Президентская программа подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства РФ руководство по проведению деловых презентаций на стажировке
Скачать 2.03 Mb.
|
РАЗДЕЛ 4 ИЗГОТОВЛЕНИЕ ПРОЕЦИРУЕМЫХ ПЛЕНОК Разработка и изготовление проецируемых пленок — безусловно, творческий процесс. Нанесенные на них данные могут быть связаны с представлениями и идеями автора, его художественными вкусами и техническими возможностями. Вместе с тем стоит учесть некоторые рекомендации, следование которым может быть полезным для стажеров. Оригинальные авторские материалы должны иметь такую структуру и содержание, чтобы за достаточно краткое время их демонстрации слушатели могли бы быстро понять содержание информации (за счет наглядности) и без напряжения распознать ее (за счет правильно подобранных размеров элементов проецируемого изображения). Избыток информации на одной пленке мешает быстрому пониманию темы в целом. Кроме того, слушатели могут упустить действительно важную информацию. Поэтому важно равномерно распределить информацию на проецируемых пленках. Излишняя детализация изображений, а также применение мелких изображений могут привести к тому, что информация будет вообще визуально неразличимой, особенно для сидящих далеко от экрана. Фраза: "Как вы видите на экране..." — в этом случае вызовет только недовольный ропот аудитории. 4.1. ОРИГИНАЛ-МАКЕТЫ Оригинал-макеты делаются в том случае, если планируется изготовление прозрачных пленок путем копирования с макетов на копировальном устройстве. В этом случае могут быть использованы: плотная (чертежная) бумага, картон, обычная или лавсановая кальки формата А4. Обычная чертежная бумага весьма удобна, т.к. пригодна для применения и туши, и фломастеров, а также для наклеивания фотоснимков, картинок и т.д. Рекомендуется использование набора чертежных инструментов, трафаретов и шаблонов. Для подготовки текстов могут быть применены буквы, которые переводятся с подложки на бумагу. Наборы таких шрифтов и цифр различных размеров и цветов имеются в продаже в канцелярских магазинах. Главным преимуществом оригинал-макетов является то, что могут использоваться самые разнообразные графические изображения, включая и многоцветные, которые затруднительно перенести в память компьютера (в связи, например, с отсутствием цветного сканера) или создать непосредственно с его помощью. Профессиональное "рисование" с помощью компьютера доступно далеко не каждому, даже достаточно опытному пользователю. Чистые поля необходимо оставлять с каждой стороны листа. Многие устройства для копирования цветных изображений автоматически оставляют чистые поля не менее 5 мм с каждой стороны, что может привести к частичной потере изображения с оригинал-макета на пленке. 4.2. ШРИФТЫ И ТЕКСТЫ ШРИФТЫ Шрифты (типы, размеры) следует выбирать, исходя из условий хорошей читаемости и восприятия изображения. Для целей презентации лучше всего подходят простые, четкие шрифты. Не рекомендуем использовать замысловатые художественные шрифты, т.к. они не только сложны для восприятия, но и отвлекают от содержания текста. Для подготовки пленок вручную лучше всего использовать стандартные чертежные шрифты. При подготовке текста на компьютере пригодны широко применяемые шрифты типа Times New Roman и Arial. Подходящие размеры и разновидности этих шрифтов приведены в табл. 4.1. Высота шрифтов может быть выбрана в зависимости от расстояния между экраном и участниками (табл. 4.2). Минимальная высота шрифта не должна быть менее 5 мм! Заголовки, текст, буквенные и цифровые обозначения должны для наглядности выполняться шрифтами разной величины с размерами кеглей не менее 16. При повторении одного и того же текста на нескольких пленках, например темы выступления, рекомендуется сохранять вид и размеры шрифта. Мелкие шрифты (размер кегля 14 и менее) могут использоваться для дополнительных надписей, которые могут вам понадобиться, но не предназначены для участников. Иногда бывает удобно сделать следующие записи в нижней части пленки: дата презентации, место (фирма), порядковый номер пленки и т.п. Они могут впоследствии понадобиться вам, например для архивирования материалов. ТЕКСТЫ Тексты, размещенные на пленке, не должны быть слишком длинными. Показ одной пленки длится, как правило, 15 — 20 секунд, поэтому в тексте не должно быть более 9 — 10 строк, а в каждой строке не более 5 — 6 слов. В большинстве случаев достаточно поместить на пленку только 3 — 4 строки. На одной пленке может быть представлена только одна тема! Попытки демонстрировать на экране полный текст вашего доклада надежно обеспечат не менее полный провал презентации! Минимальное расстояние между строками текста можно выбрать, например, в зависимости от высоты шрифта (табл. 4.3). Таблица 4.1 ОБРАЗЦЫ КОМПЬЮТЕРНЫХ ШРИФТОВ ШРИФТ: TIMES NEW ROMAN
