Президентская программа подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства РФ руководство по проведению деловых презентаций на стажировке

Президентская программа подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства РФ РУКОВОДСТВО ПО ПРОВЕДЕНИЮ ДЕЛОВЫХ ПРЕЗЕНТАЦИЙ НА СТАЖИРОВКЕ В ГЕРМАНИИ Москва, 2001 Авторский коллектив: Владилен Быстров, Александр Кобышев, Евгений Кобышев, Александр Козлов, Владимир Лысков-Штреве Руководитель авторского коллектива: Александр Кобышев Научное руководство: Владимир Лысков-Штреве Научный редактор: Владилен Быстров Руководство по проведению презентаций в Германии подготовлено в рамках проектов "Новые независимые государства" Общества имени Карла Дуйсберга (CDG) при финансовой поддержке Программы ТРАНСФОРМ, созданной Прави­тельством Германии для консультативной деятельности в странах Восточной Европы, а также Баварского центра по подготовке менеджеров "Восток-Запад" (OWZ Вауегп). Руководитель проектов: Герд Шиманский-Гайер ISBN 5-317-00109-9 ©CDG © Федеральная комиссия по подготовке управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации © OWZ Вауегп © ЦММ "Прогресс" СОДЕРЖАНИЕ Обращение к читателю Экономическое развитие Российской Федерации тесно связано с ее интеграцией в мировое сообщество, налаживанием прямых связей в сферах производственной кооперации и международной торговли. Многие российские предприятия располагают соответствующим потенциалом и стремятся к выходу на мировые рынки, проявляя значительный интерес к сотрудничеству с фирмами европейских стран. Этот интерес взаимен. Уже в начале 1990-х годов многие европейские фирмы приступили к установлению прямых контактов с российскими предприятиями. Заметную часть этих фирм составили фирмы Германии, ставшей в последние годы крупнейшим экономическим партнером России в Европе. Налаживание прямого сотрудничества между предприятиями разных стран яв­ляется достаточно сложным процессом. Он неразрывно связан с точными представлениями потенциальных партнеров друг о друге, взаимных возможно­стях и потребностях сторон, целях сотрудничества и его перспективах. Однако, в конечном счете, решения принимаются обычными людьми — сотрудниками предприятий и фирм. Опыт и знания этих людей играют важнейшую роль не только при принятии решений о сотрудничестве, но и при решении внутренних проблем предприятий. Именно поэтому в России, с началом рыноч­ных реформ, стали активно проводиться подготовка и повышение квалифика­ции менеджеров российских предприятий, в том числе и за рубежом. Инициатива Президента Российской Федерации о подготовке кадров для на­родного хозяйства, включающей планомерное повышение квалификации за ру­бежом, нашла поддержку Правительства Федеративной Республики Германии. Правительство ФРГ и немецкие фирмы выразили готовность ежегодно прини­мать до 1000 руководителей российских предприятий для прохождения стажи­ровок на немецких предприятиях. Реализация программы участия Германии в подготовке управленческих кадров для организаций народного хозяйства была поручена Обществу им. Карла Дуйсберга, которое, являясь ее генеральным менеджером и координатором, тесно сотрудничает с рядом известных образо­вательных центров Германии в области переподготовки кадров. Эта работа осуществляется в рамках Программы ТРАНСФОРМ. К моменту выхода в свет этого пособия стажировку в Германии прошли уже бо­лее тысячи руководителей и ведущих специалистов из России. Накоплен бес­прецедентный опыт их подготовки. При этом выявились и типичные трудности, с которыми сталкиваются российские стажеры. Одной из таких важных проблем является отсутствие у стажеров навыков и опыта презентаций своих предприятий, представления собственных проектных задач и результатов их выполнения. В некоторых случаях стажеры не могут правильно представить даже самих себя. Приобретение знаний и навыков в этой области может существенно повысить эффективность пребывания рос­сийских стажеров на немецких предприятиях. Именно вопросам проведения презентаций и посвящено настоящее практиче­ское пособие. Для его подготовки Общество им. Карла Дуйсберга пригласило специалистов Баварского центра по подготовке менеджеров "Восток-Запад" (OWZ Вауегп) и Центра менеджмента и