким образом, процесс презентации может быть существенно более длитель­ным, чем ваше достаточно короткое выступление. Возникновение вопросов и дискуссии по поводу вашего выступ­ления не свидетельствуют о его неуспешности. Наоборот, это подтверждение того, что ваша презентация не оставила ее участников безразличными, т.е. проходит успешно. 10.1. ВЫСТУПЛЕНИЕ НА ПРЕЗЕНТАЦИИ ОТКРЫТИЕ Открытие презентации обычно делается принимающей вас стороной, особенно, если речь идет о самой первой презентации на фирме, где вы еще никого, кро­ме сотрудника, "ответственного" за вашу практику, не знаете. В других случаях вам предстоит самостоятельно начать свое выступление... ВСТУПЛЕНИЕ Шаг первый Любая презентация начинается с приветствия участников. Оно может быть деловым или достаточно неформальным. Характер приветствия определяется в зависимости от круга участников: долж­ностной уровень, степень вашего знакомства, присутствие незнакомых участни­ков, в том числе и не являющихся сотрудниками фирмы, количество участников (чем меньше их число, тем неформальнее может быть ваше приветствие, если, разумеется, речь идет не о высшем руководстве). В Германии принято при обращении перечислять должности и зва­ния, например: Господин Председатель (правления), Профессор, Доктор "X". Могут использоваться общие обращения, например: Уважаемые дамы и господа! Уважаемые коллеги! Уважаемый господин.../ Уважаемая госпожа...! Уважаемый господин доктор.../ Уважаемая госпожа доктор...! Шаг второй Вторым шагом открытия презентации является изложение: повода (обычно повод оглашается немецкой стороной); темы; цели мероприятия, даже в том случае, если вы полагаете, что это уже из­вестно присутствующим. Например: "Темой моего выступления является система качества на на­шем предприятии. Я хотел бы представить существующие проблемы и получить вашу поддержку в изучении немецкого опыта". "Сегодня я хотел бы представить наше предприятие. Полагаю, что ознакомление с его опытом и производственным потенциа­лом очень важно для возможного налаживания нашего сотрудни­чества в будущем". Шаг третий Далее вы оглашаете своего рода "маршрут движения", чтобы участники пре­зентации могли представить "цель маршрута". Для этого вы представляете: основные структурные элементы презентации; разбивку по времени; информацию о том, какие дополнительные материалы получат участники (в случае необходимости). Например: "Мое выступление будет состоять из трех частей: описания кадрового потенциала нашего предприятия, существующей системы мотивации персонала и проблем в этой сфере. Пола­гаю, что это займет до 20 минут. После этого я с удовольст­вием отвечу на возможные вопросы. В случае вашей заинтересо­ванности я буду готов передать вам дополнительныематериалы по теме моего выступления. Я рассчитываю, что, вместе с дискуссией, мы будем работать не более одного часа, а если этого времени окажется недостаточно, то договоримся о следующей встрече". Вы можете также объявить определенные "правила", устанавливающие поря­док работы. Шаг четвертый Необходимо настраивать участников на активную совместную работу во время презентации. Это достигается, если вы: Задаете по ходу презентации вопросы участникам. Вопросы носят характер приглашения, побуждают к совместному мыслительному процессу. Создаете личную сопричастность участников. Убедите их, что презентация касается их лично. Покажете непосредственную пользу для участников. Постоянно "отвечай­те" на вопрос: "Что я, как участник, получу от этого, если я...?" "Провоцируйте" участников. "Провокацией" может служить, к примеру, вы­движение курьезного, парадоксального, смелого тезиса... Дополнительные рекомендации к вступлению Настройте себя положительно — думайте о чем-то приятном. Прежде чем вы начнете говорить, установите зрительный контакт с аудито­рией. Ваши слушатели воспримут это уже как обращение к ним. Остановите затем взгляд на ком-либо, кого вы уже знаете. Это придаст вам дополнительную уверенность. Однако не пытайтесь "гипнотизировать" одно­го человека — включайте в сферу вашего внимания весь круг участников. Говорить начинайте громко и четко (приветствие, представление, тема...). Старайтесь избегать запинаний и особенно фраз-паразитов . Например, фраза: "Я как бы директор по маркетингу" повергнет немецкую аудиторию в полное недоумение относительно пони­мания с кем же в действительности они встречаются. Возможные помехи Кто-то из участников входит в аудиторию с опозданием. Не нервничайте! Короткого приветствия взглядом вполне дос­таточно. Самый высокопоставленный участник опаздывает.... Спросите у следующего по должностному положению о том, следует ли вам начинать выступление. Кто-то из участников встал и вышел из аудитории. Не впадайте в панику! Продолжайте выступление. Кого-то вызвали из аудитории, что бывает довольно