Таблица 4.1 (продолжение) ОБРАЗЦЫ КОМПЬЮТЕРНЫХ ШРИФТОВ ШРИФТ: ARIAL
Таблица 4.2 ОПРЕДЕЛЕНИЕ ВЫСОТЫ ШРИФТА
Таблица 4.3 РАССТОЯНИЕ МЕЖДУ СТРОКАМИ ТЕКСТА
СОКРАЩЕНИЯ Следует избегать сокращений слов в тексте. Исключение могут составить общепринятые сокращения, например единиц измерения (кг, мм и т.п.), обозначения валют (RUB, DM) и т.д. ВЕРТИКАЛЬНЫЕ НАДПИСИ Вертикальные надписи плохо читаются во время демонстрации на экране. Поэтому рекомендуем вам применять их только в крайних случаях. 4.3. ЛИНИИ, ШТРИХОВКА, РАСТРЫ Линии Линии, как и шрифты, должны быть четко видимыми. Минимальная толщина линий при использовании стандартных пленок формата А4 должна быть не менее 0,25 мм. Линии такой минимальной толщины лучше всего подходят для штриховки, выносок, осевых линий. Толщина основных линий обычно не превышает 1 мм (рис. 4.1).  а  в  б  Г д Рис. 4.1. Линии, штриховки, растры: а — толщина линии; б — слишком плотная штриховка; в — нормальная штриховка; г — неправильное использование растров; д — правильное использование растров. ШТРИХОВКА Штриховка выполняется линиями минимальной толщины. Расстояние между линиями штриховки не должно составлять менее 2 мм. РАСТРЫ Растры в основном делаются с помощью компьютеров, имеющих большой их набор в стандартных программах. Слишком светлые растры могут быть не видны при проектировании. Установить это лучше всего опытным путем. Не рекомендуется использовать сходные по плотности растры для выделения частей изображения, расположенных рядом или граничащих друг с другом. Это осложнит идентификацию выделенных участков. Ваше выступление будет часто прерываться вопросами типа: "Вы имели в виду правую или левую часть?" 4.4. ЦВЕТ Цветовое оформление дает широкие дополнительные возможности. В большинстве случаев цвета используют как отличительный признак, например в диаграммах, графиках, схемах. Вы можете также использовать "цвета фирмы", которую вы представляете, особенно в логотипах (фирменных знаках) или в колонтитулах. В отношении использования так называемых "национальных цветов" вам следует быть особенно корректным. Комбинации таких цветов (бело-сине-красный для России и черно-красно-желтый для Германии) обычно уместны для презентаций, связанных с темой сотрудничества. Применение излишнего количества цветов, особенно в диаграммах и графиках, может вызвать неуверенность в идентификации. Это особенно часто происходит, когда для выделения близлежащих или смежных участков диаграмм применяют малоразличимые цвета. Там, где это возможно, следует ограничиться тремя контрастными цветами, например синим, красным и зеленым. Красный цвет в избыточном количестве может восприниматься как угрожающий или чрезмерно агрессивный. В России красным цветом часто делают надписи, выделяют цифры, свидетельствующие о достигнутых успехах. В Германии так называемые "красные цифры" ("rote Zahlen") имеют прямо противоположный смысл, обозначая финансовые потери! Аналогично английский бухгалтерский термин "to be in the red" означает быть в долгу. Желтый цвет плохо подходит для надписей и линий. Если этот цвет все-таки нужен, то размеры шрифтов и толщину линий нужно увеличить в два раза по сравнению с обычными. Цвет можно употреблять и для создания на пленке общего тона, на фоне которого будут сделаны надписи. Фон должен быть мягким. Его нельзя делать "едкого", режущего глаза цвета (оранжевый, ярко-красный и т.п.) Тона грязно-зеленого, грязно-синего, фиолетового и других мрачных цветов могут свести на нет ваши старания. 