маркетинга "Прогресс" (ЦММ). Баварский центр по подготовке менеджеров "Восток-Запад" является одним из ведущих специализированных центров Германии. Он активно участвует в реа­лизации Президентской программы, принимая в Баварии многочисленных ста­жеров из различных регионов России. Центр менеджмента и маркетинга "Прогресс", созданный в 1988 году в Санкт-Петербурге в рамках сотрудничества России и Германии, также обладает мно­голетним опытом как подготовки российских предпринимателей, так и успешно­го участия в различных российско-германских проектах. Издание настоящего Руководства стало возможным благодаря финансовой поддержке Баварского центра по подготовке менеджеров "BocTOK-3anafl"(OWZ Вауегп). Руководитель проектов "Новые независимые государства" Общества им. Карла Дуйсберга Г. Шиманский-Гайер Заместитель министра экономического разви­тия и торговли РФ, Ответственный секретарь комиссии по организации подготовки управ­ленческих кадров для организаций народного хозяйства РФ А.В. Шаронов От авторов Нам доставляет большое удовольствие обратиться к читателям настоящего Руководства — участникам Федеральной программы подготовки управленче­ских кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации, пла­нирующим направиться на стажировку в Германию. По прибытии в Германию вам предстоит проделать большую самостоятельную работу, заметной частью которой станут различного рода выступления и пре­зентации. Во многих других странах презентация рассматривается как один из важных по­казателей профессиональной компетенции специалиста. Именно по этой при­чине мы и решились на подготовку настоящего Руководства деловых презента­ций в Германии. Российско-немецкий коллектив авторов предлагает вашему вниманию практи­ческие рекомендации, вплоть до чисто технических, основанные на собствен­ном, более чем 10-летнем опыте подготовки и проведения презентаций в раз­личных странах мира. Большое внимание уделено особенностям проведения презентаций в Германии — стране, принимающей значительное количество российских стажеров. Мы также дополнительно сопроводили каждый раздел Руководства перечнем соот­ветствующих основных терминов на русском, немецком и английском языках. Надеемся, что Руководство будет полезно будущим российским стажерам, от­правляющимся в Германию. Мы также рассматриваем настоящее Руководство как инструмент, который мо­жет представить интерес для преподавателей консорциумов российских вузов, ведущих подготовку слушателей в рамках Федеральной программы подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Фе­дерации. Руководство по проведению деловых презентаций на стажировке в Германии ВВЕДЕНИЕ Собираясь на стажировку в Германию, вы, наверняка, уже много раз задумыва­лись над вопросами: Чего я хочу от стажировки? Как меня там встретят? Добьюсь ли я успеха? На часть из этих вопросов вы уже получили ответы. Это касается, прежде все­го, постановки задач стажировки, которые сформулировало руководство ваше­го предприятия или вы сами. Стажировка в Германии в рамках реализации Федеральной программы подго­товки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации предполагает решение каждым стажером, по крайней мере, одной из следующих задач: - повышение собственной профессиональной компетенции в сфере менеджмента, маркетинга или финансового менеджмента; - реструктуризация российского предприятия с целью повышения эф­фективности его деятельности, в том числе с учетом знаний и опыта, приобретенных в Германии; - налаживание прямых кооперационных связей с потенциальными не­мецкими партнерами. Кроме того, у вас есть и собственные вполне естественные интересы к озна­комлению с иной социальной, культурной и общественной средами, совершен­ствованию знаний немецкого языка и т.д.