часто. Это вообще не ваша проблема! Кто-то из участников задает вопрос (вопросы). Если вопросы касаются порядка проведения презентации, темы, понимания содержания, то принимайте их как должное! Какие-то вопросы кажутся вам неуместными или мешающими. Можете в спокойной и доброжелательной манере предложить обсудить их позднее вне рамок презентации. Таким образом вы погасите агрессию и претензии, связанные с подобными вопро­сами. Вам кажется, что кто-то ведет себя вызывающе. Не старайтесь отпускать в адрес этого участника саркасти­ческие замечания или высмеивать его вопросы — симпатии кол­лег будут не на вашей стороне... Не теряйте хладнокровия и спокойно продолжайте выступление. ОСНОВНАЯ ЧАСТЬ Структура Разумеется, только вы сами можете и должны определить содержание основ­ной части вашего выступления. Важно, однако, раскрыть тему выступления не только с достаточной полнотой, но и в систематичной форме. Рекомендуем разбить содержание основной части выступления на логически связанные основные пункты и подпункты. Одновременно подумайте, какой объем материала будут в состоянии воспринять ваши слушатели за заплани­рованное вами время выступления. При проведении презентации "меньше" часто означает "больше"! Концентрация участников Важно, чтобы ваша аргументация была построена логично и понятна участни­кам. Кроме того, необходимо заранее продумать, каким образом вы будете поддерживать участников. Для этого существуют следующие возможности: Задавать вопросы (разметить материал вопросами). Иногда можно использовать самые простейшие вопросы типа: "Достаточно ли ясно я объяснил...?". Разнообразить технические средства презентации. Например, помимо демонстрации пленок можно записывать ос­новные положения или выводы на доске или флипчарте. Разбив материал на короткие подразделы, делать между ними паузы. Речь, конечно, идет не о перерывах, а о вербальных паузах в не­сколько секунд. Использовать действенную визуализацию. Об этом достаточно говорилось в предыдущих разделах. В конце основной части выступления сделайте ее короткое обобщение и пе­рейдите к заключению. Дополнительные рекомендации к основной части выступления Постарайтесь говорить свободно, даже если иностранный язык не является вашей "сильной стороной". Однако в вашем выступлении не должно быть оче­видной заученности — вас собьет с пути первый же промежуточный вопрос. Единственный выход — тренировки! Начинайте с представления структуры основной части (дайте общий обзор или представьте структуру на флипчарте или на пленке). Целенаправленно используйте возможности своего голоса. Варьируйте его си­лу, тональность и темп речи для того, чтобы выделить существенные пункты, обратить внимание на логические связи, сконцентрировать внимание слушате­лей. Стройте короткие и ясные предложения с целенаправленными паузами, осо­бенно если вы проводите презентацию на иностранном языке. Исключительно осторожно обходитесь с профессиональным жаргоном: как пра­вило, его прямой перевод на иностранный язык невозможен! Специально изу­чите необходимые термины на немецком (английском) языке. Не пытайтесь скрывать вашу неуверенность в использовании иностранного языка. Не бойтесь говорить с ошибками, если вы не владеете языком в совер­шенстве. Не стесняйтесь переспрашивать, если вы не поймете вопрос. Говорите в личной форме ("Я"). Не сдерживайте вашей жестикуляции. Активизируйте вашу жестикуляцию при необходимости. Не стойте неподвижно. Однако не играйте карандашом, указкой и другими предметами. Пользуйтесь ими только для работы. Возможные помехи Вы забыли заранее заготовленную фразу. Опишите другими словами то, что вы намеревались сказать. Вы внезапно поняли, что сделали ошибку. Продолжайте говорить или поправьте себя, но не извиняйтесь! Участники задают сложные вопросы или из аудитории поступают "фразы-убийцы". Смотрите следующий раздел. Происходит поломка технического средства. Постарайтесь отказаться от его использования. Если это не­возможно, объявите краткий перерыв для устранения неполадки. ЗАКЛЮЧЕНИЕ В заключение кратко сделайте еще раз обобщение наиболее существенных пунктов вашего выступления. Избегайте ничего не говорящих заключительных формулировок типа: "На этом я заканчиваю", "На этом давайте завершим" и т.п. Выразите личную благодарность слушателям за участие. Если после выступления запланирована дискуссия и выделен сотрудник при­нимающей стороны, которому поручено ее ведение (так называемый модера­тор), то передайте ему слово. 