4.5. РАМКИ Наличие общей рамки, обрамляющей все изображение на пленке, придает проецируемому изображению завершенный вид. Рамки могут обрамлять и отдельные части демонстрируемого изображения. Общая рамка может содержать и колонтитулы, которые можно размещать как внутри, так и вне рамок (рис. 4.2). Внешний вид рамок может быть самым разнообразным. Однако ваши вкусы и восприятие могут существенно отличаться от вкусов и восприятия немецких участников презентации. Поэтому не стремитесь к сложному: простая тонкая рамка вполне достаточна! Широкая черная (темная) рамка во всем мире воспринимается как траурная. Входят ли "похороны" собственной презентации в ваши планы? 4.6. ГРАФИКИ Имеющиеся у вас готовые или подготавливаемые графики должны быть специально приспособлены для проецирования. На экране должны быть показаны "легкочитаемые" и понятные графики (рис. 4.3). КООРДИНАТНАЯ СЕТКА Координатная сетка не должна иметь очень тонкую разбивку. КРИВЫЕ Кривые следует максимально упростить и "сгладить", если это принципиально возможно. Упрощая, не забудьте проверить, сохранились ли взаимозависимости кривых. Количество кривых на одном графике должно быть по возможности небольшим. Лучше всего ограничиться на одном графике не более чем тремя кривыми. Позитивное изображение кривых (темный цвет на светлом фоне) предпочтительнее, чем плохо воспринимаемое негативное (светлая кривая на темном фоне) изображение. Пересекающиеся кривые графика в черно-белом изображении должны либо иметь различную толщину, либо быть разных типов (сплошная, штриховая, пунктирная и т.д.) Выбранный вид линий должен сохраняться для соответствующих кривых на всех демонстрируемых графиках. ШКАЛЫ Шкалы кривых со смещенной нулевой точкой должны быть точно обозначены. Количество различных шкал на одном графике должно быть минимизировано. Постарайтесь разбить графики с несколькими шкалами на отдельные, более простые графики.   4.7. ДИАГРАММЫ Важным показателем наглядности диаграммы является форма ее компонентов. Эти компоненты могут быть плоскими или объемными (рис. 4.4). Технические сложности, связанные с построением объемных диаграмм вручную, пропадают при использовании компьютера. Прямоугольные фигуры (прямоугольники, квадраты, кубы и т.д.) чаще всего используются для изображения числовых данных. Круги больше подходят для отражения различных идей. Овалы, эллипсы и прямоугольники со скругленными краями представляются достаточно универсальными фигурами. Диаграммы могут с успехом заменять некоторые виды таблиц. Цветовое оформление диаграмм делает их еще лучше воспринимаемыми аудиторией.  4.8. СХЕМЫ Многообразие разного рода схем очень велико, даже если исключить из рассмотрения сугубо технические схемы (например электрические, монтажные и т.п.) Чаще всего применяются плоские схемы, хотя возможности стандартного программного обеспечения позволяют строить схемы с объемными элементами (рис. 4.5) и даже пространственные схемы, которые впрочем очень редко используются при презентациях с использованием пленок. Наиболее распространены схемы, составленные из плоских прямоугольников и стрелок, демонстрирующих различного рода связи (например подчиненность, потоки информации и т.п.) Иногда схемы строятся на основании общепринятых обозначений ее компонентов. Например, компоненты алгоритмов имеют определенные геометрические обозначения. Постарайтесь, при возможности, максимально упростить ваши схемы. Сложные схемы могут быть разбиты на отдельные части. Обязательно проверьте их правильность и проследите за тем, чтобы связи между ее элементами не превращались в подобие "змеиного клубка". 4.9. ИЛЛЮСТРАЦИИ РИСУНКИ Рисунки следует упрощать, добиваясь фокусирования внимания участников презентации на основном содержании и однозначности толкования последнего. Хорошее представление о возможности упрощения рисунков, не только без потери содержания, но и с гораздо более высокой степенью фокусирования основной идеи, дает сравнение карикатур начала и конца XX века. Во многих случаях вы можете использовать в качестве рисунков пиктограммы. Еще большие возможности для получения упрощенных изображений создает использование даже стандартных, не говоря уже о специальных, компьютерных программ или Интернета. КАРИКАТУРЫ Карикатуры должны применяться с особой осторожностью. Их восприятие российской и, тем более, зарубежной аудиториями может быть диаметрально противоположным вашему собственному. Демонстрация карикатур — дело опытных презентаторов. Воздержитесь от их использования до тех пор, пока не ощутите себя таковым! ФОТОГРАФИИ Фотографии чаще всего посвящаются показу города, из которого вы приехали, вашего предприятия, оборудования, продукции. Важно, чтобы фотоснимки не имели лишних деталей. Мелкие детали, которые имеют важное значение, но плохо различимы на общем виде, например, нового изделия, следует продемонстрировать на отдельной фотографии.  