се эти задачи могут быть успешно решены только в процессе общения (ком­муникации) с вашими немецкими коллегами, наставниками или знакомыми. Ежедневно вам придется что-то представлять, кого-то убеждать. Успех будет зависеть, прежде всего, лично от вас. Он не может прийти сам по себе и очень редко бывает мгновенным, особенно в незнакомой зарубежной деловой и культурной среде. Известное высказывание Юлия Цезаря: "Пришел, увидел, победил" ("Veni, Vidi, Vici"), — не может служить девизом ваших дейст­вий. Другой не менее известный полководец — Александр Суворов — описал более прагматичный путь к успеху: "Тяжело в учении, легко в бою". Рекомендуем это высказывание как безусловное руководство к действию. Стажировка в Германии, как и в любой другой стране, — это серьезный труд. При самом благоприятном стечении обстоятельств вы сами должны помочь немецкой принимающей стороне помочь вам. Представьте себе ситуацию: к вам прибывает иностранный стажер и вы лично отвечаете за него. Можно представить ход ваших мыслей: "Кто он такой? Кого представляет? Что ему нужно? Что я для него должен сделать? Сколько это потребует времени и сил? Что это даст мне?" Сотрудник немецкого предприятия, ответственный за вашу стажировку, задаст себе такие же или очень похожие вопросы. Не ждите, пока он задаст эти вопро­сы вам. Ответьте на них сами! Будь то повышение собственного профессионального уровня, поиск потенци­ального партнера или клиента, подготовка проекта реструктуризации и т.д., не ждите! ОБЪЯСНЯЙТЕ, УБЕЖДАЙТЕ, ПОКАЗЫВАЙТЕ! Существует большое количество различных способов презентаций: от простой беседы, которую презентатор проводит без каких-либо демонстрационных ма­териалов, до очень сложных презентаций в электронных средах. Из этого мно­гообразия в данном Руководстве мы можем рассмотреть лишь некоторые, наи­более распространенные способы презентаций во время стажировки за рубежом. РАЗДЕЛ 1 ЧТО ТАКОЕ ПРЕЗЕНТАЦИЯ? Хорошие идеи очень редко сами прокладывают себе дорогу. Сегодня, как нико­гда ранее, важно представить свои идеи, предложения, продукты, достижения и т.д., другими словами, донести и показать их другим. В контексте настоящего Пособия презентация рассматривается как отдельная специальная часть процесса коммуникации, т.е. межличностная передача ин­формации, основанная на обратной связи, с целью достижения необходимого результата. Английский термин "presentation" в русском переводе означает "представление". Точно такой же смысл вкладывается и в немецкий термин "presentation". Таким образом, презентация рассматривается как процесс коммуникации, связан­ный с представлением подготовленного содержательного сообщения опреде­ленному кругу людей — аудитории. Отличительной особенностью презентации является ее интерактивность: со­общение делается в режиме диалога с участниками. 1.1. ЦЕЛИ ПРЕЗЕНТАЦИИ Каждое деловое общение предполагает точное формулирование целей, кото­рые должны быть достигнуты. Эти цели могут быть обобщены в следующем виде: мотивировать (побудить) кого-либо к рассмотрению того или иного вопро­са, принятию решения или выполнению действий; убедить кого-либо (поставщика, потенциального партнера, клиента, др.) в реальности, значимости, потенциальном успехе и т.д. вашего предложения; проинформировать о чем-либо потенциально или реально заинтересован­ную сторону. Таким образом, презентация призвана способствовать созданию наиболее бла­гоприятных условий для достижения максимально конкретных результатов, со­ответствующих ее целям. "Ну, это мне все и так понятно, — скажете вы. — А вот как мне добиться успеха презентации?" Каждая презентация живет своей жизнью, ее эффективность определяется конкретной ситуацией. Не существует одного и единственного пути к успеху. Мы можем говорить скорее о более или менее эффективных путях. Тем не менее вероятность успеха возрастет, если вы будете следовать основ­ным принципам коммуникации. 1.2. ПРЕЗЕНТАЦИЯ КАК ФОРМА КОММУНИКАЦИИ При подготовке презентации необходимо представлять основные элементы процесса коммуникации. К ним относятся: «отправитель — лицо, передающее информацию, т.е. ВЫ; сообщение — информация, представленная вами в том или ином виде (ко­дирование); канал передачи, средство передачи — письмо, документ, выступление, демонстрация; получатель — лицо, которому предназначена информация и которое ин­терпретирует (декодирует) ее. Процесс коммуникации и взаимодействие основных элементов коммуникации можно представить в схематическом виде (рис. 1.1). Отправитель Представление информации (кодирование) О Б Р А Т Н А Я С В Я З ь Выбор канала коммуникации Передача информации Интерпретация информации (декодирование) Получатель Рис.1.1. Процесс коммуникации ПРИНЦИПЫ КОММУНИКАЦИИ: 1. Планирование коммуникации. Вы, как отправитель информации, должны четко знать, кто будет получателем информации и представлять себе ответы на вопросы: что? кому? где? когда? для каких целей? 