10.2. РЕКОМЕНДАЦИИ ПО ОБРАЩЕНИЮ С ТЕХНИЧЕСКИМИ СРЕДСТВАМИ Доски, пинванд, флипчарт Следите за тем, чтобы показывались только те материалы, о которых в данный момент идет речь. Не относящиеся к делу объекты показа лишь отвлекают внимание участников. Следите за тем, чтобы по возможности все присутствующие могли видеть объ­ект показа. При объяснениях поворачивайтесь лицом к участникам, а не к доске. Стойте рядом с пинвандом или флипчартом и показывайте повернутой в их сторону рукой (но не пальцем). Используйте объекты показа в качестве "красной нити" для вашего изложения. Оверхэд-проектор Включайте прибор лишь тогда, когда он вам нужен и выключайте сразу же, как только надобность в нем прекращается (исключение составляют только такие проекторы, которые долго прогреваются до достижения необходимого освеще­ния). Не заслоняйте собой изображение. Показывайте на пленке, а не на экране. Показывайте, например, острым карандашом, положив его на проекционный стол оверхэда на пленку, а не пальцем. Карандаш кладется в направлении объекта показа, когда о нем заходит речь. КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ Содержание вопроса Да Нет Помните ли вы, какими словами откроете презентацию? Достаточно ли четко вы знаете, что скажете о себе? Знаете ли вы, что скажете о теме и целях вашей презен­тации? Достаточно ли четко вы можете представить "расписание движения" вашей презентации? Сформулировали ли вы "правила проведения" вашей презентации? Представляете ли вы, когда, как и какие материалы вы будете раздавать участникам презентации? Представляете ли вы, как вы будете поддерживать вни­мание участников? Представляете ли вы вопросы, которые будете задавать участникам? Уверены ли вы в логичности структуры вашего выступления? Уверены ли вы в однозначности формулировок основных моментов вашего выступления? Достаточно ли простым и ясным языком написан текст вашего выступления? Представляете ли вы достаточно четко, когда и какие на­глядные материалы вы будете демонстрировать? ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ Русский Немецкий Английский Вопрос Frage (f.) question Вступление Vorwort (п.), Einleitung (f.) introduction Дискуссия Diskussion (f.) discussion Заключение Schlussfolgerung (f.) conclusion Кофе-пауза Kaffee-Pause (f.) coffee-break Материал (раздаточный) Hand-ouf Material (n.) hand-out material Мероприятие Veranstaltung (f.), Massnahme (f.) event Обращение Ansprache (f.) address дамы и господа meine Damen und Herren ladies and gentlemen коллега (м) Kollege (m.) colleague коллега (ж) Kollegin (f.) colleague Ответ Antwort (f.) answer Открытие Eroeffnung (f.) opening Пауза Pause (f.) pause Повод Veranlassung (f.) reason Тема Theme (n.) subject Часть Teil (n.) part

Похожие:

	Президентская программа подготовки управленческих кадров для организаций... Президентская программа подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства		Программа подготовки управленческих кадров для организаций народного... Методические указания предназначены для оказания помощи специалистам-слушателям в написании и оформлении выпускных квалификационных...
	Президентская программа подготовки управленческих кадров для организаций... Формат бумаги – а 4, печать односторонняя, кегель 14, через 1,5 интервала, поля по 2 см		Отчет мау со "Кризисный центр" за 2012 год Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации
	Приложение 1 Тест «Опросник Айзенка» (для подростков) Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации		Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства российской федерации
	Методические рекомендации для обеспечения в 2009/2010- 2012/2013... Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации		Сборник контрольных работ для студентов- заочников образовательных... Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации
	Тест «Стратегия семейного воспитания» Чем, по вашему мнению, в большей... Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации		Демонстрационный тест для педагогов-психологов школ содержание и... Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации
	Методические рекомендации по организации обучения специалистов в... Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации		Методические рекомендации по организации обучения специалистов в... Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации
	Методическое пособие по проведению деловых игр «case study» министерство... Дмитриев М. Н. Кошечкин С. А. Методическое пособие по проведению деловых игр «case study»		Постановление от 6 апреля 2011 г. N 88 об утверждении положения о... Пермского края, в целях формирования, подготовки и использования муниципального резерва управленческих кадров в администрации Кишертского...
	Республики коми указ от 22 августа 2012 г. N 103 о порядке формирования... В целях обеспечения реализации государственной кадровой политики, направленной на повышение уровня управленческих кадров Республики...		Создание презентаций с помощью программы Power Point Ичалковский... Так, например, можно создать презентации учебных кусов, бизнес-планов, деловых проектов или отчетов. PowerPoint предлагает мощные...