а  б Рис. 4.5. Схемы с плоскими (а) и объемными (б) элементами Пояснения типа: "Если вы повнимательнее присмотритесь, то на правом крыле автомобиля вы увидите черное пятнышко. Это и есть наш новый датчик — настоящий прорыв в XXI век....ИМЕННО ЕГО МЫ И ХОТИМ ВАМ ПРЕДЛОЖИТЬ!" — вряд ли будут серьезно восприняты участниками. Черно-белые фотографии могут быть просто скопированы с надлежащим увеличением на прозрачную пленку. Однако пленки с черно-белым фотоснимком уже потеряли актуальность. Если цветное копировальное устройство и соответствующая пленка вам недоступны, то сделайте просто несколько отпечатков нужной фотографии и раздайте участникам. Публичное проецирование фотографий личного характера (семья, дом, собака и т.д.) вряд ли уместны в Германии, даже при самопрезентации. Не лучше ли будет показать обычную фотографию любимой жены в менее формальной обстановке? МАСШТАБЫ Масштабы для сравнения бывают иногда очень нужны для создания реальных представлений о размерах представляемых в изображениях предметов. Недопустимо сознательное искажение масштабов предмета, направленное на введение участников презентации в заблуждение! Вы можете изобразить некую шкалу масштаба или использовать для сопоставления какой-нибудь общеизвестный предмет. Выбирая какой-либо предмет в качестве "масштаба", не используйте такие из них, включая, например, человека, которые могут иметь разные (переменные) размеры. Лучше всего использовать нейтральные предметы типа карандаша, спички и т.п. Существуют и малоприемлемые или неприемлемые "масштабы" (например пачка сигарет). 4.10. ТАБЛИЦЫ Таблицы редко используются при презентациях. В том случае, если нельзя обойтись без их демонстрации, нужно попробовать обойтись минимумом таблиц, а сами таблицы максимально упростить. Во многих случаях таблицы могут быть успешно заменены более наглядными материалами: графиками или диаграммами, построенными на основе содержащихся в них данных. 4.11. ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЕ РЕКОМЕНДАЦИИ КОПИРОВАНИЕ СУЩЕСТВУЮЩИХ МАТЕРИАЛОВ Копирование существующих материалов не приводит, как правило, ни к чему хорошему. Подобные материалы (прямые копии из книг, журналов, отчетов и т.п.) "выпадают" из стройного визуального ряда пленок, подготовленных вами для демонстрации. Обычно такие демонстрационные материалы включают в себя излишнюю, отвлекающую информацию. Не стоит забывать и о соблюдении авторских прав... ПОДСКАЗКИ Подсказки иногда очень помогают при презентации. Их можно сделать на специальных бумажных полях или рамках, которыми оснащены некоторые имеющиеся (более дорогие) в продаже пленки формата А4. Если такие пленки недоступны, то вдоль кромок обычных пленок вы можете самостоятельно приклеить, с помощью прозрачной липкой ленты, бумажные поля необходимых размеров. Не пытайтесь записать на полях весь ваш доклад! Чтение доклада "по бумажке" вас не украсит... ДЕМОНСТРАЦИЯ ПЛЕНКИ ПО ЧАСТЯМ Демонстрация пленки по частям иногда бывает целесообразна. Например, вы хотели бы показать структуру управления вашим предприятием не всю сразу, а в соответствии со сложившимися там иерархическими уровнями. Это достаточно просто сделать, приклеив по кромкам пленки полоски бумаги необходимого размера (рис. 4.6). Центральную часть изображения можно заклеить легко отклеивающейся бумагой типа "post-it". Блоки такой бумаги различных цветов и форматов продаются в канцелярских магазинах.  Рис. 4.6. Демонстрация изображения по частям Не забудьте, что вы "спрятали" под бумагой! Можно сделать пометки на обращенной к вам стороне таких наклеек... ПОВТОРНЫЙ ПОКАЗ Повторный показ той же пленки во время презентации может заставить вас лихорадочно рыться в уже продемонстрированных пленках. Неопытного презентатора это может полностью выбить из колеи. Совет первый: разложите все пленки перед презентацией в нужной вам последовательности. Совет второй: при возможности не поленитесь сделать еще одну копию той пленки, которую вы планируете показать дважды, и разместите их в соответствии с задуманным порядком демонстрации. Наконец, совет третий: тренируйтесь! 