2. Структурирование коммуникации. Вам необходимо определить приоритеты, подчеркивать и выделять главные темы и аспекты передаваемой информации. 3. Постановка проблемы. В начале своего информационного сообщения вы должны будете сделать вве­дение в тематику выступления. Это позволит получателю быстрее почувство­вать проблему и лучше понимать контекст, во избежание неточной интерпрета­ции информации. 4. Обобщение и повторение. Вам следует периодически обобщать и повторять основные положения переда­ваемой информации, помогая получателю лучше структурировать материал, а также, при возможности, ставить промежуточные уточняющие вопросы. 5. Изложение фактов. Предаваемое вами сообщение должно базироваться на фактах, а не на мнени­ях. Сообщение должно иметь четкую логическую форму, а не расплывчатую структуру. 6. Учет специфики получателя. При подготовке и передаче сообщения должны учитываться язык и терминоло­гия, принятые у получателя, его уровень и характер знаний и квалификация. 7. Контроль коммуникации. Разные получатели по-разному реагируют на одно и то же сообщение. Поэтому необходимо гибкое реагирование и изменение передаваемой вами информа­ции, ее структуры и характера. Она должна быть приближена к специфике по­лучателя. 8. Выбор правильного канала передачи информации. Канал передачи должен соответствовать характеру передаваемой вами ин­формации и специфике получателя сообщения. 9. Выбор правильной формы представления информации (кодирования). Форма должна соответствовать характеру передаваемой вами информации и особенностям ее получателя. ОШИБКИ ПРИ КОММУНИКАЦИИ: неверные, неточные, неоднозначно понимаемые формулировки сообщения; отсутствие учета специфики получателя; отсутствие предварительно разработанного плана коммуникации; неупорядоченность изложения информации в сообщении; изложение многочисленных, не связанных друг с другом идей в сообщении; неправильно выбранный, неудобный момент времени для получателя; использование слишком длинного, включающего много посредников канала коммуникации, что приводит к потерям при коммуникации. ВОЗМОЖНЫЕ РЕЗУЛЬТАТЫ: 1. Информация отправлена и понята. Это тот самый идеальный результат, на достижение которого и направлена ваша презентация. 2. Информация отправлена, принята, но не понята. К сожалению, это весьма распространенный результат, связанный с вышепе­речисленными ошибками при презентации. Пример: Главный бухгалтер российского предприятия рассказы­вает о своих проблемах немецкому коллеге, пользуясь термина­ми и понятиями системы российского бухгалтерского учета. Немецкий коллега использует иную систему бухгалтерского учета, принятую в Германии, и за отведенное время не успева­ет понять информацию, полученную от российского коллеги. 3. Информация отправлена, но не принята. Чаще всего такой результат наблюдается в тех случаях, когда выбран непра­вильный канал коммуникации или неверный получатель. Пример: Российский стажер, поставивший задачу поиска канала сбыта для своей недорогой, но высококачественной кафельной плитки в Германии, представил свой продукт немецкой фирме — производителю плитки того же типа, т.е. своему прямому кон­куренту на насыщенном немецком рынке. Догадайтесь: получил ли он помощь? 4. Информация принята, не будучи отправленной. Несмотря на внешнее неправдоподобие такой ситуации, она также встречается достаточно часто. Пример: Крупный российский холдинг претендовал на получение кредитной линии западного банка. Для анализа финансового со­стояния холдинга была приглашена очень известная междуна­родная аудиторская фирма. Представляя дирекции холдинга от- чет, эксперты аудиторской фирмы завершили презентацию словами: "Нам было приятно работать с вами. У вас в холдинге очень интересные и перспективные предприятия. Мы желаем вам успехов". Информация, принятая дирекцией: "Мы поддержим предоставле­ние вам кредитной линии". Информация, отправленная экспер­тами: "Мы вежливые люди". 1.3. КРУГ ОБЩЕНИЯ — АУДИТОРИИ СЛУШАТЕЛЕЙ В соответствии с целями стажировки можно выделить следующие типы аудито­рий слушателей, со многими из которых встречаются российские стажеры: УЧЕБНЫЕ И УЧЕБНО-КОНСУЛЬТАЦИОННЫЕ СТРУКТУРЫ. К учебным относятся немецкие институты, осуществляющие прием и дополни­тельную подготовку стажеров. Они же могут выполнять и роль консультацион­ной организации, определяя место практики и содействуя прохождению практи­ки на той или иной фирме. Роль учебно-консультационной структуры играют немецкие фирмы, на которых стажеры проходят практику. ПОТЕНЦИАЛЬНЫЕ ПАРТНЕРЫ. К таковым относятся фирмы, на которых проходит практика, а также другие фирмы, с которыми стажер стремится наладить партнерские отношения во время пребывания в Германии. ПОТЕНЦИАЛЬНЫЕ КЛИЕНТЫ. Потенциальными клиентами могут быть как фирмы, принимающие стажера на практику, так и другие фирмы, которых стажер стремится привлечь в качестве клиентов своего предприятия. ОБЩЕСТВЕННЫЕ СТРУКТУРЫ. Здесь имеются в виду разнообразные организации и отдельные их представи­тели, с которыми вы можете встретиться в рамках ознакомления с культурной и общественной жизнью Германии. К ним могут быть отнесены, например, обще­ственные и культурные организации, спортивные общества и т.д. Важную груп­пу составляют также представители средств массовой информации. 1.4. ОСНОВНЫЕ ТЕМЫ ПРЕЗЕНТАЦИЙ Во время стажировки в Германии наиболее распространенными являются пре­зентации на следующие темы: презентация российского предприятия; презентация проектной задачи, стоящей перед стажером; презентация текущих и конечных результатов стажировки; презентация самого себя. Мы перечислили здесь только некоторые направления презентаций. Нужно об­ратить внимание на то, что

Похожие:

	Президентская программа подготовки управленческих кадров для организаций... Президентская программа подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства		Программа подготовки управленческих кадров для организаций народного... Методические указания предназначены для оказания помощи специалистам-слушателям в написании и оформлении выпускных квалификационных...
	Президентская программа подготовки управленческих кадров для организаций... Формат бумаги – а 4, печать односторонняя, кегель 14, через 1,5 интервала, поля по 2 см		Отчет мау со "Кризисный центр" за 2012 год Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации
	Приложение 1 Тест «Опросник Айзенка» (для подростков) Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации		Программа по формированию навыков безопасного поведения на дорогах... Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства российской федерации
	Методические рекомендации для обеспечения в 2009/2010- 2012/2013... Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации		Сборник контрольных работ для студентов- заочников образовательных... Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации
	Тест «Стратегия семейного воспитания» Чем, по вашему мнению, в большей... Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации		Демонстрационный тест для педагогов-психологов школ содержание и... Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации
	Методические рекомендации по организации обучения специалистов в... Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации		Методические рекомендации по организации обучения специалистов в... Комиссия по организации подготовки управленческих кадров для организаций народного хозяйства Российской Федерации
	Методическое пособие по проведению деловых игр «case study» министерство... Дмитриев М. Н. Кошечкин С. А. Методическое пособие по проведению деловых игр «case study»		Постановление от 6 апреля 2011 г. N 88 об утверждении положения о... Пермского края, в целях формирования, подготовки и использования муниципального резерва управленческих кадров в администрации Кишертского...
	Республики коми указ от 22 августа 2012 г. N 103 о порядке формирования... В целях обеспечения реализации государственной кадровой политики, направленной на повышение уровня управленческих кадров Республики...		Создание презентаций с помощью программы Power Point Ичалковский... Так, например, можно создать презентации учебных кусов, бизнес-планов, деловых проектов или отчетов. PowerPoint предлагает мощные...