4.12. ХРАНЕНИЕ И ТРАНСПОРТИРОВКА ПЛЕНОК При хранении рекомендуем прокладывать между пленками листы тонкой белой бумаги того же формата. Наличие таких прокладок позволяет предотвратить появление царапин, загрязнение пленок (что часто происходит с пленками, на которых изображения сделаны вручную фломастерами плохого качества), а также существенно облегчает просмотр прозрачных пленок на белом фоне. Некоторые виды пленок имеют такие приклеенные бумажные прокладки, которые просто отгибаются в сторону при демонстрации. Лучше всего хранить пленки в стандартных прозрачных конвертах (кармашках) для архивирования. В том случае, если вы приобретете конверты такой же степени прозрачности, как и сама пленка, вы сможете проецировать изображение, не вынимая пленку из конверта. Рекомендуем хранить и транспортировать пленки в жестких папках. Это позволит избежать появления на пленках изгибов и переломов. Изображения на пленках с неровной (изогнутой) поверхностью невозможно сфокусировать на экране. Изломы пленки проецируются на экран! Непосредственно перед презентацией советуем вынуть пленки из жесткой папки и еще раз проверить их последовательность. Поштучное доставание пленок из папки или внезапная потеря нужной пленки во время презентации приведут, как минимум, к заметной потере драгоценного времени: "Где-то тут у меня была одна пленка...". КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
ОСНОВНЫЕ ТЕРМИНЫ
| |||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||||
Похожие:
 | Президентская программа подготовки управленческих кадров для организаций... Президентская программа подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства | | Программа подготовки управленческих кадров для организаций народного... Методические указания предназначены для оказания помощи специалистам-слушателям в написании и оформлении выпускных квалификационных... |
| Президентская программа подготовки управленческих кадров для организаций... Формат бумаги – а 4, печать односторонняя, кегель 14, через 1,5 интервала, поля по 2 см |  | Отчет мау со "Кризисный центр" за 2012 год Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации |
| Приложение 1 Тест «Опросник Айзенка» (для подростков) Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации | | Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства российской федерации |
| Методические рекомендации для обеспечения в 2009/2010- 2012/2013... Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации | | Сборник контрольных работ для студентов- заочников образовательных... Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации |
| Тест «Стратегия семейного воспитания» Чем, по вашему мнению, в большей... Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации | | Демонстрационный тест для педагогов-психологов школ содержание и... Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации |
| Методические рекомендации по организации обучения специалистов в... Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации | | Методические рекомендации по организации обучения специалистов в... Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации |
| Методическое пособие по проведению деловых игр «case study» министерство... Дмитриев М. Н. Кошечкин С. А. Методическое пособие по проведению деловых игр «case study» | | Постановление от 6 апреля 2011 г. N 88 об утверждении положения о... Пермского края, в целях формирования, подготовки и использования муниципального резерва управленческих кадров в администрации Кишертского... |
| Республики коми указ от 22 августа 2012 г. N 103 о порядке формирования... В целях обеспечения реализации государственной кадровой политики, направленной на повышение уровня управленческих кадров Республики... | | Создание презентаций с помощью программы Power Point Ичалковский... Так, например, можно создать презентации учебных кусов, бизнес-планов, деловых проектов или отчетов. PowerPoint предлагает мощные... |
